Für dezentrale Datenverarbeitung lautet das Gebot der Stunde konzeptionelle IDV, meint Karl Heinz Wergen. Allerdings sollten, gibt der Leiter des Kommunalen Datenverarbeitungszentrums Rhein-Erft-Ruhr in Frechen gleichzeitig zu bedenken, die bereits vorhandenen Angebote der zentralen DV weiterhin genutzt werden, um Redundanzen zu vermeiden. Benutzerservice-Konzepte würden daher dort sinnvoll greifen, wo sie für den Endbenutzer über taditionelle Verfahren hinaus die Leistung der Informationsverarbeitung aufstocken können.
Erheblich verbessert werden konnten Arbeitsqualität und damit auch Dienstleistungen am Bürger mit dem gezielten Einsatz der DV in den vergangenen 20 Jahren. Derzeit stehen durch eine kontinuierliche Anpassung an die technische Entwicklung den Mitarbeitern in den Rathäusern ausgereifte Dialogverfahren zur Verwaltung der umfangreichen Datenbestände zur Verfügung. Aufwendiges Suchen in einer Vielzahl von Karteien entfällt, und dem Bürger werden dadurch häufig Wartezeiten erspart. Automatisierte Datenbanken sind integraler Bestandteil der Verwaltungsarbeit geworden. Erreicht wurde dieser Standard durch die Einrichtung gebietlich gegliederter kommunaler Datenverarbeitungszentralen (KDZ), die entweder für einzelne Städte oder gemeinschaftlich für mehrere Städte und Gemeinden die Programmentwicklung betreiben. In einzelnen Bundesländern haben darüber hinaus Arbeitsgemeinschaften dieser KDZ zu einer gezielten, arbeitsteiligen Verfahrensentwicklung geführt, die es inbesondere ermöglichte, die Vielzahl kommunaler Arbeitsabläufe für eine automatische Informationsverarbeitung in Angriff zu nehmen und ständig zu verbessern. In diesem Zusammenhang für Nordrhein-Westfalen auf die Arbeitsgemeinschaft Kommunale Datenverarbeitung (AKD) hingewiesen.
Nur aufbereitete Daten nutzen dem Sachbearbeiter
Gerade mit der Umstellung der Verfahren auf Dialogverarbeitung werden die im Computer gespeicherten Daten für die Sachbearbeiter bei der Bewältigung ihrer täglichen Arbeit immer bedeutsamer. Häufig stehen sie aber nicht in der Form zur Verfügung, wie sie der Bearbeiter benötigt, um seine individuellen Aufgaben zu erledigen. Das führt dazu, daß die gespeicherten Daten garnicht erst genutzt werden oder aber in handschriftlichen Aufzeichnungen weiterverarbeitet werden.
Individuelle Informationsverarbeitung (IIV) ist das Gebot der Stunde und die Computerindustrie zeigt dem Endbenutzer eine Reihe von Möglichkeiten, wie gespeicherte Daten - ob zentral oder dezentral - individuell mit Arbeitsplatzcomputern weiterverarbeitet werden können. Im Rahmen ihrer Organisationshoheit haben auch die - bei einer Kommunalen Datenzentrale angeschlossenen - Verwaltungen die Möglichkeit, Mikros in eigener Zuständigkeit zu beschaffen. Da über 100 Hersteller Personal Computer und eine Vielzahl von Standardsoftware für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche anbieten, gerät der interessierte Endbenutzer schon bald in einen Auswahlprozeß, bei dem er letztlich nur noch den Empfehlungen seines Händlers folgen kann. Diese Gefahr wächst in dem Maße, in dem DV-Wissen beim Endbenutzer nicht oder nur in geringem Umfang vorhanden ist. Damit können leicht Lösungen entstehen, die mit der allgemeinen Datenverarbeitungskonzeption nicht mehr vereinbar sind. Zudem lassen sich nicht alle Kleinstrechner problemlos mit dem zentralen Computer verbinden, um die dort gespeicherten Daten über den Mikro am Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Auch kommt jeder Endbenutzer von Zeit zu Zeit in die Situation, Probleme mit dem Gerät, der Software oder auch mit dem Händler zu haben, spätestens dann wird der Ruf nach dem DV-Spezialisten der KDZ laut.
Um einer solchen Entwicklung rechtzeitig begegnen zu können,
sehen sich die kommunalen Datenzentralen in gleicher Weise wie die DV/ Org.-Abteilungen bei Wirtschaftsunternehmen veranlaßt, Benutzer-Service-Zentren (BSZ) als neutrale Beratungs- und Unterstützungsstellen für die Endbenutzer einzurichten. Diese Dienstleistung sollte von jedem Endbenutzer in Anspruch genommen werden, der den Einsatz eines PC als Instrument zur individuellen Informationsverarbeitung beabsichtigt.
Das BSZ verfügt idealerweise über eine umfassende Kenntnis des Marktes für IIV-Werkzeuge und hat bereits Produkte, ob Hardware oder Software, getestet und auf Kompatibilität zum zentralen Rechner und den Anwendungen hin geprüft. Zudem wird die KDZ für ihr ausgedehntes Zuständigkeitsgebiet mit einem oder mehreren Herstellern oder
Händlern Rabatte vereinbaren, die dem einzelnen Endbenutzer beim Kauf nicht eingeräumt werden.
Nutzer sollte Service-Zentrum ausschöpfen
Nur wenn dem BSZ für den Bereich der KDZ auch tatsächlich alle IIV-Aktivitäten der Endbenutzer bekannt werden, hat es auch Möglichkeiten, den notwendigen Schulungsbedarf zu koordinieren. Gerade für mehrere Endbenutzer läßt sich eine Schulung entweder durch eigene Kräfte oder durch Dritte sinnvoll und wirtschaftlich organisieren und das erlernte Wissen kann später in Gesprächsrunden des BSZ mit den Endbenutzer als Erfahrungsaustausch vertieft werden. Die Kenntnis des BSZ über den Informationsstand der einzelnen Endbenutzer ist immer dann von großer Bedeutung, wenn er mit seiner Hard- oder Software spontan auftretende Probleme hat. Das BSZ steht ihm als erster Kontakt zur Verfügung. Entweder kann ihm sofort geholfen werden oder das BSZ veranlaßt die notwendigen Schritte.
Das BSZ ist weiterhin gefordert wenn der Endbenutzer seine Hardware an den zentralen Rechner anschließen möchte, um Daten für eine individuelle Bearbeitung abzurufen. Hierfür müssen dem BSZ alle
Informationen über die vorhandenen Daten aus jedem Fachbereich und eventuelle Beschränkungen bei der Zugriffsberechtigung zur Verfügung stehen. Daten sollten dabei dem Endbenutzer nur unter Kontrolle eines BSZ zur Verfügung gestellt werden.
Das BSZ muß zu eigenen Aufgabenstellungen finden
Hinzu kommt, daß der Einsatz von Personal Computern in einer Verwaltung, der in weiten Teilen auch schon ein großes Angebot zentraler Datenverarbeitung zur Verfügung steht, die Gefahr von Parallelentwicklungen und somit von Redundanzen bei Programmen, Daten und Maschinen beinhaltet. Mikros sollten in einem umfassenden Konzept zukunftsweisender Informationsverarbeitung dort eingesetzt werden, wo auch in näherer Zukunft keine zentralen Anwendungen angeboten werden, sowie eine sinnvolle Ergänzung zu zentralen Verfahren geboten. Ein geordnetes Neben- und Miteinander von zentraler Datenverarbeitung und dem Einsatz von Personal Computern erscheint nur dann möglich, wenn das BSZ die Aktivitäten der Endbenutzer dahingehend beobachtet, ob
- zum anstehenden Problem von der KDZ auch kein geeignetes Verfahren angeboten wird beziehungsweise geplant ist;
- es sich bei den zu lösenden Problemen lediglich um eine Ad-hoc Aufgabe handelt, die nicht von den übrigen Verwaltungen ebenso zu lösen ist;
- es sich bei dezentral zu speichernden Daten um kleinere Datenbestände handelt, die nicht auch von anderen Funktionseinheiten (Ämtern) benötigt werden;
- durch die individuelle Lösung keine zentralen Datenbestände geändert werden.
Ein BSZ in einer kommunalen Datenzentrale kann, so die Erfahrungen, nur dann sinnvoll und effektiv arbeiten, wenn es tatsächlich von allen interessierten Endbenutzern zur Beratung herangezogen wird; und nur wenn solche IIV-Werkzeuge angeschafft werden, die vom BSZ auch tatsächlich unterstützt werden.