Der Konsumgüterproduzent Henkel setzt in der Produktion seines vielfältigen Sortiments auf das Dokumentenmanagement und -austauschsystem Collaboration Folders (cFolders) von SAP. Die mit cFolders verwalteten Dokumente beinhalten eine detaillierte Dokumentation des gesamten Lebenszyklus für jedes einzelne Henkelprodukt – vom Waschmittel bis zum Klebstoff. Sie sind die Grundlage für den Produktionsprozess, an dem mehr als 150 externe Produktionspartner beteiligt sind, und sollen eine gleichbleibende Qualität der Produkte sicherstellen.
Ein Zahlendreher in der Rezeptur könnte das Produkt verfälschen
In den Produktdossiers finden die Produktionspartner alle Informationen, die sie für die korrekte Herstellung eines Henkelproduktes benötigen. „Fehler in den Dossiers würden das Ergebnis erheblich beeinträchtigen“, erläutert Christiane Werth, Business Projektleiterin bei Henkel, den Produktionsprozess. „Allein ein Zahlendreher in der Stückliste könnte dazu führen, dass ein anderer Rohstoff verwendet wird.“ Die Sachbearbeiter in den externen Produktionsstätten können die einzelnen Seiten eines Dokumentes nun papierlos einsehen, indem sie alle zu einem Dossier gehörenden Dokumente automatisch über cFolders aus den angeschlossenen SAP-Lösungen extrahieren.
Die Implementierung von cFolders erfolgte 2006 in der Zentrale in Düsseldorf. Im Anschluss rollte Henkel die Anwendung nach und nach in allen Unternehmensbereichen und Regionen aus. Von besonderer Wichtigkeit war es für das Unternehmen, Rezeptur- und Rohstoffverwaltung in cFolders zu integrieren, um die Rezepturdaten für alle Produkte direkt verfügbar zu machen. Die entsprechenden Daten waren bereits in der Anwendung SAP Product Lifecycle Management (SAP PLM) gespeichert, mit dem Henkel schon zuvor gearbeitet hat. Dies vereinfachte die globale Verwendung von cFolders erheblich. Für das Unternehmen bedeutet die Umstellung auf die digitale Dokumentenverwaltung signifikante Einsparungen: Bei derzeit 8.100 extern hergestellten Produkten und ebenso vielen Dossiers reduzieren sich die Kosten in diesem Bereich um rund 240.000 Euro.
Vielfache Menge an Produktdossiers
Der Unternehmensbereich Klebstoffe nutzte bei Henkel als erster die SAP-Anwendung für den Dokumentenaustausch. Danach folgten die Bereiche Kosmetik und Waschmittel. „Allein im Bereich Kosmetik wurden seit dem Go-live im September 2009 fast 3.000 Dossiers erstellt. Unsere Mitarbeiter schaffen jetzt die vierfache Menge Produktdossiers“, sagt Christiane Werth.