Die Agaplesion AG aus Frankfurt am Main hatte sich laut eigenem Bekunden als Ziel gesetzt, eine webfähige Dokumenten-Management-Lösung zu erstellen, die anschließend als QM-Handbuch (Qualitäts-Management) aufbereitet werden sollte. Um das Intranet ebenso einbinden zu können und für weitere Anwendungen offen zu sein, entschied man sich für die Portal-Software Intrexx Xtreme. Das Portal wurde schließlich in einem Zeitrahmen von nur drei Wochen umgesetzt. Zurzeit sind insgesamt 28 Einrichtungen wie Allgemein- und Fachkrankenhäuser mit unterschiedlichen Kompetenzzentren, Altenhilfeeinrichtungen sowie eine Akademie für Fort- und Weiterbildung in das System eingebunden.
Neben den Dokumenten sind im Portal Prozesse hinterlegt, welche die Abläufe steuern und damit für Revisionssicherheit sorgen: Neue oder in Revision befindliche Dokumente werden zunächst mit einem Status "zur Freigabe" gespeichert. Der Prozess reagiert auf diese Aktion und benachrichtigt den Qualitäts-Management-Beauftragten über das neue Dokument beziehungsweise eine neue Version. Wird der Status dann auf "freigegeben" gesetzt, wird die nun aktuelle Fassung im QM-Handbuch aktualisiert und der Verfasser per E-Mail über die Freigabe informiert. So wird im QM-Handbuch immer nur die aktuell gültige Fassung gespeichert, während in der Historie alle Versionen des Dokumentes revisionssicher gespeichert werden.