Wollen Firmen agil sein und in neue Märkte vorstoßen, muss sich das in ihrer Informationstechnologie widerspiegeln. So wie bei SMA Solar Technology, einem international in19 Ländern agierenden Unternehmen, das seine Ziele mit Hilfe einer Sourcing-Strategie zu realisieren versucht. Um seine Marktposition auszubauen, setzt der Photovoltaik-Produzent unter anderem auf eine Internationalisierungsstrategie, Investitionen in Forschung und Entwicklung sowie eine in Divisionen Organisationsstruktur.
Diesen Strukturen und Anforderungen muss auch die IT genügen. Weltweit ist hohe Servicequalität gefragt, kurze Reaktionszeiten auf sich veränderte organisatorische und fachliche Anforderungen, mehr Flexibilität sowie weniger Kosten. Gerald Höhne, Vice President IT Corporate Functions, schildert die Herausforderung des Unternehmens seit Ende 2009 so. "Einerseits mussten wir immer mehr IT-Ressourcen für das internationale Wachstum des Unternehmens bereitstellen, andererseits versuchen, bei der Planung der Kapazitäten starke Nachfrageschwankungen in einzelnen Märkten zu berücksichtigen. Mit unserer vorhandenen personellen und räumlichen Ausstattung konnten wir das nicht länger gewährleisten."
Mehr Flexibilität mit und in der IT
Am einfachsten wäre es gewesen, zusätzliches Personal einzustellen. Doch SMA Solar Technology versprach sich langfristig mehr davon, an einer neuen Sourcing-Strategie zu feilen. Die Vorgaben für IT-Chef Höhne waren klar: Der IT-Bereich musste in die Lage versetzt werden, die Geschäftsentwicklung von SMA in vollem Umfang abzubilden. Dazu gehörte unter anderem, die Fixkosten zu flexibilisieren und Ressourcen nach Bedarf auszulasten. Servicestrukturen und Volumina mussten sich gleichermaßen in kürzester Zeit auf neue Gegebenheiten anpassen lassen.
Wie wichtig diese Flexibilität ist, zeigt die aktuelle Branchenentwicklung. In Deutschland, dem derzeit größten Solarmarkt, stehen die Photovoltaik-Unternehmen vor einer Achterbahnfahrt. Nach den Rekorden 2010 prognostizieren ihnen Analysten dieses Jahr sinkende Umsätze und Gewinne, weil die Bundesregierung die Förderung neuer Solaranlagen zurückfährt. Das Wachstum findet künftig im Ausland statt, vor allem in Nordamerika und in Asien. Auch das hatte Einfluss auf die Sourcing-Strategie bei SMA - die IT muss international sein und die weltweiten Niederlassungen lokal unterstützen können.
Service-Level bestimmen und Sourcing planen
Um schnell zu vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen, holte Gerald Höhne externes Sourcing-Know-how ins Unternehmen. Ein Beraterteam der Gebhardt Sourcing Solutions AG aus Böblingen stellte sicher, dass der neue IT-Vergabeprozess bei SMA die strategischen Unternehmensziele unterstützt, standardisiert abläuft und jederzeit reproduzierbar ist.
In einem ersten Schritt mussten die Anforderungen in Bezug auf die IT-Leistungstiefe und die Service Level bei SMA beschrieben werden. Mit Hilfe des externen Dienstleisters wurde eine Dokumentation beziehungsweise strukturierte Basis erstellt, auf der die weitere Sourcing-Planung aufsetzen konnte.
Sourcing-Baukasten definiert IT-Funktionen
Foto: SMA Solar Technology
Entscheidend waren aber nicht allein die formalen Mittel, die zum Einsatz kamen, sondern die inhaltliche Arbeit an der Sourcing-Strategie. Es zeichnete sich schnell ab, dass für SMA nur die Vergabe von Commodity-Diensten und ausgewählter Projektaufgaben an externe Provider infrage kamen. Die Anwendungshoheit und Architekturkompetenz blieben jedoch unangetastet, alle unternehmenskritischen IT-Services erbringt SMA weiterhin selbst. Um optimale Preise von den Anbietern zu erhalten, war es notwendig, die einzelnen Leistungen markttypisch zuzuschneiden und die Verantwortung der Partner genau zu klären. Es entstand eine Art "Sourcing-Baukasten", der als Grundlage für sämtliche Vergabeaktivitäten bei SMA dient. Er beinhaltet eine präzise Abgrenzung sämtlicher IT-Funktionen, ein Set an Prozess- und Rollendefinitionen sowie klar umrissene Steuerungsaufgaben, die ein reibungsloses Lieferanten-Management garantieren sollen.
Bevor Höhne erste IT-Outsourcing-Projekte anstieß, herrschte bei SMA vollständige Klarheit darüber, welche IT-Funktionen extern vergeben werden können. Zu ihnen zählen Client-Services, das Firmennetzwerk, SAP-Server, der Anwendungsbetrieb und Helpdesk.
Auf Augenhöhe mit externen Dienstleistern
Parallel zur Etablierung eines revisionssicheren Provider-Auswahlverfahrens hat die IT von SMA an ihren internen Strukturen gearbeitet, um die Sourcing-Verträge kompetent managen zu können. Mitarbeiter wurden als Service Delivery Manager geschult. Sie verhandeln fachlich auf Augenhöhe mit externen Dienstleistern und fordern vertraglich vereinbarte Leistungen auch ein.
Outsourcing bewirkt Kostenreduktion
Die Anstrengungen zahlen sich bereits aus. SMA hat den Betrieb des Firmennetzes in Asien neu vergeben und erfolgreich den Provider gewechselt. Neben prozessualen Serviceverbesserungen profitiert SMA Solar Technology von einer jährlichen Kostenreduktion in der Größenordnung von 25 Prozent. Gleichzeitig hat Höhne die Chance genutzt, die Rechenzentrumsstrukturen neu auszurichten und zusätzliche Monitoring-Aufgaben an externe Dienstleister abzugeben.
IT hält sich nicht mit Routine auf
Das Ziel ist klar. Die IT bei SMA will sich weiterhin von zeitintensiven Routineaufgaben trennen und Freiräume für wichtige strategische Aufgaben gewinnen. Beispielsweise der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen in Anwendungsfeldern, in denen eigene Verfahren dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung sichern. So entsteht Aufwärtsdynamik.
"Flexibilität ist die beste und sicherste Antwort, die wir als Unternehmen auf die großen Marktschwankungen geben können", sagt Höhne. "Das gilt auch für die IT. Dank des selektiven Sourcing-Ansatzes können wir wachsen, ohne zu wachsen." SMA, so der IT-Verantwortliche, verfolge mit Nachdruck das Ziel, auch bei zunehmenden Umfängen die Kostenpositionen stabil zu halten. Auf Basis standardisierter Technologien und Prozesse wolle das Unternehmen mit wenig Aufwand größtmögliche Effekte erzielen. (pg)