Immer erreichbar - auch ohne Handy

Seit 1902 gibt es die Gemeinnützige Gesellschaft der Franziskanerinnen zu Olpe GmbH (GFO). Heute betreibt die Gesellschaft zahlreiche soziale Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz. Dazu gehören über 30 Einrichtungen der Alten-, Kinder- und Jugendhilfe sowie Krankenhäuser. Mehr als 6000 Mitarbeiter sind hier tätig, und rund 2000 Rechner unterstützen die Kollegen bei der täglichen Arbeit.

Den Betrieb der Rechner sichert ein IT-Team von 32 Mitarbeitern, die überwiegend mobil arbeiten. Hans Peter Klaus, CIO der GFO, suchte daher eine Unified-Communications-Lösung, mit deren Hilfe die Teammitglieder stets unter derselben Telefonnummer zu erreichen sind - unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Die nächstliegende Lösung, ein Handy zu verwenden, schied dabei aus, da in den Kliniken der Gesellschaft das Mobiltelefonieren ungern gesehen wird.

Zudem wollte das IT-Team ein zentrales Support-Center einrichten, dessen Hotline alle Anfragen an mobile Kollegen weiterleitet. Daher sollte die Lösung anzeigen, ob der gesuchte Kollege gerade verfügbar ist, um eine Störung schnell zu beheben. Gesucht war auch eine Möglichkeit, mit eigenen Mitteln eine komplett selbst administrierbare Infrastruktur für Web-Konferenzen aufzubauen. Diese sollte es Ärzten erlauben, von jedem beliebigen Standort aus per PC virtuell an den Konferenzen teilzunehmen, um Behandlungen, Tumordiagnosen und Befunde zu besprechen. Die Konferenzen sollen regelmäßig im Bonner St.-Marien-Hospital stattfinden.

Lösung

Im Rahmen des Evaluierungsprozesses untersuchten die IT-Entscheider der GFO die Unified-Communications-Angebote von Cisco und Microsoft - Cisco deshalb, weil sämtliche Netzkomponenten der GFO von Cisco stammen. Dennoch fiel die Entscheidung am Ende zugunsten des Microsoft Office Communications Servers aus.

"Ausschlaggebend war die Möglichkeit, in Echtzeit die Verfügbarkeit eines Teilnehmers zu prüfen", begründet CIO Klaus die Entscheidung, "so lässt sich der zu diesem Zeitpunkt beste Kommunikationskanal nutzen". Das war laut Claus bei Cisco nicht möglich. Ferner überzeugt der Office Communications Server bei der Einrichtung des neuen Support-Centers. "Eine Hotline war bei Cisco auch machbar. Allerdings gefiel uns die Bedienung nicht ganz so gut wie bei Microsoft", erklärt Klaus.

Last, but not least sprach für den Office Communications Server auch die Verbreitung von anderen Microsoft-Lösungen in der IT der GFO. Dies ließ eine tiefe Integration in das IT-Umfeld erwarten, etwa in Office SharePoint Server 2007, Exchange Server 2007 sowie in Outlook 2007. Auf diese Weise sind beispielsweise die Erreichbarkeit eines Mitarbeiters und die Verfügbarkeit von Konferenzräumen durchgehend ersichtlich.

Eingerichtet wurde der Communications Server dann in Eigenregie. "Die Infrastruktur war bereits vorhanden, alle Häuser der GFO sind vernetzt", erzählt Klaus. Richtfunkstrecken garantieren dabei einen schnellen und zuverlässigen Datenfluss. Innerhalb jeder Einrichtung existiert ein WLAN. Und sämtliche Authentifizierungsinformationen waren bereits in einem unternehmensweiten Active Directory hinterlegt. Die Laptops der IT-Mitarbeiter wurden mit dem Office Communicator als Anwendungsclient ausgestattet.

Der Communication Server im Alltag

Heute logt sich jeder IT-Mitarbeiter mit seinem Notebook einfach in das WLAN der Einrichtung ein, in der er gerade arbeitet. "Der Server leitet jede Anfrage zuverlässig an ihn weiter, die Hotline muss nicht mehr prüfen, wo sich die gewünschte Person befindet", schildert Klaus den geänderten Alltag. Dabei gilt immer die gleiche Telefonnummer, das Handy kann ausgeschaltet bleiben.

Die fünf Mitarbeiter im IT-Support-Center sehen auf einen Blick, ob ein Kollege verfügbar ist oder besser nicht gestört werden soll. Jeder Nutzer kann hierzu seinen Status selbst in Office Outlook eintragen, etwa "Nicht stören" oder "Abwesend". Ist ein Termin verbucht, meldet Office Outlook automatisch "In einer Besprechung". Ist kein Status eingetragen, ermittelt das System, wie es um die Verfügbarkeit des Mitarbeiters bestellt ist. "Da die Kollegen des IT-Teams untereinander Einblick in den Status haben, ermöglicht uns die Lösung eine deutlich effizientere Kommunikation", sagt Klaus. Ferner sind die Präsenzinformationen in allen Microsoft Office-Anwendungen verfügbar. Jeder Mitarbeiter sieht, ob ein Kollege gerade zu sprechen ist. Ansonsten kann ein anderes Transportmedium wie etwa eine Mail gewählt werden. Wie er zu erreichen ist, legt jeder Benutzer selbst fest, indem er definiert, welche Informationen er seinen Kontakten zeigen möchte. Geschätzt wird auch die Instant-Messaging-Funktion der Unified-Communication-Plattform. Mit ihr kann die Hotline die IT-Profis ansprechen, ohne ein Telefonat führen zu müssen. Beim Telefonieren wiederum lassen sich weitere Teilnehmer intuitiv per Drag and Drop zu einer Telefonkonferenz hinzufügen, ohne dass das ursprüngliche Gespräch unterbrochen werden muss

Einsatz als Konferenzplattform

Damit ist das Einsatzpotenzial des Servers noch nicht erschöpft: Später sollen Tumorkonferenzen stattfinden, die auch eine Online-Teilnahme erlauben. Die Konferenz tagt dann in einem Raum im Bonner St.-Marien-Hospital, der mit einem Polycom CX5000, einer 360-Grad-Kamera (ehemals Microsoft Roundtable-Kamera), ausgestattet ist. Hier sitzen die Teilnehmer vor Ort, die sich per Office Communications Server mit ihren Kollegen in Video und Ton austauschen werden. Auswärtige Teilnehmer benötigen nur einen PC mit einer handelsüblichen USB-Webcam. Sie erhalten vom Communications Server eine Einladung, sich mit ihrem Rechner vor Ort einzuklinken. Das erspart vielen Teilnehmern lange Reisen - was dem Reisekostenbudget ebenso zugute kommt wie der Umwelt.