Wenn Sie die Ziele des Softwarekaufs herausgearbeitet und einen passenden Anbieter gefunden haben, beginnt die Umsetzung. Dabei kommt es vor allem auf folgende Schritte an:

Detaillierte Planung

Entscheidend ist zunächst, dass Sie die Softwareeinführung sorgfältig planen. Um den Projektfortschritt jederzeit überwachen zu können, empfiehlt sich bei der Implementierung industrieller Standardsoftware die Einteilung in vier Phasen: Projektplanung, Umsetzung, Testing und Betriebsübergabe. Für jede Etappe sind die zentralen Aufgaben und Meilensteine zu identifizieren und in weitere messbare Arbeitspakete zu gliedern. Diese Struktur hilft dabei, die personellen und technischen Ressourcen in Einklang zu bringen und die Arbeitsaufträge an konkrete Termine zu binden. Zudem werden komplexe Anforderungen übersichtlicher, und die Beteiligten können Abhängigkeiten von einzelnen Projektschritten sofort erkennen.

Die Pakete werden übersetzt, formalisiert und miteinander in Beziehung gesetzt - lückenlose Dokumentation und Nachvollzug inklusive. Auf diese Weise wird der "kritische Pfad", der alle Arbeitsgänge miteinander verbindet, transparent. Allerdings kann es auch bei guter Planung zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen - etwa wenn Mitarbeiter krank werden und sich nicht kurzfristig ersetzen lassen, oder wenn die Server, auf denen die Software implementiert werden soll, zu spät geliefert werden.

Für solche Unwägbarkeiten sollten Sie bei der Projektplanung Zeitpuffer einkalkulieren (siehe auch "Projekt-Management for Dummies"). Um die Erstellung des detaillierten Projektplans durch den Anbieter zu gewährleisten muss der Vertrag ihm das Projekt-Management zuschreiben und die geforderten Einzelheiten und Planungsformate sowie den Planungszyklus vorgeben.

Entscheidend ist zudem, dass der Projektplan mit dem Vertrag im Einklang steht. Vor allem bei komplexen Einführungen sollte der Plan regelmäßig an den jeweiligen Projektfortschritt angepasst werden. Ist der aktualisierte Plan nicht mehr vertragskonform, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie widersprechen unverzüglich, oder Sie einigen sich mit dem Anbieter schriftlich auf den geänderten Projektplan inklusive der sich daraus ergebenden Konsequenzen. Wichtig zu wissen: Widerspricht der Kunde dem Projektplan nicht, obwohl er in wichtigen Punkten vom Vertrag abweicht, kann dies juristisch als stillschweigende Zustimmung zu einer Vertragsänderung gewertet werden.

Effiziente Organisation

Wie gut die Umsetzung gelingt, hängt auch von der internen Koordination ab. Angesichts der vielfältigen Aufgaben und Informationsansprüche der betroffenen Abteilungen sollte der Auftraggeber ein dediziertes Projektteam zusammenstellen. Koordiniert und gesteuert wird es von seinem internen Projektleiter, der zudem als zentrale Schnittstelle zum Anbieter dient und die Erfüllung der vertraglichen Anforderungen kontrolliert. Ansonsten sollte das Team je nach Umfang des Vorhabens aus einem dem internen Projektleiter zugeordneten Mitarbeiter, einem Lenkungsausschuss, einem IT-Controller sowie einem Juristen bestehen, der die Einhaltung des Vertrags überwacht und juristische Fragen klärt.

Das Projektteam des Auftraggebers sollte auch seine Gremienstruktur sowie das Eskalations-Management festlegen: Wer sind weitere Stakeholder, die es regelmäßig zu informieren gilt? Wie wird das vertraglich vereinbarte Eskalationsverfahren für strittige Fragen umgesetzt, und welche Eskalationsstufen gibt es? Solche Maßnahmen sorgen für Transparenz und tragen damit maßgeblich zur Akzeptanz der Softwareeinführung im Unternehmen bei.

Änderungen richtig managen

Änderungen im Projektverlauf lassen sich kaum vermeiden. Viele IT-Projekte scheitern jedoch an der unsachgemäßen Bearbeitung der Change Requests. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie alle Änderungen schriftlich dokumentieren und sich auf ein formalisiertes Change-Request-Verfahren stützen, das nicht nur im Vertrag verankert ist, sondern auch gelebt wird (siehe Kasten "Änderungen managen").

Wenn der Auftragnehmer für die Änderungen verantwortlich ist - etwa weil er wegen eigener Fehler nachbessern muss -, trägt er die Kosten. Geht es bei den Änderungen jedoch um Zusatzwünsche des Auftraggebers, die nicht vertraglich vereinbart wurden, kann sie der Anbieter entweder verweigern oder einen Aufpreis für die Umsetzung verlangen

Konsequentes Controlling

Die Einführung einer komplexen Software steht im Spannungsfeld zwischen Funktionen, Zeit, Kosten und Qualität. Daher sollten Sie diese Parameter während des Projekts regelmäßig kontrollieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Probleme erst wahrgenommen werden, nachdem Einführungstermin und Budget bereits überschritten sind. Auch wenn das Projekt-Management laut Vertrag Sache des Auftragnehmers ist: Durch ein eigenes Controlling stellen Sie sicher, dass Zeit- und Kostenvorgaben eingehalten, die richtigen Collaboration-Tools verwendet und Updates rechtzeitig mitgeteilt werden.

Ausführliche Dokumentation

Während des Projektverlaufs werden viele Dokumente ausgetauscht, da verliert man leicht den Überblick über getroffene Absprachen. Die entsprechenden Details - etwa nach welchem System Informationen dokumentiert und archiviert werden, wie bestimmte Dokumente zu benennen und Ergebnisse zu präsentieren sind und welche Dateiformate Grafiken und Projektpläne haben sollen - sollten Sie daher schon bei Projektbeginn festlegen. Auch die Konfiguration der Software sowie kundenspezifische Anpassungen sind umfassend zu dokumentieren und archivieren. Nur dann können die für die Wartung zuständigen Mitarbeiter bei Problemen nach der Einführung - etwa beim Einspielen neuer Releases - nachvollziehen, welche Einstellungen und Anpassungen zuvor an der Software vorgenommen wurden.

Abnahmetest

Vor der Inbetriebnahme sollten Sie nochmals prüfen, ob die Software allen vertraglichen Anforderungen gerecht wird. Allerdings kommt bei der Einführung von Standardsoftware mit dauerhafter Nutzungsrechteinräumung in der Regel das Kaufrecht zur Anwendung, das keine Abnahme vorsieht. Anspruch auf einen Abnahmetest haben Sie daher nur, wenn dies explizit vertraglich vereinbart ist (siehe Kasten "Details zum Abnahmetest") (sp)