Gut geführt?

Gute Führung verbessert die Leistung eines Teams. Leitende Angestellte sind aber auch auf Rückmeldungen angewiesen, etwa von ihren Mitarbeitern. Gleichzeitig ist es für Führungskräfte wichtig, ihre eigene Einschätzung in regelmäßigen Abständen mit diesen Rückmeldungen abzugleichen. Dann lassen sich aus Feedback und Eigenbild wichtige Erkenntnisse für die Personal- und Teamentwicklung gewinnen.

Vor der Frage, wie sich diese Prozesse umsetzen und sich aus den Rückmeldungen aussagekräftige Ergebnisse ableiten lassen, stand auch Uta Breiling, bei Steria Mummert Consulting zuständig für Personalentwicklung: "Unser Ziel war es, das Feedback an die Manager technisch besser umzusetzen und Führung messbar zu machen. Zudem wollten wir die Rückmeldungen, die wir aus Feedback-Befragungen gewinnen, im Rahmen von Beförderungen auf die höchste Karrierestufe im Unternehmen nutzen."

Das Beratungshaus suchte deshalb nach einer anpassbaren Lösung, die sich dauerhaft für Befragungen einsetzen lässt und Standardberichte für individuelle Feedback-Reports erstellt. Fündig wurden die Hamburger bei der Softwarelösung Cont@xt und dem Befragungs-Know-how des Dienstleisters Information Factory, der die Befragung unterstützte und begleitete.

Mit Hilfe der Web-basierenden, plattformunabhängigen Software führte Information Factory ein Führungskräfte-Feedback ein, mit dessen Hilfe sich die Manager der obersten Unternehmensebene mit ihrem arbeitsbezogenen Verhalten auseinandersetzen und zusätzlich wichtige Rückmeldungen von ihren Mitarbeitern erhalten sollten. Diese Gegenüberstellung des Selbstbilds mit Fremdperspektiven im so genannten 270-Grad-Feedback zeigt Stärken und Schwächen eines leitenden Angestellten auf. Die Qualität der teaminternen Zusammenarbeit wird hinterfragt, und die Verantwortlichen erhalten aussagekräftige Erkenntnisse für die Personalentwicklung.

So wie kein Unternehmen dem anderen gleicht, gibt es auch keinen universell einsetzbaren Standardfragebogen. Aus dem gemeinsam von Unternehmen und Dienstleister konzipierten Fragebogen lassen sich deshalb einzelne Fragen ausblenden, sofern sie für die Zielgruppe ungeeignet sind. Die einzelnen Befragungsschritte erfolgen dann ebenfalls vollständig IT-gestützt - angefangen vom Versand der persönlichen Einladungen mit zugangsgeschütztem Link zum Fragebogen, der sich in wenigen Minuten am Bildschirm ausfüllen lässt, über die automatischen Erinnerungs-Mails bis hin zur Auswertung. Die Daten werden in der sicheren Umgebung eines externen Rechenzentrums gespeichert, und auch der Datenschutz wird vom System sichergestellt: Liegen bei einer Frage weniger als die geforderten Antworten vor, erscheinen sie in aggregierter Form, um die Anonymität der Antwortgeber zu gewährleisten.

Bislang manuell ausgeführte Abläufe sind nun schlanker und günstiger, die Bearbeitungszeit sinkt im Vergleich zu papiergestütztem Vorgehen von Wochen auf Minuten. Dazu trägt zum einen die automatisierte Auswertung der Ergebnisse bei, zum anderen die automatisierte Produktion und Aufbereitung der Berichte für die unterschiedlichen Zielgruppen (Feedback-Nehmer, Feedback-Geber, Personalabteilung, Unternehmensführung): Sie machen klassischerweise einen der größten Zeit- und Kostenblöcke bei Befragungen aus.

Arbeiten an der Führungsqualität

Das Gegenüberstellen von Selbst- und Fremdbewertung und das Aufbereiten in grafischer Form ermöglichen es, relative Stärken und Schwächen der Führungskräfte herauszuarbeiten und die Qualität der teaminternen Zusammenarbeit zu hinterfragen. Das Unternehmen erhält so aussagekräftige Erkenntnisse für die Personalentwicklung. Um die in der Befragung gewonnenen Aussagen für die Personalentwicklung zu nutzen, werden die Ergebnisse direkt im Anschluss in persönlichen Gesprächen erörtert.

"Bei Führungskräften ist es wie bei Spitzensportlern: Ohne Feedback können sie sich nicht verbessern. Aus den gewonnenen Informationen sind Ziele abzuleiten, und aus den Ergebnissen müssen konkrete Handlungen hervorgehen", erläutert Claudia Conrads, Geschäftsführerin von Information Factory, das Vorgehen. Auch Uta Breiling von Steria Mummert zieht ein zufriedenes Fazit: "Mit diesem Feedback-Tool auf Basis einer Web-basierenden plattformunabhängigen Software konnten wir die Qualität der Erfassung erhöhen, den Prozess beschleunigen und die Auswertung effizienter und umfassender gestalten."

Fünf Tipps für das Feedback

1. Papier versus Software: Ab etwa 15 Feedback-Nehmern ist die Papierform ungeeignet, das manuelle Übertragen der Werte dauert länger und ist fehleranfälliger.

2. Wer soll Rückmeldungen abgeben: Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter, interne oder externe Kunden? Dies gilt es im Vorfeld zu klären, dank Softwarelösungen lassen sich einzelne Fragen für bestimmte Gruppen ausblenden.

3. Individuelle, auf das Unternehmen zugeschnittene Fragenkataloge sind Standardfragebögen grundsätzlich vorzuziehen. Vorhandene Fragebögen lassen sich häufig noch verbessern.

4. Nur wenn der Datenschutz gewährleistet ist, Rückmeldungen anonym abgegeben werden können und Antworten nicht einzelnen Personen zuzuordnen sind, ist konstruktives Feedback möglich.

5. Das Gegenüberstellen von Selbst- und Fremdbewertung und das Aufbereiten in grafischer Form ermöglichen es, relative Stärken und Schwächen herauszuarbeiten und unternehmensspezifische Benchmark-Profile zu entwickeln.