Die Firma Gotomaxx aus Haunstein in der Pfalz hat mit der eRechnung-Suite eine Software entwickelt, mit der sich elektronische Rechnungen erzeugen lassen. Anwender können solche Dokumente im Portable Document Format (PDF) generieren und sie dem Kunden über ein Web-Portal zum Download bereitstellen. Auf diese Weise soll für Firmen das Drucken und Versenden von Papierrechnungen entfallen.
eRechnung-Suite bedarf keiner ERP-Integration: Der Anwender druckt die Rech-nung aus, wobei ein von Gotomaxx entwickelter Druckertreiber die Daten empfängt und in ein PDF-Schriftstück verwandelt. Durch die integrierte digitale Signatur kann der Rechnungssteller den Betrag zum Vorsteuerabzug anmelden. Der Empfänger hat die Möglichkeit, die PDF-Datei zu archivieren.
Der Rechnungsempfänger loggt sich mit seiner Kundennummer in das Portal ein und hat nur Zugriff auf die für ihn freigegebenen Dokumente.
Gotomaxx hat dieses Produkt gerade erst auf den Markt gebracht und kann somit noch keine Kunden vorweisen. Interessant sei diese Lösung einer Firmensprecherin zufolge für Unternehmen, die mindestens 150 Rechnungen pro Monat versenden. Zur Zielgruppe zählten zum Beispiel Dienstleister mit Wartungsverträgen, die turnusmäßig Zahlungsaufforderungen erzeugen. Ein Starter-Kit von eRechnung-Suite kostet 149 Euro (ohne Mehrwertsteuer) und ist für maximal 100 Kundenkonten freigeschaltet.
Neben Softwarelösungen wie die von Goto-maxx, die sich eher an mittelständische Unternehmen richten, gibt es welche für große Firmen. Ein Anbieter ist der schwedische Hersteller Basware mit deutschem Sitz in München. Daneben gibt es Dienstleister, die Funktionen für den digitalen Rechnungsversand anbieten, beispielsweise "Signamus" von Authentidate International AG und www.Rechnung.de vom gleichnamigen Anbieter aus Seevetal.
Im großen Stil macht der Landmaschinenhersteller Deere & Company in Europa von der Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversands Gebrauch. Die Dienstleistungstochterfirma "John Deere Central Services" wickelt den Austausch von Finanzdokumenten mit Vertriebspartnern und Importeuren papierlos ab. Das Unternehmen entschied sich für die E-Billing-Lösung "Esker Deliveryware" von der französischen Firma Esker Software. Damit kann John Deere seine Systeme mit einem europaweiten Netz von mehr als 500 Vertriebspartnern und Niederlassungen verknüpfen.
Elektronischer Rechnungsversand ist eine Methode für Firmen, standardisierte Abläufe effizienter zu gestalten. Viele Unternehmen haben das Papier auch am Rechnungseingang weitgehend verbannt, indem Post eingescannt und danach nur noch im Rechner verarbeitet wird (siehe auch Das Ende der Papierstapel). (fn)