Ganz ohne E-Mails? - Das Gesetz sagt Nein

Soziale Vernetzung steuert Unternehmen. Mit zunehmendem Chatten, Twittern und Bloggen laufen kollaborative Arbeitsformen der Kommunikation über die gute alte E-Mail den Rang ab. Was für die Vermittlung von Wissen und die Beschleunigung von Prozessen vorteilhaft erscheint, stellt die Verantwortlichen hinsichtlich der Archivierungspflichten für rechtstaugliche Dokumente vor Probleme. Hier schlummert Konfliktpotenzial. Wie kann eine gesetzlich einwandfreie Archivierung und Löschung von Microblogs & Co. in der vernetzten Unternehmenspraxis funktionieren? Und welche Inhalte müssen notwendigerweise gespeichert bleiben?

Insbesondere das Handels-, Steuer- und Arbeitsrecht verpflichtet die Unternehmen zur Aufbewahrung oder Archivierung bestimmter Dokumente. Das ist den allermeisten ebenso bekannt wie die Tatsache, dass es saftige ordnungs- und strafrechtliche Sanktionen hagelt, wenn steuerrechtlich relevante E-Mails nicht vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.

Handelt es sich um Rechnungen, Jahresabschlüsse oder Dokumente wie Personalakten, Zeugnisse oder Urlaubsbelege, kann man davon ausgehen, dass die Unternehmen in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten ausreichend sensibilisiert sind. Diese Dokumente eignen sich ja auch weniger für die Kommunikation durch Web-2.0-Technologien im Unternehmen. Tatsächlich werden sie im täglichen Social-Media-Austausch auch nicht eingesetzt. Rechtlich spannend wird es aber, wenn es um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander sowie zwischen Unternehmen und Kunden geht.

Im Klartext
Wie ein offenes Buch beziehungsweise wie eine Postkarte: Der Inhalt einer normalen E-Mail wird im Klartext über das Netz verschickt und kann mit Hilfe von Programmen wie hier dem Microsoft Network Monitor leicht mitgelesen werden.

GPG4win
Verschlüsselung bringt Sicherheit: Mit der Software GPG4win steht eine Lösung zur Verfügung, die unter anderem OpenPGP auch für Windows-Systeme bereitstellt.

OpenPGP
Ein grundlegendes Verständnis ist notwendig: Wer OpenPGP einsetzen will, muss sich mit den Grundprinzipen der Verschlüsselung vertraut machen. Hier hilft die Anwendung GPG4win dem Anwender durch entsprechende Hilfetexte.

Schlüsselpaare
Das kann ruhig im Klartext verschickt werden: Eine Nachricht, die mit Hilfe von GPG4win verschlüsselt wurde – nur der Empfänger der Nachricht (mit dessen öffentlichen Schlüssel diese geschützt wurde) kann sie dann wieder entschlüsseln.

Direkt eingebunden
Funktioniert leider nur bis Outlook 2007: GPG4win steht dem Anwender direkt im Mail-Programm zur Verfügung.

Enigmail für Thunderbird
Auch für Thunderbird existieren entsprechende Lösungen zur Verschlüsselung: Mit Hilfe der Erweiterung „Enigmail“ steht hier ebenfalls der Einsatz von OpenPGP direkt im Mail-Programm zur Verfügung.

Enigmail immer aktuell
Sehr komfortabel: Enigmail fügt sich auch bei der aktuellen Version 13 des Mozilla-Mailprogramms Thunderbird nahtlos ein und bietet dem Anwender die Möglichkeit, seine Nachrichten zu verschlüsseln.

Outlook-Sicherheit 1
Die entscheidende Einstellung bei Outlook (hier in der Version 2010): Im Sicherheitscenter kann der Nutzer festlegen, dass alle Nachrichten, die ihn erreichen, nur in reiner Textform dargestellt werden, was die Sicherheit deutlich erhöht.

Outlook-Sicherheit 2
Weitere, wichtige Sicherheitseinstellungen bei Microsoft Outlook (hier Version 2007): Durch diese Einstellungen kann der Anwender verhindern, dass ihm durch Links, die in einer E-Mail-Nachricht eingebettet wurden, ungewollt potenziell schädliche Bilder heruntergeladen werden.

Outlook-Sicherheit 3
Mit einem Klick rückgängig: Ist die Nachricht im Nur-Text-Format nur noch schlecht oder überhaupt nicht mehr zu lesen und kann man sich sicher sein, dass sie von einem vertrauenswürdigen Absender stammt, so kann sie mittels eines Klicks wieder im HTML-Format angezeigt werden.

Sophos Free Encryption
Ein einfachere Lösung für die Verschlüsselung: Das Programm Sophos Free Encryption bietet die Möglichkeit, Dateien einfach in einem verschlüsselten Container abzulegen, der dann per E-Mail verschickt werden kann.

No EXEcution!
Ein guter Tipp: So elegant es erscheint, die verschlüsselten Daten als selbst-extrahierende Datei zu versenden, sollte man dies nicht tun. Kaum ein Mail-Server wird heute noch Dateien mit der Ende „.exe“ annehmen oder weiterleiten.

Sicherer Transfer
Ein wichtige Grundregel beim Einsatz von Web-Mail-Anwendungen: Der Übertragungsweg muss immer verschlüsselt sein – wie hier bei Google-Mail mittels einer SSL-Verbindung.

MailStore Home
Eine gute Sicherungsstrategie gehört dazu: Wer sich nicht mit dem umständlichen Kopieren einzelner PST-Dateien abärgern will und zudem auch seine Web-Mail-Konten mitsichern möchte, kann dazu eine freie Lösung wie MailStore Home einsetzen.

Archivierung inklusive
Viel mehr als nur eine Sicherung und trägt zur Sicherheit bei: Dadurch, dass die für den privaten Gebrauch freie Lösung MailStore Home auch einen Index anlegt, werden die Nachrichten archiviert und lassen sich schnell wiederfinden.

Damit Geschäftsprozesse nachvollziehbar sind

Gesetzlich ist jeder Kaufmann - gemäß Paragraf 257 Handelsgesetzbuch - verpflichtet, alle Handelsbriefe "geordnet aufzubewahren". Unter dem Begriff Handelsbrief verstehen Juristen alle schriftlichen Kommunikationsformen, die der Vorbereitung, der Ausführung oder dem Abschluss eines Geschäfts dienen. Im Unternehmenskontext fallen darunter Aufträge, Auftragsbestätigungen und Reklamationen.

Die Aufbewahrungspflicht hat das Ziel, Geschäftsprozesse nachvollziehbar zu machen. Sie erstreckt sich im Fall der Handelsbriefe auf einen Zeitraum von sechs Jahren. Wie passen diese gesetzlichen Vorgaben mit der eher informellen und wenig förmlichen Kommunikation über interne soziale Instrumente wie Tweets, Microblogs oder Communities zusammen?

Die gute Nachricht gleich vorweg: Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wird bei den oben erläuterten Handelsbriefen (im Gegensatz zu Dokumenten wie Handelsbüchern oder Jahresabschlüssen) nicht sanktioniert, und zwar weder im Sinne des Handelsrechts noch als Ordnungswidrigkeit.

Relevant wird das Aufbewahren dieser informellen Kommunikationsart aber immer dann, wenn im Gerichtsverfahren eine Tatsache strittig ist und auf ein bestimmtes Dokument Bezug genommen wird. Zum besseren Verständnis ein Beispiel: Zwei Parteien streiten sich über die Änderung eines Vertrags. Der Dienstleister behauptet gegenüber dem Unternehmen, er hätte für die Erstellung einer Microsite mehr Zeit veranschlagen müssen als ursprünglich vorgesehen. Das muss er nun beweisen und durch entsprechende schriftliche Urkunden oder Aussagen belegen.

Wenn sich die Beweislast plötzlich umkehrt

Zu diesem Thema hat der Dienstleister mit seinem Auftraggeber vorwiegend über eine Social Community gechattet. Das kann für den Auftraggeber ungünstig sein: Wenn hier nicht nachweisbar ist, dass die Kommunikation in klassischer Weise, sprich: als E-Mail, gespeichert wurde, kommt es möglicherweise zur "Beweislastumkehr".

Damit gerät das Unternehmen in Erklärungsnot - dann nämlich, wenn es die fraglichen Aussagen nicht mehr vorzeigen kann. Der Richter wird jetzt mit einiger Sicherheit den behaupteten Inhalt als bewiesen ansehen. Damit so entschieden wird, müssen aber beide Parteien Kaufmänner im Sinne des Handelsgesetzbuchs sein.

Abgesehen von dieser Spezialregelung gilt bei jeglichem Streit über Vertragsverhältnisse allerdings zuerst der prozessrechtliche Grundsatz: Jede Partei muss die für sie günstigen Tatsachen beweisen. Insofern besteht de jure keine allgemeine Pflicht zu einer bestimmten Form der Aufbewahrung von Dokumenten.

Probleme gibt es nur, wenn man sich - wie in dem beschriebenen Beispiel - vor oder während eines Gerichtsverfahrens auf bestimmte Tatsachen berufen will, die nur per sozialen Dialog kommuniziert wurden. In diesem Fall lässt sich der Richter nur überzeugen, wenn die Beweismittel auch vorgebracht werden können.

Sozial kommunizieren und konventionell speichern

Elektronisch gespeicherte Dokumente müssen in der Form eines Speichermediums vorgelegt werden. Dabei werden E-Mails als Beweisobjekte angesehen, sofern sie erstens eine digitale Signatur aufweisen und zweitens ordnungsgemäß elektronisch archiviert wurden. Verlagert sich die Kommunikation auf externe Anbieter wie Facebook oder intern genutzte Web-2.0-Plattformen, ist eine solche Speichermöglichkeit nicht automatisch gegeben. Das wirkt sich ganz besonders auf die erwähnten Handelsbriefe aus.

Tools für das Social Business
Instant Messaging, Acivity-Streams, Dokumenten-Sharing, Tagging und Profilseiten – diverse Plattformen stellen beliebte Social-Media-Funktionen für den internen Gebrauch zur Verfügung. Ein Überblick über die wichtigsten Tools:

Chatter
Das Tool lässt sich mit der CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar. Sein Engagement im Social-Business unterstrich der Anbieter zudem mit der Übernahme von Radian6, einem Anbieter von Tools zur Analyse unstrukturierter Daten. Chatter bietet zudem die Möglichkeit, Prozessschritte anderer Enterprise-Anwendungen, zum Beispiel von SAP, einzubinden.

Jabber
Cisco fährt im Social-Business zweigleisig. Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company seit Kurzem sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit.

Quad
Das zweite Standbein ist "Quad", von Cisco als Plattform für das Enterprise 2.0 positioniert. Es integriert Features wie Blogs und Wikis.

Quad
Quad ist am Frontend mit eingeschränkter Funktionalität mittels Web-Browser zu bedienen. Wollen Anwender die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten ausschöpfen, ist der Jabber-Client ratsam. Er gewährleistet auch die Interaktion mit Fremdprodukten wie Microsoft Office und Sharepoint.

Jive
Eine beliebte Anwendung unter den Social-Business-Lösungen stellt das 2001 gegründete kalifornische Unternehmen Jive Software mit dem Produkt "Jive Engage" bereit. Es kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu.

Jive
Die funktionalen Erweiterungen hat Jive in wesentlichen Teilen eingekauft: Die Akquisition von OfficeSync wurde beispielsweise zur Basis für das Dokumenten-Sharing, das übernommene Start steuert Konnektoren zur Microsofts Office-Welt bei. Im Frühjahr 2011 schluckte der Hersteller den Business-Analytics-Anbieter Proximal Labs. Seitdem können Anwender der Software bei Bedarf große Menge unstrukturierter Daten auswerten. Beachtung fand zuletzt auch Jives Marktplatz für Applikationen, der Partner dazu ermuntern soll, die Social-Business-Plattform mit Drittanwendungen anzureichern.

Sharepoint
Microsoft setzt im Social Business auf "Sharepoint". Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.

SmartCloud for Social Business und Connections
IBM vertreibt im Geschäft mit der unternehmensinternen Collaboration die Produktlinien "Connections" und "SmartCloud for SocialBusiness" (vormals LotusLive). Connections wird in die Unternehmens-IT integriert und bietet mit Activity Streams, Social Analytics, Wikis, Blogs, Dokumenten-Sharing sowie E-Mail- und Kalenderintegration typische Enterprise-2.0-Funktionen.

SmartCloud for Social Business und Connections
Anwendungen von Drittparteien lassen sich mittels Portal integrieren. IBM verspricht auch die Einbindung von Geschäftsprozessen, beispielsweise können Nutzer SAP-Transaktionen in der Connections-Umgebung bearbeiten. Connections lässt sich auch als SaaS-Ausführung beziehen.

SocialCast
Zudem schaffen Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Jüngste Neuerung, die bereits zu VMware-Zeiten eingeführt wurde, ist die Social-Applikation "Strides", die Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform ausbauen soll. Interessenten an Socialcast können zunächst eine kostenlose Version ausprobieren, die sich aber nicht im internen Data Center installieren lässt und der einige Funktionen, etwa zur Datenanalyse, fehlen.

Streamwork
"Streamwork" wurde ursprünglich als Plattform entwickelt, die mit Hilfe von Business Intelligence die Entscheidungsfindung in Unternehmen schneller und kollaborativ gestalten soll. Dabei setzt SAP auf die Integration von Fremdprodukten. Anknüpfungspunkte bestehen etwa für Webex, Evernote sowie Outlook und Google Mail.

Streamwork
Die Nähe zu betriebswirtschaftlichen Anwendungen spiegelt sich in der Feature-Liste wider: Wesentliche Funktionen betreffen etwa die Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Streamwork ist mit verschiedenen SAP-Anwendungen integriert.

Tibbr
Mit "Tibbr" hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Folgerichtig betont auch Tibbr die Verzahnung verschiedener Anwendungen (etwa von Oracle, SAP, Microsoft Sharepoint und Salesforce.com) in einer Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt.

Tibbr
Tibbr bietet soziale Services wie Microblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities. Die Nutzer können sogenannten Subjects folgen, das sind entweder andere Nutzer, Gruppen oder Themen. Auch Tibco bietet Unternehmen Möglichkeiten zur Analyse der Inhalte.

Yammer
"Yammer" kam vor knapp vier Jahren als unternehmensinterne, Cloud-basierende Software für das Microblogging auf den Markt. Der gleichnamige Betreiber vermarktet die Lösung zum einen als kostenlose und funktional reduzierte Version, zum anderen als kostenpflichtige Ausführung für fünf Dollar pro Monat sowie als Premium-Lösung für Unternehmen inklusive Admin-Rechten und Integrationsmöglichkeiten.

Yammer
Mit dem aktuellen Release können Anwender beispielsweise Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Eine Präsenzanzeige erstreckt sich auch auf mobile Clients, zudem liefern Analysewerkzeuge Daten über die Aktivitäten im sozialen Netz. Die Version für Unternehmen stellt besondere Sicherheitsfunktionen sowie Andockmöglichkeiten an Geschäftsapplikationen etwa von Salesforce.com, Microsoft und Netsuite bereit.

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Deshalb an dieser Stelle der Rat: So mühselig es auch ist - ein Unternehmen, das intern über soziale Kommunikation agiert, sollte unbedingt prüfen, auf welche Inhalte es in einem Streitfall ankommen könnte. Diese muss es entweder schriftlich oder per E-Mail speichern. Denn im anderen Fall können Unklarheiten und Missverständnisse entstehen, die sich bei einer E-Mail-Kommunikation hätten vermeiden lassen.

Die Crux mit dem Persönlichkeitsrecht

Eigentlich keine Archivierungspflicht besteht für die Kommunikation, die die Mitarbeiter untereinander bestreiten. Allerdings gilt auch hier: Sobald die Dokumentation von Arbeitsergebnissen - beispielsweise für die Fortschrittskontrolle eines Projekts - in einem späteren Beweisverfahren von irgendeiner Bedeutung sein könnte, sollten dafür nur solche Medien zum Einsatz kommen, die intern gespeichert und später wieder abgerufen werden können.

Und noch ein Punkt ist wichtig: Werden Informationen beispielsweise über Microblogs oder Instant Messenger ausgetauscht, kann deren Speicherung datenschutzrechtliche Konsequenzen haben. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist eine solche Speicherung nur dann zulässig, wenn sie keinen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters darstellt.

Bei rein geschäftlicher Kommunikation wird das wohl eher nicht der Fall sein. Es ist aber mittlerweile in der Geschäftswelt gang und gäbe, dass ein Arbeitnehmer die Web-2.0-Dienste auch für die persönliche Kommunikation nutzt, gewissermaßen als Ersatz für das persönliche Gespräch. Das Unternehmen sollte also rechtzeitig darauf hinweisen, dass die Kommunikation gespeichert werden kann und die Social Software nur zur geschäftlichen Kommunikation vorgesehen ist. (qua)

Fazit

1Der Gesetzgeber sieht Aufbewahrungspflichten im Bereich des Arbeits- und Steuerrechts vor; zudem gibt es handelsrechtliche Bestimmungen zur Aufbewahrung von Jahresabschlüssen, Handelsbüchern etc.
2Diese Regeln sind verbindlich und müssen auch auf der Basis kollaborativen Arbeitens beachtet werden.
3Im Umfeld der sonstigen Unternehmenskommunikation spielen Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten keine große Rolle.
4Microblogs sind vergleichbar mit mündlicher Kommunikation; eine Speicherung kann datenschutzrechtliche Konsequenzen haben und sollte daher nur nach entsprechender Aufklärung des Mitarbeiters erfolgen.
5Um rechtlich sauber zu sein, empfiehlt sich der Einsatz von E-Mails bei der Kommunikation zum Arbeitsverhältnis sowie bei Geschäften zwischen dem Unternehmen und externen Vertragspartnern. Der Grund: Hier besteht eine rechtskonforme Speichermöglichkeit.