Kostensenkung ist nach wie vor das zentrale Outsourcing-Motiv deutscher Unternehmen. Aber nicht immer wird dieses Ziel erreicht. Durch versteckte Kosten kann das Auslagern sogar letztendlich teurer werden als der Eigenbetrieb, warnen die Berater von Active Sourcing. Um dies zu vermeiden, sollten Anwender die folgenden Regeln beherzigen:
1. Dem Anbieter Freiheiten lassen
Viele Anwender neigen dazu, ihrem Provider vorzuschreiben, welche Technik er einsetzen soll. Wenn man dem Anbieter hier aber gewisse Freiheiten lässt, kann er die für ihn günstigen Skaleneffekte nutzen und die dadurch erzielten Einsparungen an den Kunden weitergeben. Auch beim Reporting fährt der Dienstleister mit seinem standardisierten Verfahren meist günstiger als mit dem System des Anwenders, das er erst aufwändig installieren und in Betrieb nehmen muss. Zudem raten die Sourcing-Berater von einer allzu detaillierten und variantenreichen Leistungsmessung ab, da sie das Service-Management verteuere.
2. Genug Zeit einkalkulieren
Outsourcing-Strategien sind nicht kurzfristig umsetzbar. Eine realistische Terminplanung ist daher Pflicht. "Bei zu kurzfristigen Terminierungen tendieren die Dienstleister dazu, Risikozuschläge einzurechnen, weil sie aufgrund des Zeitdrucks eigene Nachteile befürchten", warnt Stefan Regniet, Geschäftsführer von Active Sourcing.
3. Über Fix- und Stückpreise abrechnen
Outsourcing-Anwender sollten möglichst viele Leistungen über Fixpreise beziehungsweise - bei starken Volumenschwankungen - nach Stückpreisen abrechnen. Dadurch kann auch der Provider besser planen und auf zusätzliche Risikozuschläge verzichten. Erfahrungsgemäß sind Abrechnungen auf Honorarbasis teurer für den Anwender als Stück- oder Fixpreise.
4. Personaltransfers gut organisieren
Nicht selten bestehen die Anwender bei einem Personaltransfer auf Weiterbeschäftigungsgarantien. Die Forderung, den übernommen Mitarbeitern einen zwei- bis dreijährigen Kündigungsschutz zu gewähren ist für den IT-Dienstleister riskant, insbesondere wenn er nicht alle Mitarbeiter gebrauchen kann oder wenn deren fachliches Profil nicht seinen Bedürfnissen entspricht. "Das dadurch entstehende Risiko wird der Anbieter dem Kunden in Rechnung stellen", warnt Regniet. Entscheidend sei daher eine rege Kommunikation zwischen den beiden Personalabteilungen, die auch die Offenlegung von wichtigen Informationen - etwa Gesamtlohnsummen, Personalkosten ganzer Abteilungen oder Regelungen zur Altersvorsorge - beinhalte.
5. Leistungsbedarf exakt festschreiben
Auch nach Vertragsabschluss bleiben Risiken bestehen. So nutzen einige Provider bei der Umsetzung Vertragslücken aus, um zusätzliche Kosten geltend zu machen. Vor allem zu wenig detaillierte Angaben zu den Leistungsmengen und -arten können Preiserhöhungen zur Folge haben. Deshalb sollte noch vor dem Vertrag eine Due Diligence erfolgen, um den tatsächlichen Leistungsbedarf exakt zu ermitteln. Der Provider überprüft die Angaben und kann bei Bedarf noch kurz vor der Unterzeichnung in Rücksprache mit dem Kunden die Leistungsmengen anpassen. (sp)