Um erfolgreich zu sein, muss eine BI-Schaltzentrale fünf wesentliche Aufgaben übernehmen:
Entwicklung und Konzeption: Achtung Business-Ziele
Die zentrale BI-Abteilung setzt den BI-Prozess auf oder optimiert bestehende BI-Projekte. Sie richtet das Konzept an der Gesamtstrategie des Unternehmens aus und stimmt es mit dem Unternehmenszielen ab. Sie agiert als Moderator zwischen Top-Management, den einzelnen Fachabteilungen und der Unternehmens-IT. Statt nur den kurzfristigen oder punktuellen Anforderungen einzelner Abteilungen zu genügen, begreift sie BI als Prozess, der nicht linear sondern zyklisch abläuft und immer wieder nachgebessert werden kann und muss. Sie sammelt Anforderungen und Aufgaben im BI-Prozess, strukturiert und priorisiert diese und verteilt die Kompetenzen auf die einzelnen Fachabteilungen. Das heißt, sie steuert den gesamten BI-Prozess.
Integration und Koordination: Mitarbeiter und Fachbereiche mitnehmen
Wesentlich für den Erfolg einer unternehmensweiten BI-Strategie ist, dass diese von den Mitarbeitern akzeptiert und von den einzelnen Fachbereichen unterstützt wird. Dafür ist der Rückhalt in der Unternehmensleitung für die BI-Schaltzentrale unerlässlich. Denn sie soll Standards und Vorgaben setzen, die von allen involvierten Abteilungen und Fachbereichen des Unternehmens angenommen und implementiert werden müssen. Dabei wird sie auch auf Widerstand treffen. Denn zu ihren Aufgaben gehört, bisherige Datenhoheiten und Datenmodelle der einzelnen Abteilungen zu hinterfragen, bestehende BI-Anwendungen und -Architektur auf ihre Effizienz und Nutzen hin zu prüfen und die Aufgaben im BI-Prozess an die einzelnen Fachabteilungen zu verteilen. Nur mit der nötigen Durchsetzungskraft und Entscheidungskompetenz kann eine zentrale Abteilung die Business Intelligence so in die Organisationsstruktur einbetten, dass diese sich an den Unternehmenszielen orientiert, statt wie bisher vielfach nur in einzelnen Projekten die Wünsche und Bedürfnisse einzelner Anwender oder Abteilungen zu bedienen.
Kommunikation und Schulung: Fachabteilungen aufklären
Vielfach herrscht in Unternehmen eine Atmosphäre des Misstrauens und der Unkenntnis in Bezug auf BI-Projekte. Die einzelnen Fachabteilungen haben Angst, die Hoheit über ihre Daten und Reportings aus der Hand zu geben. Mitarbeiter befürchten durch Konsolidierung ihren Job zu verlieren. Die zentrale BI-Abteilung kann durch Aufklärung und Kommunikation diese Ängste nehmen und Vertrauen schaffen. Dabei ist sie Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen und IT und vermittelt bei unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen. Sie kennt die Geschäftsprozesse gut und weiß wer welche Informationen benötigt. So kann eine zentrale BI für eine bessere Kommunikation zwischen den involvierten Playern sorgen.
Mit der Zentralisierung des BI-Wissens besteht auch die Gefahr, dass Engpässe entstehen, etwa wenn neue Anforderungen hinzukommen oder Mitarbeiter ausfallen. Diesen kann die BI-Schaltzentrale durch entsprechendes Wissensmanagement und Know-how-Transfer entgegenwirken. Sie schult die Mitarbeiter oder koordiniert notwendige Schulungsmaßnahmen.
Entwicklung und Implementierung: BI-Landschaft harmonisieren
Die zentrale BI-Abteilung ist neben der organisatorischen, auch mit der technologischen Entwicklung der Systeme betraut. Sie sollte einen Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Systeme, Daten und Schnittstellen erstellen und diesen auch pflegen.
Vielfach herrscht in Unternehmen eine historisch gewachsene, heterogene Architektur mit verschiedensten Plattformen, Datenbeständen oder -modellen. Eine der wichtigsten Aufgaben der BI-Zentrale ist, die bestehende BI-Landschaft zu harmonisieren; das heißt, alle relevanten Datenquellen und BI-Werkzeuge eines Unternehmens für ein zentrales Reporting oder eine übergreifende Analyse fit zu machen. Mithilfe eines Enterprise Data Warehouse und eines sauberen Master Data Management können die Datenbestände aus allen Abteilungen harmonisiert werden. Für die Datenqualität und die Validität der Ergebnisse bei der Analyse ist dies unerlässlich. Dabei kann ein Enterprise Data Warehouse auch aus mehreren, zu einem Cluster verbundenen Datenbanken bestehen.
Zudem wählt die zentrale BI geeignete Werkzeuge und Frontendtools aus, die den Anforderungen an Reporting und Datenanalyse im Unternehmen genügen. Auch hierbei ist wichtige Aufgabe der BI-Schaltzentrale zu konsolidieren, denn oftmals bestehen in Unternehmen Landschaften mit mannigfaltigen Tools unterschiedlicher Anwender. Die zentrale BI überwacht die Implementierung der einzelnen Aufgaben durch IT und Fachabteilungen und gibt schließlich den Betrieb frei.
Betrieb und Dokumentation: Waches Auge auf den BI-Prozess
Die BI-Schaltzentrale steuert und überwacht den laufenden Betrieb. Sie begreift Business Intelligence nicht als lineares Projekt mit einem klar definierten Anfang und Ende, sondern als Prozess, in den immer wieder eingegriffen werden kann und muss. Das heißt, dass Probleme oder neue Anforderungen, die sich während des laufenden Betriebs einstellen, eventuell erfordern, dass zu einem früheren Schritt im BI-Prozess zurückgekehrt und nachgebessert werden muss. Eine wichtige Aufgabe der zentralen BI-Abteilung ist auch die Dokumentation. Sie behält den Überblick über die Struktur der Business Intelligence im Unternehmen. Sie dokumentiert organisatorische Belange, die Anforderungen und Aufgaben der einzeln Beteiligten, aber auch die technologische Seite der BI-Landschaft. Damit bündelt die BI-Zentrale das gesamte BI-Know-how eines Unternehmens und ist zentrale Anlaufstelle für alle Fachfragen.