Firmen fehlt klare Projektstrategie

Immer mehr Arbeit wird aus der Linie in Projekte verlagert. Das behauptet zumindest die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) aus Nürnberg. Dieser Trend zur "Projektifizierung" sei nicht nur in "typischerweise projektgetriebenen Branchen" wie Bau und Consulting zu beobachten, sondern in fast allen Branchen und Industrien.

In dem Papier "Mit Projekten Unternehmen erfolgreich führen" liefert die GPM eine Bestandsaufnahme des Projektmanagements in Deutschland. Das Papier basiert auf zwei eigenen Studien, einer Vorstudie mit 30 Teilnehmern und einer Analyse mit mehr als 200 Befragten. Alle Teilnehmer stammen aus dem Top-Management.

Microsoft Project
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.

Planio
Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche All-in-One-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.

Basecamp
Wenn es um Projektmanagement geht, fällt schnell der Name "Basecamp". Die App bietet einen zentralen Ort für die Organisation und Koordination von Projekten. Projektteams können Notizen und To-Do-Listen erstellen, Dateien und Pläne hochladen sowie Aufgaben zuweisen und verwalten. Zudem kann mit involvierten Kollegen über die Projektfortschritte in Chats kommuniziert werden. Derzeit ist Basecamp in der Version 3 verfügbar.

Clocking IT
Das kostenlose, webbasierende Projektmanagement-Tool "Clocking IT" wendet sich im Wesentlichen an Softwareentwickler, die ihre umfangreichen Projekte effizient verwalten wollen. Dank eines übersichtlichen Dashboards und umfangreicher Collaboration-Features lassen sich der Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Tasks jederzeit überwachen und dokumentieren.

Trello
“Trello” wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt die visuelle Projektmanagement-Lösung laut Hersteller über 12 Millionen registrierte Anwender. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User auf intuitive Art und Weise visuell interagieren kann.

5pm
Das webbasierte "5pm" bietet alle Features, die man von einem Projektmanagement-Tool erwartet und stellt das Thema Zeiterfassung in den Vordergrund. So wartet 5pm unter anderem mit einer übersichtlichen Darstellung der einzelnen Projekte und Tasks, umfangreichen Zeitmanagement-Funktionen sowie einer übersichtlichen Darstellung des jeweiligen Projektfortschritts auf. Darüber hinaus bietet 5pm die Möglichkeit individuelle Projektgruppen zu erstellen, E-Mailintegration sowie umfangreiche Reporting-Funktionen.

Wrike
Bei “Wrike” handelt es sich um eine anspruchsvolle PM-Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen der modular aufgebauten Anwendung gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Klok
Die kostenlose Softwarelösung "Klok" eignet sich weniger für klassisches Projektmanagement im Sinne von Collaboration, sondern vielmehr als Tool zum persönlichen Zeitmanagement. Gerade für Selbständige und Ein-Mann-Unternehmen bietet Klok die Möglichkeit, ihre jeweilige Arbeitszeit optimal auf einzelne Projekte zu splitten und dabei wichtige Termine nicht aus den Augen zu verlieren.

Blue Ant
Von der klassischen Ressourcenplanung über To-Do-Listen, Zeiterfassung und die Portfolio-Steuerung - das umfangreiche Web-Tool "Blue Ant" der proventis GmbH aus Berlin bietet eine umfangreiche Funktionsvielfalt für verschiedenste Projekte. Durch eine Vielzahl von Schnittstellen und Web-Standards lässt sich Blue Ant problemlos in eine bestehende IT-Landschaft integrieren.

TrackingTime
Mit der kostenlosen Cloud-Lösung “TrackingTime” können Selbständige und Teams ihre Projekte und Aufgaben gemeinsam verwalten und sämtliche Arbeitszeiten bequem erfassen. Die Anwendung wartet mit einem modernen Userinterface auf und ist für Web, Desktop und Mobile (iOS und Android) verfügbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die detaillierte Reports für Kunden, Projekte und Mitarbeiter, die man im Browser einfach erstellen und als CSV-Datei exportieren kann.

Redbooth
"Redbooth" ist eine ganzheitliche PM-Lösung, die mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung alle zentralen Aspekte der effizienten Zusammenarbeit abdeckt. Was Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.

CoMindWork
"CoMindWork" bietet sowohl die Möglichkeit auf dem Server des Herstellers webbasierend zu arbeiten, als auch die Software im eigenen Netzwerk zu nutzen. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen, wie der Erstellung von Projekten, To-do- und Tasklisten, Filesharing-Optionen und den gängigen Zeitmanagement-Funktionen sowie Web 2.0. Features bietet CoMindWork umfangreiche Möglichkeiten die Software den eigenen Bedürfnissen anzupassen. So lassen sich vom Design bis hin zur Anordnung der Benutzeroberfläche viele Punkte individuell anpassen.

Werkstatt42
Rein webbasiert arbeitend, bietet sich "Werkstatt42" bedingt durch seinen kompakten Funktionsumfang und die moderaten Kosten insbesondere für kleinere Unternehmen und Selbstständige an. Zu den Funktionen zählen unter anderem Taskmanagement, die Möglichkeit zur zentralen Informationssammlung in Whiteboards sowie Filesharing-Optionen.

Zoho Projects
"Zoho Projects" enthält alle notwendigen Applikationen für das Projektmanagement. Dazu zählen unter anderem Aufgabenverwaltung und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Die Nutzer können außerdem miteinander chatten, ihre Dokumente austauschen und ein Wiki erstellen.

ActiveCollab
Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf “ActiveCollab” werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen der aus Kanada stammenden Lösung zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams besonders interessant.

Smartsheet
Genau wie die meisten seiner Konkurrenten arbeitet "Smartsheet" webbasierend. Einzelne Projekte werden in so genannten Smartsheets angelegt und die jeweiligen Projektmitarbeiter hinzugefügt. Über das jeweilige Smartsheet sind dann alle zum Projekt gehörigen Informationen, wie die Kommunikation der Projektbeteiligten, Dateianhänge und Shared Documents schnell erreichbar.

PIEmatrix
Die webbasierte Lösung "PIEmatrix" bietet die Möglichkeit, auf Basis bestehender Templates Projekte in allen Projektphasen abzubilden, zu strukturieren und zu managen. Man hat hierbei die Wahl, den Projektablauf auf Basis der integrierten Templates zu strukturieren oder diese den eigenen Bedürfnissen entsprechend zu modifizieren. Einmal erstellte Templates lassen sich dann problemlos abspeichern und als Best-Practices-Schablone für ähnlich gelagerte Projekte verwenden.

Projektron BCS
"Projektron BCS" arbeitet rein webbasiert und verfügt über alle klassischen Projektmangement-Funktionen, wie beispielsweise Taskmanagement, ein Ticketsystem, verschiedenste Auswertungs- und Berichts-Funktionen, eine flexible Rechteverwaltung sowie Zeitmanagement-Funktionen.

Verzahnung mit dem strategischen Management fehlt

Darin definieren die Autoren den Begriff "Projekt" allerdings nicht. So bleibt offen, ob bisherige Tätigkeiten schlicht einen neuen Stempel aufgedrückt bekommen oder ob sich an der Arbeit wirklich etwas ändert. Wie die Herkunft der Studienautoren vermuten lässt, messen sie Projektarbeit "strategische Bedeutung" zu. Ihre Gespräche mit den Studienteilnehmern bringen sie zu dem Fazit: "Eine Verzahnung von strategischem Management und der Disziplin des Projektmanagements, die aufgrund der gezeigten Bedeutung nur konsequent erscheint, ist noch nicht in allen Unternehmen und Branchen vorzufinden."

Professionalisierung der Projektarbeit heißt für die GPM zunächst, klare Regeln und Strategien für das Management von Projekten zu entwickeln und zu implementieren. Das betrifft nicht nur die Führungsebene sowie Struktur und Prozesse eines Unternehmens, sondern auch seine Kultur. Eine Projektstrategie wiederum umfasst drei Dimensionen: Die Existenz einer klaren Strategie für das Projektmanagement, die Ableitung der Ziele für das Projektmanagement aus der Unternehmensstrategie und die Existenz klarer Regeln für den Umgang mit Projektrisiken.

Mehrheit der Firmen mit mäßiger Projektstrategie

Aus diesen Überlegungen hinaus hat die GPM einen Projektstrategie-Index entwickelt. Dieser reicht von 0 (schwach) bis hundert (stark). Einen Wert von 85 oder mehr gestehen die Studienautoren gut einem Viertel (26 Prozent) der Unternehmen zu. Diese dürfen sich rühmen, eine "klare Projektstrategie" zu verfolgen. Eine relative Mehrheit von 46 Prozent liegt zwischen 66 und 85 Punkten und verfügt damit über eine "mittlere" Projektstrategie. Die restlichen Unternehmen liegen mit ihrer "schwachen" Projektstrategie darunter.

Die GPM rät Entscheidern unbedingt, mit dem Wandel in ein projektgetriebenes Unternehmen Rollen und Kompetenzen neu zu definieren. Sie empfehlen die Einrichtung eines Projekt-Management-Office (PMO). Eine große Mehrheit von 81 Prozent der Befragten gibt zu Protokoll, die Zusammenarbeit in Projekten laufe gut. Zwei Prozent verneinen das - die restlichen 17 Prozent konnten oder wollten sich dazu offenbar nicht äußern. 84 Prozent erklären, zum Projektleiter würden ihre Mitarbeiter durch ihre spezifischen Erfahrungen und Kenntnisse. Vier Prozent verneinen - die verbleibenden zwölf Prozent äußern sich nicht.

72 Prozent der Studienteilnehmer gehen davon aus, die Ernennung zum Projektleiter sei "eine besondere Auszeichnung". Das sieht allerdings nicht jeder so - zehn Prozent verneinen. Etwa zwei Drittel der Befragten halten das Arbeiten in Projekten für wichtig, effektiv und effizient. Dem widersprechen sechs bis sieben Prozent der Studienteilnehmer. Immerhin 57 Prozent der interviewten Top-Manager verbringen nach eigener Darstellung selbst "viel Zeit" in Projekten - auf dreizehn Prozent trifft das nicht zu.

Maßnahmen-Monitor fürs Projekt-Management
Das gute Gelingen ihrer Vorhaben scheint Unternehmen erheblich zu beschäftigen. Eines sollten sie dabei nicht tun: nur auf’s Geld achten. "Um eine Ausrichtung der Maßnahmen auf die Strategie und eine Vergleichbarkeit zu erreichen, ist eine standardisierte Methode sowie eine eindeutige Bewertungsgrundlage Voraussetzung", schreiben Dögl und Jost. Ein typischer Maßnahmen-Monitor umfasse dabei folgende Punkte:

Implementierungseignung
Mit den Aspekten Technik/Anwendungen, interner Workflow, Kundenprozesse, Mitarbeiter-Know-how und Projektprogramm.

Zielbeitrag und Strategiekonformität

Strategische Marktrelevanz

Payback-Szenario
Mit den Unterpunkten Vorlauf, laufende Kosten, IT-Savings, Geschäftsprozess-Savings und Payback.

Priorisierung und Kommentar
Dem schließen sich Priorisierung und Kommentar an.

"Projektifizierung" der gesamten deutschen Wirtschaft

Wie die Studienautoren schreiben, scheint "die Projektifizierung der gesamten deutschen Wirtschaft schneller vonstatten zu gehen als bisher angenommen". Ursachen dafür sei zum Einen die hohe Dynamik der verschiedenen gesellschaftlichen Subsysteme, zum Anderen die Krisen der vergangenen Jahre. Diese verlangten von Unternehmen ein erhöhtes Maß an Flexibilität, Effizienz und Effektivität.

Es sei Aufgabe des Top-Managements, für eine klare Projektstrategie zu sorgen und diese dann auch umzusetzen. Die Projektstrategie müsse sich direkt aus der Unternehmensstrategie ableiten oder Teil von ihr sein.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.de. (mhr)