Oft wird die Komplexität der Einführung dieser neuen Technologie unterschätzt, wodurch eine termingerechte Fertigstellung des Projektes von Anfang an gefährdet wird.
Auch ohne eine geeignete Beratung können zu Projektbeginn noch ermutigende Fortschritte erzielt werden. Das führt oft dazu dass gänzlich auf Spezialisten verzichtet wird.
Doch die früh gemachten Fehler treten dafür im weiteren Projektverlauf umso deutlicher zu Tage und erfordern aufwändige und teure Korrekturen von bereits geleisteten Arbeiten. So kann es zu plötzlichen Schiefständen im Formularlayout kommen, nur weil auch in fernöstlichen Schriftsätzen gedruckt werden soll. Oder die notwendigen Schriftarten wie zum Beispiel OCR-B, welche für einen Zahlschein benötigt werden, nicht verfügbar sind. Oder es ist kein gezieltes Ansteuern des Einzugsschachtes der Drucker möglich, weil vergessen wurde, die notwendigen Konfigurationen in der XDC Datei auf dem SAP System zu vorzunehmen.
Vielschichte Architektur
Die Komplexität dieser neuen Formulartechnik besteht nicht nur darin, dass sie einen komplett anderen Ansatz hat wie Sapscript und Smartforms, sondern auch darin das die Architektur vielschichtiger ist.
So wird ein eigener SAP Server mit einem Java Stack als Plattform für den Adobe Document Service (ADS) benötigt. Dieser ist über einen Webservice mit dem Application Server ABAP per http(s)-Protokoll verbunden. Beim Druckvorgang werden nun die Daten für das Formularlayout, die Anwendungsdaten und beim Durchlaufen der Formularschnittstelle noch weitere Daten wie zum Beispiel Kopf- und Fußdaten als XML-Datei zusammengebaut und an den ADS per Webservice gesendet.
Der ADS generiert nun anhand der Nutzdaten und des Formularlayouts die PDF-Datei. Je nachdem auf welchen Drucker gedruckt wurde, werden zusätzlich die gerätespezifischen Daten (XDC) mit übertragen. Aus diesen Informationen generiert der ADS eine druckerspezifische Datei im Format PCL oder PS bzw. ZPL für Zebra Etikettendrucker. Die generierten Daten werden über den Destination Service wieder zurück an das AS ABAP System übertragen und an den Spool bzw. auch das Archivierungssystem weitergeleitet. Da die PDF Datei zu diesem Zeitpunkt schon in der richten Form vorliegt, kann ohne erneuten Zugriff auf den Spool diese zum Beispiel als E-Mail Anhang weiterverarbeitet werden.
Aktuelle ADS Version nutzen
Bei der Installation des ADS ist es essentiell möglichst eine aktuelle Version der einzelnen Komponenten zu nutzen. Der ADS muss zudem richtig konfiguriert und mit dem Entwicklungswerkzeug "Adobe LiveCycle Designer" bezüglich der Version korrespondieren.
Erstaunlich oft sieht man, dass Formularentwickler gezwungenermaßen einen völlig veralteten LiveCycle Designer auf dem Kundensystem nutzen und bei der Implementierung auf wichtige Vorzüge von aktuelleren Versionen verzichten müssen.
Es liegt in der Verantwortung der SAP-Basis des Kunden, die korrekten Versionen der Entwicklungswerkzeuge auszuwählen, die dann durch die kundeneigene IT verfügbar gemacht werden müssen. Der Formularentwickler ist an dieser Stelle nur Anwender und hat keinen Einfluss auf die Versionsstände der von ihm benötigten Programme.
Ein abteilungsübergreifender Integrationsmanager hilft bei einer präzisen Planung und zielführenden Umsetzung, der für die Einführung von SAP Interactive Forms by Adobe notwendigen Schritte.
Bei der Planung der Infrastruktur sollte durch redundante Auslegung des ADS ein ausfallsicherer Betrieb angestrebt werden. Des Weiteren müssen die passenden Versionen des SAP Adobe Document Service und des Adobe LiveCycle Designer ausgewählt, installiert und eingestellt werden. Und nicht zuletzt sind die passenden PDF-Gerätetypen der Netzwerkdrucker für einen erfolgreichen "GO LIVE" entscheidend.
Ecksteine für die Planung
Eine effektive Nutzung von Adobe Forms erfordert vor dem Beginn der Implementierung wenigstens folgende Festlegungen:
Definition eines Corporate Design
Nur wenn eine genaue Beschreibung für das spätere Layout existiert, können alle Formulare bezüglich ihres Layouts ausgerichtet werden. Formular-Templates können somit helfen, bei der Implementierung die vorgegebenen Maße einzuhalten und wiederkehrende Anpassungen am Layout zu minimieren.
Festlegung der Dynamisierung von Kopf- und Fußbereich
Wurden bereits bei der Festlegung des Corporate Designs die Kopf- und Fußbereiche klar definiert, so kann man deren Inhalte während der Formularlaufzeit einlesen. Das hat den Vorteil, dass bei Anpassungen wie zum Beispiel Änderung des Firmenlogos nicht in etliche Formulare manuell durch einen Entwickler eingegriffen werden muss, sondern diese zentral aus dem SAP Repository ersetzt werden können.
SAP Standardtexte können ebenfalls ohne größeren Aufwand ausgelesen und dynamisch im Kopf- und Fußbereich angezeigt werden. Die Inhalte der Standardtexte lassen sich zudem einfach durch einen autorisierten Benutzer über die Transaktion SO10 anpassen.Zentrale Druckaufbereitung
Gemeint ist damit, dass alle Formulare immer einen festgelegten Programmcode durchlaufen. Das kann ein Funktionsbaustein oder eine Klasse sein. Dadurch ist es möglich durch eine Anpassung an nur einer Stelle alle Formulare zu beeinflussen. Ein Beispiel wäre, dass alle Ausdrucke von einem Testsystem ein Wasserzeichen mit einer Bezeichnung wie "Testdruck aus System XY Mandant 888" vorweisen, damit keine Verwechslung mit den Ausdrucken des produktiven Systems vorkommt.
Strategie für die Mehrsprachigkeit
Wer schon einmal ein Adobe Forms im SAP übersetzt hat, weiss dass es sehr mühsam ist innerhalb eines sehr langen XML Textes einzelne Wörter in einem Editor übersetzen zu müssen, der sich zudem noch sehr schlecht bedienen lässt. Das lässt sich umgehen, indem man Platzhalter im Formular benutzt, um die Übersetzung aus dem Formular in das SAP Repository verlagert. Doch damit ist es nicht getan. Währungen und Einheiten sind beispielsweise nicht im Formular zu finden, sondern kommen direkt aus der SAP Datenbank. Sie sind auch nur dann verfügbar, wenn das SAP mit den entsprechenden Sprachpaketen installiert worden ist. Ein nachträgliches Installieren eines Sprachpaketes bedeutet einen erhöhten Aufwand.
Korrekte SAP Gerätetypen für die eingesetzten Drucker
Nur wenn die Drucker im SAP mit den korrekten Gerätetypen definiert und konfiguriert worden sind, ist auch ein Druck mit den Adobe Forms auf den Druckern möglich. Andernfalls wird auf dem Bildschirm für die meisten Benutzer eine wenig aussagende Fehlermeldung angezeigt.
Muss zudem auch noch das Papier für den Drucker aus unterschiedlichen Einzugsfächern gezogen werden, so geht kein Weg an der Anpassung der XDC-Dateien im SAP vorbei.
Trotz des größeren Aufwandes bei der Vorbereitung, ist die neue Formulartechnologie zukunftsweisend und bietet Vorteile gegenüber von Sapscript und Smartforms. SAP selbst liefert überwiegend nur noch Adobe Forms aus, so dass Unternehmen für die Zukunft gerüstet sind. (bw)