Excel und Calc effektiver nutzen

Meist genügen schon kleine Kniffe, um die Arbeit mit Microsoft Excel und dem in OpenOffice integrierten Calc-Programm wesentlich zu erleichtern – man muss Sie nur kennen. Mit den sieben Tipps unserer Schwesterpublikation PCtipp können auch Sie das Optimum aus Ihren Tabellenkalkulationen herausholen. Wenn nicht anders beschrieben, funktionieren die folgenden Tipps bei beiden Programmen.

1. Erweitertes AutoAusfüllen

Klicken Sie in eine ausgefüllte Zelle, packen Sie mit der linken Maustaste deren untere rechte Ecke und ziehen Sie diese nach unten. Je nach Zellinhalt zeigt Excel ein anderes Verhalten: Ist der Inhalt eine Zahl, wird sie nach unten kopiert. Ist es hingegen ein Monatsname oder Wochentag, füllen sich die Zellen aufsteigend mit den folgenden Monaten oder Tagen.

Machen Sie dasselbe mit der rechten Maustaste, erscheint nach dem Loslassen ein praktisches Kontextmenü. Es lässt Ihnen die Wahl, ob Sie eine Datenreihe ausfüllen oder nur den Zellinhalt kopieren möchten. Das Calc-Programm von Open-Office.org kennt den Trick mit der rechten Maustaste nicht. Markieren Sie stattdessen die vollen sowie die leeren Zellen und benutzen Sie das Menü Bearbeiten/Ausfüllen.

Kleine Layoutaufgaben
Erfahrene Anwender nutzen Excel für Layout-Aufgaben, indem sie die Tabellenzellen als Reißbrett nutzen. Beispiel Fotokalender: <br/><br/> Öffnen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Mit den üblichen Voreinstellungen für Papierformat und Seitenränder passt der Inhalt der Spalten A bis einschließlich G sowie der Zeilen 1 bis einschließlich 56 auf eine DIN-A4-Seite. Markieren Sie die Zellen A1 bis einschließlich G1, und klicken Sie auf das "Verbinden und zentrieren"-Symbol. Tippen Sie "Januar 2009" in die Zelle und formatieren den Text. <br/><br/> Die Zeilenhöhe sollte etwas Platz zum oberen Tabellenrand und damit zum späteren Papierrand lassen. Über "Einfügen, Grafik, Aus Datei" laden Sie ein Bild und rahmen es über die Option "Linienart" auf der Symbolleiste "Grafik". Anschließend geben Sie die Namen der Wochentage sowie die Monatstage ein ("Automatisch ausfüllen" erspart viel Arbeit). Zentrieren Sie die Daten (horizontal mit der Schaltfläche in der Werkzeugleiste, vertikal über "Format, Zellen, Ausrichtung"). Die Wochentage fetten, Abstände den Elementen anpassen - fertig ist das erste eigene Kalenderblatt.

Eindeutige Checklisten
Beispiel Checkliste zur Urlaubsvorbereitung. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und schreiben Sie in Zelle A1 "Todo", in Zelle B1 "Erledigt". Dann geben Sie die Aufgaben wie "Rollläden herunterlassen", "Digitalkamera einpacken" ein. In die "Erledigt"-Spalte tippen Sie jeweils ein "Nein". Nun sollen offene Aufgaben rot und die erledigten Dinge grün gefärbt werden. Dabei hilft die Funktion "Bedingte Formatierung" im "Format"-Menü", nachdem Sie den ersten Eintrag in der "Todo"-Spalte markiert haben. <br/><br/> In der Auswahlliste unter "Bedingung 1" wählen Sie "Formel ist". In das Feld rechts daneben tippen Sie =$B2="Ja", das "Format" bekommt die Schriftfarbe Grün. Der Klick "Hinzufügen" erzeugt die zweite Bedingung. Hier wiederum "Formel ist" wählen, als die Bedingung lautet hier =$B2="Nein" (Schriftfarbe Rot). Bestätigen Sie mit "OK" und kopieren Sie die bedingte Formatierung mit dem "Formatierung übertragen"-Pinsel auf die übrigen Todo-Zellen, die sich dabei ebenfalls rot färben. Sobald Sie nun eine "Nein" in ein "Ja" verwandeln, färbt Excel den Eintrag grün.

Excel in der Küche
Beispiel Kochrezepte: Wenn Sie ein Arbeitsblatt als Vorlage anlegen, können Sie später neue Rezepte schneller erfassen. Auf Wunsch berechnet Excel automatisch die für eine beliebige Personenzahl notwendigen Zutatenmengen. In die oberste Zeile gehört der Rezeptname, darunter, in den Spalten A, B und C, werden die Mengen, Einheiten und die Zutaten eingetragen. Die Zahl der Personen, für die das Rezept gedacht ist, muss in einer eigenen Zelle stehen. <br/><br/> Rechts neben den Original-Mengenangaben werden in dem obigen Beispiel die Mengen für eine beliebige Personenzahl berechnet. Die Formel lautet: Aktuell gewünschte Portionen / Portionen Original-Rezept * Menge Original-Rezept. Übernehmen Sie diese Formel unter Verwendung der in Ihrer Tabelle gegebenen Zellkoordinaten in eine Zelle. Den Koordinaten für die Zellen mit den Personen-Zahlen stellen Sie dabei "$"-Zeichen voran, so dass etwa aus "G3"“ ein "$G$3" wird.

Mit Excel spielen
In der Mittagspause eignet sich Excel als einfacher Zeitvertreib. Dazu laden Sie ein Gratis-Spiel als Makro aus dem Web herunter. Auf der Website <a href="http://www.excelgames.org" class="Verd10pxRotBoUl">www.excelgames.org</a> finden Sie eine Reihe von Spieleklassikern wie Breakout, Schach und Mastermind, die Sie als Excel-Datei im XLS-Format herunterladen und in der Tabellenkalkulation ausführen. Weil diese Dateien Makros enthalten, fragt Excel beim Start, ob es diese aktivieren darf. Dem müssen Sie zustimmen, sonst funktionieren die Spiele nicht. Danach kann der Spielspaß direkt beginnen.

Benzinkosten senken
An der Tankstelle klettern die Preise für Benzin und Diesel in astronomische Höhen - mit Excel können Sie hingegen Ihre Benzinkosten senken. Alles was Sie dafür benötigen, ist eine Tabelle, in der Sie erfassen, wann Sie welche Menge zu welchem Preis getankt haben und welche Kilometerzahl seit dem letzten Tankstopp zurückgelegt wurde. Excel nimmt Ihnen die Berechnung des Durchschnittsverbrauchs gerne ab und führt nach "Bleifuß-Fahrten" auf der Autobahn den dadurch entstandenen Mehrverbrauch vor Augen. Wenn Sie die Tabelle um Felder für die übrigen Kosten erweitern (etwa Werkstattkosten, Öl, Scheibenwischer, Autowaschanlage, Steuern, Versicherung), haben Sie die Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs pro Kilometer im Blick. Liegen diese über den vom Finanzamt gewährten Pauschalen, kann Ihnen das bei Ihrer nächsten der Steuererklärung zusätzliches Geld sparen.

Excel als Etikettendrucker
Sorgfältig platzierte Druckaufträge sind nicht nur in Word möglich, auch Excel bietet sich zur Herstellung von Etiketten, Karten und Aufklebern an. Die Microsoft-Tabellenkalkulation druckt auch Etiketten für Ihre Marmeladengläser und das besonders schnell. Dazu benötigen Sie selbstklebende Etiketten aus der Schreibwarenabteilung. Dann bringen Sie einfach eine Tabellenzelle auf die Größe eines Etiketts und gestalten sie nach Belieben. Ein Beispiel dafür finden Sie im Bildschirmfoto. Anschließend kopieren Sie die Zelle so oft, dass beim Ausdruck der gesamte Etiketten-Bogen gefüllt wird - fertig. Auf die gleiche Weise können Sie übrigens auch eigene Visitenkarten drucken.

Word-Dokument einbauen
Excel bietet einige Gestaltungsfunktionen, aber manchmal wünscht man sich doch eine der Layout-Funktionen von Word hinzu. Nichts leichter als das. In Excel klicken Sie auf "Einfügen, Objekt" und wählen im folgenden Fenster als Objekttyp "Microsoft Word-Dokument". Daraufhin erscheint ein neuer Bereich im aktuellen Arbeitsblatt, der ein Word-Dokument enthält, das Sie bearbeiten können, wie Sie es aus Microsofts Textverarbeitung gewohnt sind. Auf dem gleichen Weg laden Sie auch Word-Dokumente in eine Excel-Tabelle. Dabei müssen Sie nach dem Klick auf "Einfügen, Objekt" lediglich noch auf den Reiter "Aus Datei erstellen" wechseln. Dort öffnen Sie die Datei über den "Durchsuchen"-Knopf.

Online-Kurse abfragen
Wer den Verlauf der Aktienkurse in Excel verfolgen möchte, für den hält die Tabellenkalkulation einen Leckerbissen bereit. Sie kann Kursinfos automatisch aus dem Internet in Ihre Arbeitsblätter einfügen und erspart Ihnen so das mühsame Abtippen. Grundlage dafür ist Excels "Recherchieren"-Funktion. Nach einem Klick auf den gleichnamigen Eintrag im "Extras"-Menü erscheint der "Recherchieren"-Bereich am rechten Fensterrand. Unter "Suchen nach" geben Sie den Namen einer Aktie ein. Dann wählen Sie im Feld darunter die Recherche-Option "Alle Wirtschafts- und Finanzwebsites" aus und starten die Suche mit einem Klick auf den grünen Pfeil. Fehlt diese Option, klicken Sie ganz unten auf den Link "Recherche-Optionen". Damit Excel hierzulande und in den USA gehandelte Aktien aufspüren kann, aktivieren Sie die Suchfunktionen "MSN Money-Aktienkurse Deutschland" oder "... USA". Führt dieser Weg nicht zum Erfolg, laden Sie das MSN Money-Add-in von der Microsoft-Site. <a href="http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=485FCCD8-9305-4535-B939-3BF0A740A9B1&displaylang=DE" class="Verd10pxRotBoUl">Download: MSN Money-Add-in</a>

Projekte planen
Die Durchführung kleinerer Projekte wie ein Sportturnier ist in Excel schnell geplant. Auf der Office-Website hält Microsoft viele nützliche Excel-Dokumentvorlagen bereit, die Sie über den Reiter „Vorlagen“ rechts oben auf der Startseite erreichen. Unter „Weitere Kategorien, Liga und Turnierklasse“ kommen Sportfans auf ihre Kosten, die ein Turnier ausrichten wollen. In Form der Vorlage „Turnierplan“ finden Sie hier eine Excel-Datei, in die Sie Spielpaarungen eintragen und den Weg der Teilnehmer ins Finale verfolgen können. Natürlich eignet sich diese Vorlage nicht nur für kleine lokale Ausrichter, Fans können darüber auch das Spielgeschehen bei der bevorstehenden Fußball-Europameisterschaft festhalten. <a href="http://office.microsoft.com/de-de/default.aspx" class="Verd10pxRotBoUl">Download: Office-Website</a>

Excel zählt automatisch hoch

2. Sofortintervall

Beim AutoAusfüllen von Zahlen mit der Rechtstaste entdecken Sie zuunterst im Kontextmenü den Punkt Reihe. Klicken Sie ihn an und geben Sie im "Inkrement"-Feld ein Intervall ein (z.B. 10). Nun zählt Excel in den leeren Zellen automatisch in Zehnerschritten hoch. Die Reihe ist auch in Calc vorhanden. Sie finden diese im Menü Bearbeiten/Ausfüllen.

3. Spalte an Text anpassen

In einer Excel- oder Calc-Spalte haben Sie Text, der über den Zellenrand hinausragt. Jetzt möchten Sie die Spaltenbreite automatisch dem längsten Eintrag anpassen. Fahren Sie mit der Maus auf den rechten Rand des Spaltenkopfs, sodass sich der Mauspfeil in einen Links/Rechts-Doppelpfeil verwandelt. Machen Sie einen Doppelklick, schon passt sich die Spalte an.

Zusammenhängende Zellen kopieren

4. Text an Spalte anpassen

Soll sich – anders als im letzten Tipp – der Text an die Spaltenbreite halten? Markieren Sie die ganze Spalte mit einem Klick in ihren Spaltenkopf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte hinein und gehen Sie im Kontextmenü zum Menüpunkt Zellen formatieren. Jetzt haben Sie im Register Ausrichtung die folgende Wahl: "Zeilenumbruch" erlaubt mehrzeilige Zellinhalte. Alternativ ändern Sie die Schriftgröße des Textes mit "An Zellgröße anpassen" automatisch. Jetzt kleben die Inhalte der benachbarten Zellen am unteren Zellenrand. Markieren Sie die Spalten, gehen Sie zu Zellen formatieren/Ausrichtung und ändern Sie bei "Textausrichtung/Vertikal" den Eintrag von Unten auf Oben.

5. Schnellkopie

Um den Inhalt zusammenhängender Zellen zu kopieren, markieren Sie diese. Drücken und halten Sie in Excel die Ctrl-Taste und fahren Sie mit der Maus auf den Rand der Markierung. Sobald der Mauszeiger ein kleines Pluszeichen erhält, klicken Sie und ziehen den markierten Teil mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle – schon sind die Zellen kopiert. Im OpenOffice.org Calc ist es dieTastenkombination Ctrl+Alt, die Sie hierzu drücken und halten müssen. Außerdem fehlt dem Mauszeiger das Pluszeichen, das in Excel den Kopiermodus anzeigt.

Zellen mit Formatierung löschen

6. Richtig löschen

Das Löschen per Delete-Taste oder über die rechte Maustaste entfernt in Excel nur die Zellinhalte, aber nicht Formatierungen wie Rahmen oder Farben. Wenn Sie in der markierten Zelle alles löschen wollen, benutzen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Löschen/Alles respektive in Excel 2007 im Start-Reiter den Befehl "Alle löschen" hinter dem Radiergummisymbol im Bereich "Bearbeiten". Im Calc-Programm können Sie beim Drücken der Delete-Taste die Option "Alles löschen" anhaken.

7. Mehrfacheingabe

In einer neuen Arbeitsmappe wollen Sie mehrere identisch aufgebaute Tabellenblätter erstellen. Fügen Sie via Einfügen/Tabellenblatt die gewünschte Anzahl Blätter ein. Drücken und halten Sie die Shift-Taste und klicken Sie am unteren Rand die Blatt-Reiter des ersten sowie des letzten Blattes an. Jetzt sind alle markiert. Nun gestalten Sie in aller Ruhe das vorderste Blatt. Wenn Sie sich anschließend die anderen Blätter anschauen, sind diese mit den exakt denselben Inhalten wie das erste Blatt gefüllt

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag von Gaby Salvisberg in der CW-Schwesterpublikation PCtipp.