Hinweis: Die folgenden Tipps beziehen sich auf das bei Privatanwendern immer noch weit verbreitete Excel 2010.
Wenn Sie ein Arbeitsblatt erstellen, das Sie immer wieder verwenden werden, dann können Sie beispielsweise ein Drehfeld integrieren, sodass Sie mit Ihrer Maus die Werte einfügen können. Somit müssen Sie diese Ziffern nicht mit der Tastatur einfügen. Oder Sie möchten einem Arbeitsblatt-Nutzer nur bestimmte Werte einfügen lassen, dann integrieren Sie eine Optionsschaltflächen in das Arbeitsblatt. Lesen Sie weiter, wenn Sie diese und noch ein paar weitere Excel-Tricks lernen wollen.
So finden Sie die richtigen Werkzeuge
Der Schlüssel zur Verwendung dieser Funktionen liegt in Excels Formularsteuerelementen, die nur über den Entwicklertools-Tab zugänglich sind. Dieser Tab ist in den Standardeinstellungen nicht sichtbar. Damit Sie diesen verwenden können, klicken Sie auf Datei > Optionen >Menüband anpassen . Hier suchen Sie in der rechen Spalte nach Entwicklertools und setzen daneben ein Häkchen und klicken auf OK .
Klicken Sie auf den Entwicklertools-Tab im Menüband und wählen Sie Einfügen (innerhalb des Entwicklertools-Tabs) aus. Bleiben Sie mit der Maus über einem der darunter erscheinenden Symbole kurz stehen, erscheint ein kleines Textfeld, das Ihnen den gesamten Namen des Symbols nennt. Beachten Sie, dass die ActiveX Kontroll-Leiste darunter ähnlich aussieht und in einigen Fällen sogar identische Symbole aufweist, aber die Symbole dort führen andere Aufgaben aus. Achten Sie darauf, dass Sie für unsere Tipps nur die Formularsteuerelemente verwenden.
Sie können Formularsteuerelemente zu Ihren Arbeitsblättern hinzufügen, um beispielsweise eine Klicken-und-Einfügen-Funktion zu aktivieren. Die Optionsschaltfläche kann ein Makro ausführen lassen, wenn der Tabellen-Nutzer darauf klickt. Das Kombinationsfeld und das Listenfeld ermöglichen es dem Nutzer bestimmte Einträge aus einer Liste auszuwählen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wofür Sie Drehfelder, Optionsfelder und Kontrollkästchen verwenden können und wie Sie diese in Ihre Excel-Tabelle einfügen.
Wir beginnen mit Drehfeldern in Excel
Eines der am einfachsten zu verstehenden Bedienelemente ist das Drehfeld, mit dem der Anwender den Wert einer Zelle um eines erhöhen oder vermindern kann, indem er darauf klickt. Um zu sehen, wie das funktioniert, klicken Sie auf Entwicklertools > Einfügen > Drehfeld . Klicken Sie in das Arbeitsblatt und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, um die Größe der Schaltfläche festzulegen. Dieses Drehfeld enthält zwei große Pfeile, einen im oberen und einen im unteren Bereich der Schaltfläche, die jeweils nach oben beziehungsweise nach unten weisen.
Führen Sie auf dem Drehfeld einen Rechts-Klick aus und wählen Sie Steuerelement formatieren aus. Falls der Steuerungs-Reiter noch nicht ausgewählt ist, aktivieren Sie diesen. Der "Aktuelle Wert" ist der Startwert für dieses Steuerfeld. Der "Minimalwert" und "Maximalwert" sind, entsprechend der kleinste beziehungsweise größte Wert, den dieses Feld annehmen kann. Excel beschränkt Ihre Auswahl auf eine Zahl zwischen 0 und 30.000. Die "Schrittweite" bezieht sich auf die Zahl, um die sich der Wert beim Klicken eines der Pfeile ändern soll. Die "Zellverknüpfung" ist die Zelle in der eine Betätigung der Pfeile Auswirkungen hat.
Tippen Sie die folgenden Werte ein:
Aktueller Wert: 50
Minimalwert: 0
Maximalwert: 400
Schrittweite: 25
Zellverknüpfung: A1
Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie irgendwo außerhalb des Drehfeldes, sodass es nicht länger ausgewählt ist.
Um das Drehfeld auszuprobieren, nutzen Sie die Pfeile: Klicken Sie auf den nach oben weisenden Pfeil, wird der Wert im Feld A1 um 25 vergrößert. Klicken Sie hingegen auf den nach unten weisenden Pfeil, verringert sich der Wert um 25. Beachten Sie, dass der Wert die Zahl 400 nie überschreiten kann, weil Sie dies als Maximalwert ausgewählt haben. Aus demselben Grund kann der Wert nie unter 0 fallen.
Leiste zum Verschieben von Fensterinhalten und Optionsfelder
Entdecken Sie die Leiste zum Verschieben von Fensterinhalten
Die verschiebbare Leiste funktioniert so ähnlich, wie das Drehfeld. Klicken Sie auf Entwicklertools > Einfügen > Leiste zum Verschieben von Fensterinhalten , um dieses Bedienelement einzufügen. Nun ziehen Sie horizontal oder vertikal auf dem Arbeitsblatt, um eine horizontale oder vertikale Leiste zu erstellen. Beide funktionieren auf die gleiche Weise, sie sind nur unterschiedlich orientiert. Nun führen Sie einen Rechtsklick auf der Leiste aus und klicken auf "Steuerelement formatieren…". In dem neuen Fenster wählen Sie den Reiter "Steuerung" aus. Die Leiste zum Verschieben von Fensterinhalten hat die gleichen Einstellungsmöglichkeiten, wie bereits das Drehfeld. Neu hinzugekommen ist "Seitenwechsel". Hierüber bestimmen Sie um wie viel der Wert geändert wird, wenn der Nutzer auf die Leiste klickt. Die Schrittweite bestimmt, welcher Wert hinzugefügt oder abgezogen wird, wenn der Nutzer auf einen der Pfeile am Rand der Leiste klickt. Selbstverständlich hat diese Leiste auch einen Balken, den der Nutzer halten und verschieben kann, um den Wert zu verändern. Das ist nützlich, wenn der Nutzer große Wertänderungen vornehmen muss.
Beide Funktionen, also das Drehfeld und die Leiste, sind auf die Werte zwischen 0 und 30.000 beschränkt. Dies scheint eine enge Einschränkung zu sein, aber Sie können eine Formel verwenden, um andere Werte zu erreichen. Erstellen Sie beispielsweise eine Leiste, führen Sie einen Rechtsklick darauf aus und klicken Sie auf Steuerelement formatieren > Steuerung . Tippen Sie die folgenden Werte ein:
- Aktueller Wert: 0 - Minimalwert: 0 - Maximalwert: 100
- Schrittweite: 1 - Seitenwechsel: 10 - Zellverknüpfung: A3
Klicken Sie jetzt auf OK und anschließend außerhalb der Leiste, damit diese nicht länger ausgewählt ist.
Nun klicken Sie in die Zelle B3 und tippen Sie die folgende Formel ein:
=A3-50
Wenn ein Nutzer jetzt auf die Leiste drückt, wird der Wert in Zelle A3 immer zwischen 0 und 100 liegen. In der Zelle daneben, folglich B3, werden Werte zwischen -50 und + 50 angenommen, weil die Formel dies so bestimmt. Wenn Sie den Wert der Zelle A3 verstecken (indem Sie die Zelle auswählen und weis als Textfarbe wählen, während der Hintergrund auch weiß ist), dann sieht der Nutzer lediglich, dass die Leiste die Werte in Zelle B3 ändert.
Nutzen Sie das Optionsfeld
Das Optionsfeld agiert immer als eine Gruppe und der Tabellenkalkulations-Nutzer kann immer nur eine Option ausgewählt haben. Wenn Sie mehrere Sets von Feldern erstellen müssen, um unterschiedliche Einstellungen in einem Arbeitsblatt vorzunehmen, können Sie jedes Set in einer Gruppierungs-Box setzen, damit diese Auswahlmöglichkeiten von den anderen isoliert sind.
Wenn Sie sehen wollen, wie das Gruppenfeld funktioniert, klicken Sie auf Entwicklertools > Einfügen > Gruppenfeld und ziehen Sie ein Rechteck auf Ihrem Arbeitsblatt. Klicken Sie auf Optionsfeld um ein Optionsfeld in die Gruppenbox einzufügen. Wiederholen Sie das Einfügen des Optionsfeldes zwei weitere Male, sodass es zum Schluss drei Auswahlmöglichkeiten im Gruppenfeld gibt.
Führen Sie einen Rechtsklick auf einem der Optionsfelder aus und klicken Sie auf Steuerelement formatieren… Sie können bestimmen, ob ein Optionsfeld aktiv sein soll, oder nicht. Da immer nur eines aktiv sein kann, werden durch eine Änderung hier direkt alle anderen Optionsfelder angepasst. Außerdem spielt es keine Rolle, bei welchem Optionsfeld Sie eine Zelle als Zellverknüpfung auswählen, diese wird automatisch für alle Optionsfelder in der Gruppe ausgewählt. Um den Namen neben einem Optionsfeld zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste hierauf und wählen Sie Text bearbeiten aus.
Die Optionsfelder geben den Wert in der Zellverknüpfung aus, in der Reihenfolge, wie Sie die Optionsfelder erstellt haben. Somit wird das erste Feld den Wert 1 wiedergeben, wenn dieses Aktiviert ist. Das zweite entsprechend den Wert 2, das dritte den Wert 3 und so weiter. Sie können die Werte, die Sie von den Optionsfeldern erhalten verwenden, um eine Aktion auszuführen. Beispielsweise können Sie den Optionsfeldern die Titel "Express", "2-Tage" und "Standard" geben. Hierüber könnte der Nutzer beispielsweise bestimmen, wie ein Päckchen versandt werden sollte. Sie können eine Wenn-Funktion erstellen, die den Endpreis inklusive der Versandkosten hierüber berechnet.
Wenn Sie also die drei Bestelloptionen "Express", "2-Tage" und "Standard" erstellt haben, bestimmen Sie die Zelle A1 als Zellverknüpfung. Sie können die Formel zur Berechnung des Versandpreises in einer beliebigen Zelle wiedergeben lassen. Wenn der Expressversand also 20 Euro kostet, die 2-Tage-Lieferung 10 Euro und der Standardversand 5 Euro, dann können Sie dies mit der folgenden Formel beschreiben:
=WENN(A1=1;45;WENN(A1=2;35;20))
Verwenden Sie die Kontrollkästchen
Jedes Kontrollkästchen ist von den anderen Kontrollkästchen im Arbeitsblatt unabhängig, anders als die Optionsfelder. Also kann der Nutzer jedes Kontrollkästchen separat an- und abwählen. Sie können bestimmen, ob ein Kontrollkästchen von Anfang an "Aktiviert", oder "Nicht aktiviert" sein soll. Es gibt noch die Option "Gemischt"; das bedeutet, dass das Kontrollkästchen grau ist, bis es zum ersten Mal ausgewählt wurde. Praktisch gesehen, benötigen Sie wahrscheinlich nur die Optionen "Aktiviert" und "Nicht aktiviert". Jedes Kontrollkästchen sollte mit einer anderen Zelle verknüpft sein. Es wird den Wert "Falsch" ausgeben, wenn es nicht ausgewählt ist und "Wahr", wenn sich neben dem Kontrollkästchen ein Haken befindet. Wenn bei "Gemischt" noch nichts ausgewählt ist, erscheint "#N/A" in der Zellverknüpfung.
Sie können die Werte, die ein Kontrollkästchen ausgibt, testen, indem Sie eine WENN-Funktion erstellen, die auf die Zellverknüpfung zugreift. Es soll je nach ausgegebenem Wert eine andere Berechnung durchführt werden. Eine Rechnung könnte beispielsweise ein Kontrollfeld mit der Beschriftung "Inklusive Steuern" enthalten. Wenn Sie dieses Kontrollfeld mit der Zelle A7 verknüpfen und die Formel =WENN(A7;Gesamtrechnung*0,19;0) in eine andere Zelle des Arbeitsblattes tippen, wird dort der Betrag der Berechnung erscheinen. Hierbei wird der Wert der Zelle Gesamtrechnung mit 19 Prozent multipliziert, um die Steuern zu berechnen. Wenn der Nutzer nun dieses Kontrollkästchen auswählt, werden die Steuern berechnet. Solange es nicht aktiv ist, würde in diesem Fall der Wert 0 bei den zu zahlenden Steuern wiedergegeben werden. (PC-Welt)