Excel im Reporting weiterhin sehr verbreitet

Die meisten Unternehmen (86 Prozent) greifen jedoch bereits auf eine Standardsoftware zurück, wobei Excel in der Umfrage mit 180 IT- und 183 Controlling-Leitern als solche gewertet wurde. Somit dürfte der Anteil der Unternehmen, die Excel für die Geschäftsdatenanalyse nutzen, weit höher als 18 Prozent sein. Sechs Prozent gaben an, dass sie eine Softwarelösung einsetzen, die ausschließlich für ihren Anwendungsfall entwickelt wurde. Immerhin noch acht Prozent betreiben überhaupt kein Reporting beziehungsweise setzen dafür keine Software ein.

Obwohl viele Unternehmen eine Standardsoftware nutzen, hat für über zwei Drittel der befragten Controlling-Leiter Excel nach wie vor einen hohen Stellenwert. RAAD zufolge werden mit Excel gerade in Fachbereichen schnell Daten gezogen und weiterverarbeitet. Dies habe den Vorteil, Daten und Auswertungen zügig und ohne Absprache mit der IT erzeugen zu können. Sofern Excel nicht in die BI-Strategie mit einbezogen sei, gebe es diesbezüglich jedoch Risiken, vor allem in Hinblick auf die Konsistenz der Daten und deren Aktualität.

Strategisches Reporting ausbaufähig

Über die Hälfte der Controlling- und der IT-Leiter sind mit der Performance bei der Erstellung von Reports sehr zufrieden beziehungsweise zufrieden. Mit der eingesetzten Software decken die befragten Unternehmen die drei wesentlichen Arten des Berichtswesens ab. Fast 60 Prozent nutzen das strategische Reporting, was das Management bei strategischen Entscheidungen unterstützen soll. Hierbei kommen auch Kennzahlen-Methoden wie Balanced Scorecard, Six Sigma oder vergleichbare Verfahren zum Einsatz.

Am häufigsten setzen die Teilnehmer der Studie das operative Reporting ein. 94 Prozent wenden es an, damit Management und Führungskräfte das Tagesgeschäft überwachen und steuern können. RAAD bezweifelt jedoch, dass alle durch gute Integration möglichen Vorteile genutzt werden können. Da viele Unternehmen ihr Reporting mit Excel ausführten, sei hier sicherlich noch Potenzial für Standardisierung zu finden.

Die flexibelste Form der Aufbereitung, das Adhoc-Reporting, verwenden 77 Prozent der Unternehmen. Die nicht standardisierte Berichtsart soll Mitarbeitern im Bedarfsfall ermöglichen, auf Knopfdruck Berichte und Analysen nach eigenen Anforderungen zu erstellen.

Einsatzgebiete der Reports

Vor allem die Geschäftsführung sowie die Finanz- und Controlling-Abteilungen nutzen nach Einschätzung der Controlling-Leiter die Berichte am häufigsten. Erwartungsgemäß spielen die strategischen Reports in der Geschäftsführung die wichtigste Rolle, während die Finanz-und Controllingabteilungen einen leichten Schwerpunkt auf operatives und Adhoc-Reporting legen. Weitere Anwender sind Produktion, Logistik, Vertrieb/Marketing sowie die Personalabteilung.

27 Prozent aller befragten Unternehmen gab an, bereits realtime und ohne Verzögerung auf Daten direkt aus den operativen System zugreifen zu können, um zum Beispiel kritische Transaktionen zu überwachen oder Entscheidungen aufgrund aktueller Daten zu treffen. Nach Angaben von RAAD haben jedoch nicht alle dieser Unternehmen eine ausgereifte BI-Landschaft im Einsatz. Folglich seien hier scheinbar auch Organisationen zu finden, die einen eher kleinen Anwendungsbereich von Business Intelligence-Lösungen nutzen und entsprechend wenig Daten analysierten. Sechs Prozent wollen Realtime-Reporting in nächster Zeit umsetzen, 19 Prozent messen diesem Thema jedoch überhaupt keine Bedeutung zu.

Für die Studie befragte RAAD Research im April und Mai 2010 insgesamt 363 Führungskräfte aus IT (180) und Controlling (183) in Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern telefonisch.