Das wichtigste Element im Diagramm ist die Datenreihe-Funktion. Diagramme sind dynamisch, d. h., ändert sich eine Zahl in der Tabelle, wird diese Änderung sofort auch auf das Diagramm übertragen. Diese
dynamische Verbindung zwischen Diagramm und Tabelle wird automatisch aufgebaut, wenn das Objekt gezeichnet wird. Ausschlaggebend ist eine Funktion, die sichtbar wird, wenn Sie auf eine der Datenreihen,
z. B. auf eine Säulenreihe, klicken:

=DATENREIHE(Tabelle1!$B$1;Tabelle1!$A$2:$A$7;Tabelle1!$B$2:$B$7;1)

Die Funktion DATENREIHE() erhält im ersten Argument die Bezeichnung für die Legende (hier die Zelle B1), im zweiten Argument wird der Bezug zur Rubrikenachse hergestellt (A2 bis A7), und das dritte Argument verweist auf die angezeigten Daten (B2 bis B7). Das letzte Argument steht für die Position der Reihe im Diagramm (1 = linke Reihe, 2 = 2. Reihe von links usw.).

Dieser Funktionsaufbau gilt für Säulen-, Balken-, Linien- und Punktdiagramme, Kreisdiagramme haben nur eine einzelne Datenreihe:

=DATENREIHE(Tabelle1!$B$1;Tabelle1!$A$2:$A$7;Tabelle1!$B$2:$B$7;1)

Hier steht das erste Argument für den angezeigten Diagrammtitel (hier B1), das zweite bezeichnet den Bereich, in dem die Texte für die Legende stehen (A2:A7), und das dritte Argument zeigt auf den Datenbereich.

Die Funktion DATENREIHE() im Diagramm

Farbmarkierungen nutzen

Solange sich nur die Daten ändern, die das Diagramm bereits anzeigt, werden Sie keine Probleme damit haben, denn jede Änderung wird sofort optisch umgesetzt. Schwieriger wird es, wenn Daten wegfallen oder neue Daten hinzukommen: In diesem Fall stimmt der zugewiesene Datenbereich nicht mehr. Bevor Sie jetzt ein neues Diagramm erstellen, testen Sie einfach diese Techniken:

Markieren Sie das Diagrammobjekt und achten Sie auf die Farbmarkierungen, die dabei in der Tabelle angebracht werden:

• Eine magenta gefärbte Linie kennzeichnet den Bereich, der die Beschriftungen (x-Achse im Säulendiagramm, Legende für Torten) enthält.

• Grün wird diejenige Zelle markiert, die die Überschrift enthält (Legende im Säulendiagramm, Titel im Kreisdiagramm).

• Die blaue Linie kennzeichnet den Datenbereich.

Ändert sich der Datenbestand, können Sie auch über Menüs oder die Multifunktionsleiste die Bereiche neu bestimmen, schneller geht es aber über die entsprechenden Farbmarkierungen. Zeigen Sie auf den Rand der Farbmarkierung und ziehen Sie diesen mit gedrückter Maustaste an eine neue Position. Um den Bereich zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie das Füllkästchen der Farbmarkierung nach unten oder oben.

Farbmarkierungen kennzeichnen die Diagrammbereiche

Der richtige Diagrammtyp

Gene Zelazny, der amerikanische Chart-Guru (»Say it with charts«), hat vor vielen Jahren schon einige Grundregeln für die Verwendung von Diagrammtypen aufgestellt, die auch heute noch gültig sind.

Fünf Grundtypen, fünf Vergleichsarten

Excel bietet Dutzende von Diagrammarten an. Die wenigsten davon lassen sich benutzen, manche sind aus der Mode (Kegel, Pyramiden), andere wie das Netz-, Flächen- oder Ringdiagramm eignen sich nicht für eine einfache Visualisierung. Beschränken Sie sich bei der Auswahl auf einige wenige Varianten, die eine klare und einfache Visualisierung ermöglichen. Mit fünf Grundtypen (siehe Bild) lassen sich die meisten Geschäftsdiagramme aufbereiten.

Die Entscheidung für einen dieser Typen trifft sich leichter, wenn Sie die zu treffende Aussage als Vergleich kategorisieren. Auch dafür gibt es fünf Grundtypen:

• Strukturvergleich

• Rangfolgevergleich

• Zeitreihenvergleich

• Häufigkeitsvergleich

• Korrelationsvergleich

In dieser Matrix finden Sie die Zuordnung der Diagrammtypen zu den Vergleichsarten.

Strukturvergleiche

Der Strukturvergleich liefert die Anteile an einer Gesamteinheit, wie z. B. die Umsätze pro Region oder die Marktanteile eines Unternehmens in einer Branche. Das Kreisdiagramm verdeutlicht die Aussage am besten. Portfoliodiagramme erweitern die Aussage um eine zusätzliche Dimension.

Das Kreisdiagramm sollte nicht mehr als sechs Segmente enthalten. Lassen Sie den wichtigsten Sektor an der 12-Uhr-Linie beginnen, die übrigen Sektoren werden im Uhrzeigersinn angeordnet. Der wichtigste Sektor erhält die stärkste Farbe oder dunkelste Schraffur. Enthält das Kreisdiagramm zu viele kleine Segmente, fassen Sie diese in einer Gruppe zusammen und erstellen ein Kreis-im-Kreis-Diagramm oder ein Balkenim-Kreis-Diagramm.

Strukturvergleiche mit Torten- und Blasendiagrammen

Ein Balken-im-Kreis-Diagramm fasst kleinere Wertegruppen zusammen

Rangfolgenvergleiche

Die Rangfolge von Objekten und die Gegenüberstellung von Werten visualisiert das Balkendiagramm am besten. In der Vertikalen sind die Objekte angeordnet, die Horizontalachse enthält die Unterteilung (z. B. Prozente).

Zeitreihenvergleiche

Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg (Zeitreihen) verdeutlichen Sie mit dem Säulen-oder Liniendiagrammtyp. Säulen sollten nur bei wenigen Punkten zum Einsatz kommen, Linien verwenden Sie bei größeren Datenmengen. Passen Sie die Abstände zwischen den Säulen so an, dass diese optisch gut erfassbar sind. Soll das Säulendiagramm mehr als eine Reihe darstellen, verwenden Sie am besten Überlappungen. Gestapelte Säulen geben zusätzlich die Anteile der einzelnen Werte an der Gesamtheit wieder.

Im Kurvendiagramm bringen Sie mehr Punkte unter als im Säulendiagramm. Excel bietet auch die Möglichkeit, Linien zu glätten, was besonders nützlich ist für Funktionskurven.

Häufigkeitsvergleiche

Die Besetzung der Größenklassen bringt der Häufigkeitsvergleich zum Ausdruck, der in der Praxis ebenfalls über das Säulen- oder Liniendiagramm visualisiert wird.

Die Hauptachse enthält dabei die Objektbezeichnungen. Die Vergleichsart Korrelation zeigt auf, ob eine Beziehung zwischen zwei Variablen besteht (Beispiel: Steigt der Absatz, wenn die Preise niedrig sind?). Er wird mit zwei Balkendiagrammen mit gemeinsamer Achse oder über das Punktediagramm dargestellt.

Säulen und Linien visualisieren Zeitreihenvergleiche

Häufigkeitsvergleich über das Säulendiagramm

Excel-Praxis: Die Kamera

Die Kamera ist ein Symbol, das eine ganz besondere Verknüpfungstechnik ermöglicht. Seit der Excel-Version 97 ist sie nicht mehr im Standardumfang der Symbolleisten enthalten, die Kamera lässt sich aber mit wenigen Handgriffen installieren.

Gültig für Excel 2003:

Ansicht/Symbolleisten/Anpassen. Schalten Sie um auf die Registerkarte Befehle und suchen Sie das Kamerasymbol (Kategorie Extras). Ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste in eine Symbolleiste und schließen Sie den Anpassen-Dialog wieder.

Gültig für Excel 2007 und 2010:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Schalten Sie unter Befehle auswählen auf Alle Befehle. Suchen Sie den Eintrag Kamera, holen Sie ihn per Klick auf Hinzufügen in die Symbolleiste. Die kleine Symbolleiste zeigt anschließend ein Kamerasymbol, und mit diesem »fotografieren« Sie Bereiche aus Tabellenblättern oder Diagrammobjekte.

Erstellen Sie mit diesem Symbol eine dynamische Verknüpfung mit Grafikobjekten. Markieren Sie den zu verknüpfenden Bereich und klicken Sie auf die Kamera. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz. Setzen Sie dieses in einem anderen Bereich oder Tabellenblatt mit Klick auf die linke Maustaste ab. Die Kamera fotografiert den Bereich und erstellt eine verknüpfte Kopie als Grafikobjekt. Achten Sie auf die Verknüpfung zum Original, die bei markiertem Objekt in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird.

Hinweis

Grafikobjekte und Diagrammobjekte kann die Kamera nicht fotografieren. Markieren Sie dafür den Zellbereich im Hintergrund des Objekts.

Die Verknüpfung lässt sich auch zwischen Arbeitsmappen erstellen, in diesem Fall erhält sie den Namen der Mappe in eckigen Klammern (siehe Bild).

Per Doppelklick zur Quelle
Mit einem Doppelklick auf das verknüpfte Objekt schalten Sie wieder zurück zur Quellanwendung
und markieren diese auch gleich wieder.

Excel-Praxis: Flexible Legende

Sie haben ein prächtiges Balken-, Säulen- oder Liniendiagramm erstellt, den richtigen Diagrammtyp zugewiesen und Ihr Chart formatiert. Leider fehlt ein passender Eintrag für die Legende, denn die vor dem Einfügen des Diagramms angebrachte Markierung enthielt keine passende Spaltenüberschrift. Das Einschalten der Legende hilft auch nicht weiter, Excel trägt mangels Daten nur »Reihe 1, Reihe 2« etc. ein. So erzeugen Sie Ihre eigene Legende:

Klicken Sie auf eine Datenreihe im Diagramm (Balken, Säule, Linie …). In der Bearbeitungsleiste erscheint die Formel, die diese Reihe als Datenbasis hat. Tragen Sie den gewünschten Legendeneintrag als erstes Argument vor dem ersten Semikolon ein. Sie können eine Zelle mit dem Legendentext markieren oder diesen einfach zwischen zwei Anführungszeichen eintippen.

Legendentext selbst gemacht mit DATENREIHE()

Excel-Praxis: Grafikobjekte auf Datenreihen

Säulen-, Balken- oder Liniendiagramme wirken weniger langweilig, wenn Sie grafische Objekte einbinden. Lassen Sie anstelle eines Balkens doch einmal eine Reihe von Pfeilen, Punkten oder kleinen Firmenlogos die Achse entlangwachsen:

Erstellen Sie ein Säulen-, Balken- oder Liniendiagramm. Zeichnen Sie anschließend ein grafisches Objekt in die Tabelle oder holen Sie eine Grafik über die Zwischenablage oder aus den ClipArts. Kopieren Sie diese Grafik mit [Strg] +[C]. Markieren Sie eine Datenreihe im Diagramm und fügen Sie die Grafik mit [Strg] + [V] aus der Zwischenablage ein. Um die gestreckte Grafik zu stapeln, ändern Sie die Fülleffekte:

Gültig für Excel 2003:

Format/Markierte Datenreihen/Muster/Fülleffekte, Format: Stapeln

Gültig für Excel 2007 und 2010:

Diagrammtools/Layout/Auswahl formatieren, Füllung: Stapeln

Säulendiagramm mit Grafikobjekt

Excel-Praxis: Linienabfall auf null verhindern

Wenn in einem Liniendiagramm die Rubrikenachse größer ist als die Wertereihe, fallen in der Regel alle Datenpunkte auf den Nullwert zurück, die noch keinen Eintrag haben. Mit einer Optionseinstellung stellen Sie sicher, dass die Diagrammreihe mit dem letzten Datenpunkt endet.

Gültig für Excel 2003:

Markieren Sie das Diagrammobjekt und wählen Sie Extras/Optionen. Schalten Sie auf der Registerkarte Diagramm um:

Leere Zellen: Werden nicht gezeichnet (übersprungen)

Leere Zellen werden im Diagramm nicht angezeigt

Gültig für Excel 2007 und 2010:

Diagrammtools/Entwurf/Daten/Ausgeblendete und leere Zellen: Leere Zellen anzeigen
als Lücken

Dieser Tipp funktioniert leider nicht, wenn die Werte für das Diagramm mit Formeln berechnet werden oder aus Verknüpfungen stammen. In diesem Fall sind die Zellen nicht leer, auch wenn die Formel keinen Wert oder einen Nullwert berechnet. Hier hilft nur die Berechnung der Datenreihen über eine Matrixfunktion:

Drücken Sie [Strg] + [F3] und erstellen Sie einen neuen Bereichsnamen. In Excel ab Version 2007 schalten Sie dazu unter Bereich auf den Namen des Tabellenblatts um, bis Version 2003 können Sie den Namen des Tabellenblatts mit Ausrufezeichen vor den Bereichsnamen stellen, um ihn lokal zu machen:

=Tabelle!Bereichsname

Dieser Bereichsname überprüft, wie viele Zahlen sich in Spalte C befinden, und berechnet daraus eine einspaltige Matrix ab Zelle B6:

Bereichsname: KostenKumuliert
Bezieht sich auf: =BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle2!$C$6;0;0;ANZAHL(Tabelle2!$C:$C);1)

Markieren Sie im Diagramm die Datenreihe (Linie) und ändern Sie die Formel mit der Funktion DATENREIHE() in der Bearbeitungsleiste ab. Schreiben Sie den Bereichsnamen anstelle des absoluten Bezugs:

=DATENREIHE(;Tabelle2!$A$6:$A$17;Tabelle2!KostenKumuliert;1)

Damit wird die Diagrammlinie nur bis zum letzten Eintrag gezeichnet, auch die Rubrikenachse passt sich automatisch an. Wenn Sie die Rubrikenachse vollständig zeichnen wollen, kopieren Sie eine Nullreihe in das Diagramm und entfernen die Linienfarbe dieser auf der Nulllinie gezeichneten Reihe.

Die Datenreihe wird per Matrixformel berechnet

Excel-Praxis: Balkendiagramm mit Funktion

Diagramme müssen nicht immer als Objekte oder Diagrammblätter angelegt werden, für einfache Aufgaben können Sie Verhältnisse, Verläufe oder Vergleiche auch mit einer Funktion visualisieren. Die Funktion WIEDERHOLEN() aus der Kategorie Text des Funktions-Assistenten erstellt eine Reihe von Zeichen, die mit der richtigen Formatierung einem Diagramm ähnlich sieht.

Der Projektplan enthält das Beginn- und Enddatum der einzelnen Phasen und eine Berechnung der Dauer. Mit der WIEDERHOLEN()-Funktion wird diese Dauer als Chart in die nächste Spalte gezeichnet. Als Zeichen wird ein Buchstabe verwendet, der sich mit der Schriftart Wingdings in ein Kastensymbol verwandelt. Die Spalte E wird dazu mit diesem Zeichensatz formatiert.

Chart mit WIEDERHOLEN()-Funktion

Teaserbild: Dreaming Andy, Fotolia.de