Das Rechnungswesen gibt den operativen Einheiten Vertrieb, Produktion und Materialwirtschaft die notwendige Standfestigkeit und Beweglichkeit, um Geschäfte machen zu können.
Es ist vergleichbar mit dem Rückgrat des Menschen, das neben dem aufrechten Gang auch für die Beweglichkeit der Arme und Beine sorgt. Damit die Unternehmen in einer Gruppe gemeinsam planen und handeln, "an einem Strang ziehen" können, brauchen sie ein homogenes Rechnungswesen.
Setzt eine internationale Unternehmensgruppe überall dasselbe ERP-System mit denselben Funktionen ein, so bezieht sie damit in der Regel eine gemeinsame Sicht auf Kunden und Lieferanten, Ressourcen, Bestände und Konten. Erst diese Perspektive erzeugt die gewünschten Synergieeffekte, zum Beispiel im Einkauf, um Bedarfe zu bündeln und günstige Preise auszuhandeln. Auch bei der Entscheidung, in welcher Gesellschaft ein bestimmtes Produkt oder eine Baugruppe am günstigsten hergestellt werden kann, kommt es oft mehr auf die Kostenstruktur als auf die technischen Ressourcen an.
Das Primat des Rechnungswesens
In ERP-Systemen ist das Rechnungswesen - bildlich gesprochen - "oben"; die Logistik, also Vertrieb, Produktion und Materialwirtschaft, sind darunter "angehängt". Die Verbindungen zwischen Rechnungswesen und Logistik bestehen aus Informationsflüssen: Von oben nach unten, vom Rechnungswesen/Controlling in die Fachabteilungen fließen die Steuerungsinformationen in Form von Vorgaben, zum Beispiel Zahlungsbedingungen, Kreditlimits für Kunden oder Budgets für den Einkauf. In umgekehrter Richtung fließen die Ergebnisse, also die Ist-Werte aus Verkauf, Produktion und Einkauf, aus den Geschäftsvorfällen auf die Konten und Kostenstellen des Rechnungswesens. Dies stellt sicher, dass alle Bewegungen in der Logistik, also Ein- und Verkäufe, Lagerentnahmen und -zugänge, auf die richtigen Konten und Kostenstellen gebucht werden können.
Aus dieser Überlegung leitet sich auch die Vorgehensweise bei der Lokalisierung eines ERP-Systems in einer neuen, ausländischen Gesellschaft ab: Erst sollten das Rechnungswesen aus der Sicht der Gruppe geplant und die steuernden Parameter (Kontenplan, Kostenstellenstruktur etc.) eingestellt werden, bevor die Anwender in der Logistik irgendwelche Einstellungen vornehmen. In der Praxis einer ERP-Einführung trifft man häufig auf andere Vorgehensweisen, da die "Buchhaltung" in der Projektarbeit keinen hohen Stellenwert hat. Das steht im Gegensatz zum richtigen Leben, denn dort hat meist die kaufmännische Leitung das letzte Wort.
Die Zentrale dient als Orientierung für Parameter
Bei der Lokalisierung des Rechnungswesens in einem (neuen) Unternehmen einer Gruppe kommt es darauf an, den Grundsatz "Von oben nach unten" durchgängig auch aus der Sicht der Zentrale beizubehalten. Alle Unternehmen haben eine Reihe von zum Teil landesspezifischen Konten, Kostenstellen, Steuersätzen, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Für individuelle Vorgänge und Geschäftsvorfälle muss es bei Planung und Auswertung (Verdichtung) der Daten eine Entsprechung in der Gruppe geben.
Vor der Lokalisierung eines ERP-Systems, also der Übertragung der Prozesse des Systems an einen anderen Standort, braucht man einen Ausgangs- oder Orientierungspunkt, eine allen Unternehmen übergeordnete Zentrale. In großen Unternehmen mag das selbstverständlich sein, dort gibt es so etwas wie eine Konzernzentrale. Bei Mittelständlern ist das eher selten. Hier existiert vielleicht ein Stammhaus, das auch die Steuerung der Tochterunternehmen übernimmt, oder eine Holding, die jedoch meist nur für den Kapitalfluss zuständig ist.
Von dieser Zentrale gehen die Steuerungsinformationen, beispielsweise die Budgetzahlen, an die verschiedenen Unternehmen aus, und an diese Zentrale kehren sie auch - als Ist-Werte - wieder zurück. Die Zentrale dient als Orientierung bei der Einstellung der steuernden Parameter. Dazu gehören der Kontenplan der Buchhaltung ebenso wie die Struktur der Kostenstellen und die Einrichtung der Lagerorte. Diese Parameter sind die Leitlinien oder die Führungsstruktur der gesamten Unternehmensgruppe. So lassen sich Planung (Budgetierung), Steuerung (Buchung der Geschäftsvorfälle) und Auswertungen entlang dieser Strukturen realisieren. Fehlen diese gemeinsamen Strukturen, muss man bei Planung und Auswertung mit Projektionen und Umdeutungen der Zahlen arbeiten.
Der Blick auf die gesamte Unternehmensgruppe
Betrachtet man die Unternehmensgruppe von außen, erscheinen die Warenbewegungen zwischen den Unternehmen unter einem ganz neuen Aspekt. Der Weg der Waren vom Materiallieferanten durch die verschiedenen Unternehmen einer Gruppe bis zum Kunden macht deutlich, wo lokal anzupassen ist.
Ein Artikel, zum Beispiel ein Bauteil, das im einen Unternehmen hergestellt und an ein anderes Unternehmen geliefert und verkauft wird, behält bei diesem Handel zwar seine Artikelnummer, wechselt aber sein "Wesen". Im produzierenden Unternehmen steht es nach Abschluss des Produktionsauftrags in der Buchhaltung auf dem Bestandskonto "Fertigerzeugnisse". In dem Unternehmen, an das es geliefert wird, gilt dieser Artikel als "Einkaufsteil" oder "Handelsware", und ein Sachbearbeiter bucht ihn auf das dafür eingerichtete Bestandskonto (diese Differenzierung ist schon aus fiskalischen Gründen erforderlich). Bei dieser Transaktion ändert der Artikel natürlich auch den Wert, mit dem er jeweils "zu Buche" schlägt, denn der Standardpreis (Bewertungspreis) des produzierenden Werks ist meistens ein anderer als der Einkaufspreis des empfangenden Werkes.
Sind unterschiedliche Kurstypen vorgesehen?
Die Kontierung ("Kontenfindung") in den Buchhaltungen einer Unternehmensgruppe sollte deshalb aus der Sicht der Gruppe, also der Zentrale, gesteuert werden. Eine rein lokal orientierte Kontenfindung kann zu Friktionen führen, wenn man zum Beispiel die Warenbestände der gesamten Gruppe betrachten will.
In internationalen Unternehmensgruppen überschreitet der Warenaustausch auch Staatsgrenzen. Dabei kann - wenn eines der Länder nicht zur EU gehört - eine Währungsumrechnung notwendig sein. Innerhalb einer Gruppe lässt sich vereinbaren, dass die möglichen Währungsschwankungen unberücksichtigt bleiben und mit einem festen Umrechnungskurs gerechnet wird. Schon bei der Auswahl eines ERP-Systems oder der Finanzbuchhaltung sollten Firmen darauf achten, ob für die Währungsumrechnung verschiedene "Kurstypen" angeboten werden, einer beispielsweise für den "Geldkurs" und einer für den "Intercompany-Kurs".
Um die Übersicht zu behalten, verwenden die meisten Manager einfache Tabellen. Besonders gut für die Übersicht über mehrere Unternehmen eignen sich die Konten, denn jede Buchhaltung ist nichts weiter als eine Tabelle. Legt man die Kontenpläne mehrerer Gesellschaften nebeneinander, entsteht ein wichtiges Steuerungsinstrument für eine Unternehmensgruppe, ein Referenzkontenplan.
Bei der Aufstellung eines "Gruppenkontenplans" kommt es darauf an, sich auf die wesentlichen Konten zu beschränken, die etwas über die "Aktiva" und "Passiva" der gesamten Gruppe aussagen. Zur Lokalisierung eines ERP-Systems sollte das gesamte Projektteam zumindest über das Vorhandensein eines Kontenplans Bescheid wissen und auch darüber, dass alle Warenbewegungen eine Buchung auf einem oder mehreren Konten erzeugen.
Mut zum Angleichen der Kontenpläne erforderlich
Ein Referenzkontenplan ist zunächst auch nur eine einfache Tabelle. In den Zeilen stehen die Konten mit Kontonummer und Bezeichnung. In der äußersten linken Spalte trägt der Buchhalter die Konten der - gegebenenfalls fiktiven - Zentrale der Unternehmensgruppe ein, auf denen die Werte der einzelnen Gesellschaften kumuliert oder konsolidiert werden. In der rechten Spalte dieser Tabelle vermerkt er die Konten der einzelnen Gesellschaften, so dass das jeweilige Konto der Gesellschaft inhaltlich dem Konto der "Gruppe" entspricht. Diese Zuordnung erfordert buchhalterischen Sachverstand und unternehmerischen Mut zur Angleichung der Kontenpläne in der Gruppe.
Ein gruppenweiter Kontenplan sorgt für Transparenz. Auf ihm basiert auch die Kostenrechnung, die wiederum für die Kalkulation der Herstellkosten und zur Preisfindung maßgeblich ist.
Für die Kostenrechnung eines Unternehmens gibt es keinen "Standard". Jedes Unternehmen ermittelt die Kosten auf eigene Weise. Eines der Ziele bei der Lokalisierung des Rechnungswesens könnte sein, Transparenz, das heißt Verständnis und Vergleichbarkeit in der Gruppe, herzustellen. Dabei muss dem Projektteam bewusst sein, dass es bei dieser Aufgabe auf Verständnisschwierigkeiten stoßen kann.
Ähnlich wie der Referenzkontenplan die Zuordnung gleichartiger Buchungen auf dassselbe Konto steuert, müssen gleiche Kostenarten, zum Beispiel Materialeinsatz oder Lohnkosten, auf gleiche Kostenstellen gebucht oder verteilt werden. Dies erlaubt es, die Kalkulation der Herstellkosten zwischen den einzelnen Unternehmen zu vergleichen.
Sehr hilfreich ist ein Plan, in dem alle Kostenstellen der gesamten Unternehmensgruppe Platz finden. Wenn in den einzelnen Unternehmen bestimmte Kostenstellen, beispielsweise eine Entwicklungsabteilung, nicht vorhanden sind, so stört das im Gesamtplan nicht.
Entscheidend ist die Zuordnung und Verteilung der Kosten, die letztlich den Kostensatz einer Kostenstelle (Kosten pro Arbeitsstunde) bestimmen. Es ist ratsam, hier als Orientierung das Schema für die Kalkulation der Herstellkosten zu verwenden, das - so weit es geht - innerhalb der Gruppe gleich sein sollte. Damit wird sichergestellt, dass alle, die über Kosten reden, auch dasselbe meinen, wenn sie denselben Begriff, zum Beispiel Material- oder Vertriebsgemeinkosten, verwenden.
Eskapaden, Ausnahmen und Sonderregelungen
Die Lokalisierung eines ERP-Systems ist eine mehr oder weniger technische Aufgabe, die ein Projektteam durch eine gute Orientierung und Systematik lösen kann. Viel entscheidender ist aber, ob es gelingt, Mentalität und Denkweise des lokalen Managements auf die Ziele der Unternehmensgruppe auszurichten. Da es in jedem Land, auch innerhalb der EU-Länder, spezifische Gesetze und Vorschriften gibt, die das Rechnungswesen, vorwiegend die Finanzbuchhaltung, beeinflussen, kommt es bei dessen Lokalisierung immer wieder zu Sonderregelungen.
Referenzkontenplan schaltet externe Einflüsse aus
Staatliche Vorschriften für die Gestaltung des Kontenplans (wie in Frankreich) oder die Paginierung der Kundenrechnungen (in der Türkei) sollten keinen Einfluss auf die Struktur des Rechnungswesens haben. Über einen Referenzkontenplan der Gruppe und eine unternehmensweite Kostenstellenmatrix lassen sich externe Einflüsse ausschalten.
Entscheidend allein ist der Blick auf das Vermögen der Gruppe, auf die Ressourcen und Bestände sowie auf die Kostenstruktur. Die Einflussnahme der Regierungen auf die Gestaltung des Rechnungswesens haben ihre Grenzen in den Berichten über die Vorgänge in den Unternehmen. Die Strukturen der Unternehmenssteuerung liegen allein in der Verantwortung des Managements. ERP-Systeme sind Führungswerkzeuge, keine Kontrollsysteme des Staates.