Frachtpapiere konnten Unternehmen bisher mit der Schreibmaschine ausfüllen, und zwar selbst dann noch, wenn der Lastwagen bereits mit laufendem Motor am Werkstor wartete. Ab 1. Juli 2009 ist das Geschichte. Wenn dann Firmen Waren über EU-Grenzen hinweg exportieren wollen, müssen sie sich an neue Regeln der Zollbehörden halten. Vorgeschrieben ist dann das "Automatisierte Tarif- und Lokale Zoll-Abwicklungs-System" (Atlas). Die bis dahin gültigen Einheitspapiere für Ausfuhren sind nicht mehr gültig.
Erst der Antrag, dann die Warensendung
Beim Atlas-Verfahren schickt der Exporteur per Software bereits vor dem Warenversand elektronisch einen Antrag an die Zollbehörde. Diese prüft das Anliegen, genehmigt es und setzt eine entsprechende Rückmeldung ab. In der Regel erfolgt die Antwort der Behörde umgehend, für vom Zoll zugelassene Unternehmen automatisiert und rund um die Uhr. Für den Fahrer am Werkstor druckt der Sachbearbeiter ein mit einem Barcode versehenes PDF-Dokument, das Exportbegleitdokument, aus. An der Grenze scannen Beamte den Strichcode ein und identifizieren so den jeweiligen Vorgang, der bereits in ihren Rechnern hinterlegt ist.
Der Zoll gibt genau vor, welche Daten er benötigt und in welchem EDI-Format sie zu übermitteln sind. Datenübertragungen von Firmen nimmt das Zollamt nur an, wenn die Firmen eine zertifizierte Software verwenden und sich zuvor registriert haben. Es handelt sich in der Regel um Zusatzprogramme für betriebswirtschaftliche Applikationen.
Korrekturen sind komplizierter
Für die Unternehmen ändert sich dadurch einiges: Sie müssen die Frachtdaten zollgerecht in ihren IT-Systemen aufbereiten, was heute noch nicht überall üblich ist. Zudem ändert sich die Arbeitsweise für die Sachbearbeiter. Beispielsweise sind Korrekturen an den Frachtpapieren so einfach nicht mehr möglich. Entdeckt heute ein Angestellter am Warenausgang, dass auf dem Lastwagen noch ein Paket fehlt, füllt er einfach ein neues Papierdokument aus. Solche Methoden sind ab Juli nächsten Jahres passé. "Im Atlas-Verfahren muss der Softwareanwender zunächst den alten Auftrag stornieren und einen neuen anlegen, der dann auch wieder genehmigt werden muss. Unter Umständen sind dann in Vorsystemen noch Belege anzupassen", erläutert Rita Dillmann Beraterin und Zollexpertin beim SAP-Beratungshaus Itelligence AG aus Bielefeld. Das Unternehmen macht die SAP-Systeme seiner Kunden fit für Atlas, berät Anwender und entwickelt spezielle Software.
Anfangs steigt der Aufwand
Foto: Itelligence
Software für die neue Zollabwicklung gibt es bereits zuhauf. Eine Liste mit verfügbaren Produkten führt der Zoll auf seiner Website. Doch mit der Technik allein ist es nicht getan. Firmen müssen ihre internen Abläufe anpassen. "Anfangs bedeutet das Mehraufwand, was sich am Ende jedoch in einer rascheren Zollabwicklung bezahlt macht", so Dillmann. Beispielsweise dauere die Prüfung an der Grenze nicht mehr so lange wie bisher, da der Behörde die Frachtdaten ja bereits vorlägen.
Atlas bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, die nach Angaben des ERP-Anbieters Sage Software aus Frankfurt am Main für eine schnelle Teilnahme am Atlas-Verfahren sprechen:
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Der Gang zum Zollamt entfällt in vielen Fällen für zugelassene Ausführer;
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Die automatisierte Plausibilitätsprüfung der Anmeldung vermeidet die Abgabe von nicht stimmigen Ausfuhranmeldungen;
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automatischer Empfang der Ausfuhrbestätigung - weniger Stress bei Umsatzsteuerprüfungen;
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kein ineffizientes Formulartippen an der Schreibmaschine. Die Daten können aus bestehenden Lieferungen übernommen werden;
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eigene Vorlagen und eine Kopierfunktion für Ausfuhrvorgänge spart kostbare Zeit und vermeidet Fehler. Urlaubs- und Krankheitsvertretung verliert in Verbindung mit diesen Funktionen und einer umfangreichen Feldhilfe ihren Schrecken und
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Zoll- und Umsatzsteuerprüfungen werden erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Probebetrieb ratsam
Anwender müssen jedoch nicht nur zertifizierte Software kaufen und einführen, sondern unter Umstanden auch ihre Geschäftsapplikationen anpassen. Um mögliche technische Schwierigkeiten zu vermeiden, können Firmen beim Zoll einen vierwöchigen Probebetrieb mit Testdaten fahren. "Das ist sehr zu empfehlen", meint Itelligence-Expertin Dillmann. Ratsam sei ferner, sich möglichst bald darum zu kümmern, da es zu Engpässen kommen kann, falls eine große Anzahl Firmen gleichzeitig am Testbetrieb teilnehmen will.
Tipps zur Atlas-Software
Eine Atlas-Software ermöglicht die direkte Kommunikation mit Atlas. Jürgen Hilscher, Geschäftsführer des Formularverlag CW Niemeyer aus Hameln, beschreibt, wie Firmen die richtige Atlas-Software auswählen können. Der Verlag produziert und vertreibt Formulare und Fachliteratur für den Außenhandel. "Software gibt es von unterschiedlichen Anbietern und in unterschiedlicher Qualität", so Hilscher. Die wichtigsten Entscheidungskriterien hierfür sind:
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ein leistungsfähiges Rechenzentrum;
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eine verlässliche Datenarchivierung;
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verschiedene Atlas-Zugangsmöglichkeiten, abhängig von der Anzahl der Abfertigungen;
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die Möglichkeit, Daten aus Vorsystemen (Warenwirtschaft) zu übernehmen und
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Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit der Software.
Hier finden Sie einen Ratgeber zur Atlas-Anpassung von ERP-Systemen