Am Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) scheiden sich die Geister. Unternehmen assoziieren verschiedene Dinge mit ihm, und eine klare Einordnung und Abgrenzung zu anderen Anwendungsgebieten fällt aufgrund der vielen Einsatzmöglichkeiten und Techniken schwer (siehe auch "Wo bleibt das papierlose Büro?". Folgt man der Definition der AIIM (Association for Information and Image Management International), des internationalen Dachverbandes für ECM, steht der Begriff für Techniken, Werkzeuge und Methoden, mit denen sich elektronische Inhalte erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und bereitstellen lassen. Kernfunktionen einer Lösung für ECM beziehungsweise Dokumenten-Management sind nach Ansicht des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Techconsult aus Kassel solche für Check-In/Check-Out, Versions-Management, Suchen und Navigieren, virtuelle Akten sowie für eine digitale Archivierung.
Doch selbst diese Basisfunktionen sind heute erste bei einer Minderheit der deutschen Anwenderunternehmen im Einsatz. Diese bestätigte jetzt eine Umfrage von Techconsult unter rund 2200 Firmen mit zwischen 20 und 999 Mitarbeitern. Von diesen gaben lediglich 200 an, ein ECM-Basissystem zu nutzen. Innerhalb dieser Gruppe hatte nur ein Viertel der Vertreter aus dem gehobenen Mittelstand (laut Techconsult Unternehmen mit zwischen 500 und 999 Mitarbeitern) eine entsprechende Lösung. Grundsätzlich lasse sich aber erkennen, dass der Anteil der IT-Budgets, der auf entsprechende Projekte entfällt, stetig bis stark wachse.
Die wesentlichen Treiber sind die immer engmaschigeren gesetzlichen Verpflichtungen zur transparenten Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sowie die Informationsflut, die eine effizientere Dokumentenverwaltung erforderlich machen. Zwar gaben 75 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits über eine revisionssichere Archivierung zu verfügen, doch spricht laut Techconsult der Grad der Umsetzung der entsprechenden Regelwerke eine andere Sprache.
In der Verknüpfung der beiden Anforderungen (Gesetze, Datenflut) liegt künftig die eigentliche Herausforderung für Unternehmen. Würde es beispielsweise gelingen, eine Lösung einzuführen, die die Reisekostenabrechung erleichtert und gleichzeitig revisionssicher ist, würden alle Beteiligten davon profitieren. Doch mit der Umsetzung komplexerer ECM-Lösungen hapert es hierzulande bisher. Als häufigsten Grund geben die Unternehmen Probleme mit dem Budget und die schlechte Kosten-/Nutzen-Messbarkeit eines entsprechenden Projekts an. (as)