Endlich wieder Jahresgespräche!

Alle Jahre wieder - wie Weihnachten - stehen sie an: die Jahresendgespräche. Zahlreiche Mitarbeiter begeistert diese Aussicht wenig, denn ihnen ist die jährliche Leistungsrückschau unangenehm. Einigen Führungskräften geht es da nicht anders. Wir haben zwei CIOs gefragt, wie sie sich auf Jahresendgespräche vorbereiten. Sie haben uns verraten, warum sie die Gespräche sehr schätzen.

Verschreckte Mitarbeiter

Gilbert Riegel, IT Leiter des Telekommunikationsherstellers Gigaset Communications GmbH hat eine Erklärung dafür, dass Mitarbeiter die Gespräche nicht sonderlich mögen. Einige von ihnen tendierten dazu, sich schlechter einzuschätzen, als er sie einschätze. "Ich habe einige Mitarbeiter, die wirklich hart arbeiten und sehr tief in Ihren Themen sind. Zu ihnen kann ich dann nur sagen: 'Weiter so'. Sie selbst aber hätten sich selbst ein wenig negativer gesehen", erzählt Riegel. Ein Jahresendgespräch kann den Kollegen also zeigen, wo sie tatsächlich stehen und für Entlastung sorgen.

Dass einige Chefs die Jahresendgespräche nicht sonderlich gern führen, dafür sieht Harry Walter, CIO der Johnson Controls Automotive Electronics GmbH, einen einfachen Grund: "Viele Führungsverantwortliche sehen sie als "Pain-Point" an, weil sie viel Zeit kosten", erklärt Walter. Einigen Entscheidern fällt es schwer, im vollen Terminkalender noch zusätzlich Platz zu schaffen. Ganz so leicht fällt dies auch Walter nicht: Zwar sei es auch für ihn manchmal schwierig, im Tagesablauf ausreichend Zeit oder den richtigen Zeitpunkt zu finden - er nimmt sie sich aber trotzdem: "Die Zeit für das Gespräch ist mir sehr wichtig", sagt Walter entschieden.

Daher rechnet er lieber etwas mehr Zeit dafür ein: "Das Gespräch dauert etwa zwei Stunden - und die möchte ich mir auch nehmen", sagt Walter. Viel Zeit, die sich ein Führungsverantwortlicher erst einmal freihalten muss. Ähnlich sieht es auch CIO Riegel. Ein Gespräch einfach "abzuarbeiten" hält er für sehr problematisch. Er plant ebenso etwa zwei Stunden für jeden Mitarbeiter ein: "Auch das ist ungewohnt für Mitarbeiter, denn im Alltag ist man selten so lange in direktem Kontakt", sagt Riegel. Umso wichtiger sei es daher, die Gespräche strukturiert anzugehen und so Orientierung zu bieten.

Gespräche ernst nehmen

Beide Seiten, Vorgesetzter und Mitarbeiter, sollten Jahresendgespräche ernst nehmen. CIO Riegel erzählt, dass er sich, als er noch Mitarbeiter war, viele Gedanken dazu gemacht habe - als Chef halte er das nicht anders. Er rät Mitarbeitern sich entsprechend vorzubereiten: "Man sollte sich Gedanken darüber machen, was man in diesem Jahr erreicht hat, welche Umstände es gab, wie man sich persönlich entwickelt hat und welche Perspektiven man im kommenden Jahr für sich hat", sagt Riegel. Eine gute Vorbereitung nehme für den Mitarbeiter bis zu einem Tag in Anspruch. Dass der Vorgesetzte sich ebenfalls vorbereiten muss, hält Riegel für selbstverständlich.

Das einzige Problem daran ist: Das Jahr eines Entscheiders ist gut gefüllt mit Terminen und es kann schwerfallen, sich an die einzelnen Projekte von vor einem Jahr zu erinnern. CIO Walter hat da seine ganz eigene Methode entwickelt: "Ich werfe einen Blick auf die vereinbarten Ziele und reflektiere nicht nur was erreicht wurde, sondern vor allem auch wie der Mitarbeiter die Ergebnisse erreicht hat. Oftmals schaue ich zusätzlich auch auf den E-Mail-Austausch zu bestimmten Themen oder Situationen, um dem Mitarbeiter ganz konkretes Feedback zu bestimmten Kommunikations- und Verhaltensweisen geben zu können", sagt Walter. Mit dieser kleinen Erinnerungsstütze sieht er sich gut gerüstet für das Gespräch.

Reizthema Gehaltsverhandlung
Vielen Bewerbern und Angestellten graut es vor der Verhandlung ums Gehalt. Vier Personalexperten geben Empfehlungen für eine erfolgreiche Argumentation bei der Gehaltsverhandlung.

Jörg Bolender, Director Recruiting bei Atos Deutschland ...
... hat zum Thema Gehaltsverhandlung die folgenden Tipps:

Der Auftritt
Bolender rät zu einem selbstbewussten, aber nicht überheblichen Auftreten.

Vorzüge präsentieren
"Zeigen Sie Ihre Vorzüge (fachliches Know-how, besondere Leistungen, etc.) auf und signalisieren Sie Bereitschaft, auch künftig außerordentliches Engagement zu zeigen und Sonderthemen zu übernehmen und sich im Unternehmen weiterentwickeln zu wollen", empfiehlt Bolender.

Dienstwagen geschickt ansprechen
Bolenders Tipp, um Themen wie Boni und Dienstwagen anzusprechen: In das Thema elegant mit der Frage nach den Sozialleistungen, die das Unternehmen bietet, einsteigen.

Nicole Mamier, Personalleiterin bei Realtech ...
... gibt folgende Tipps für die Gehaltsverhandlung:

Die richtigen Argumente
Im laufenden Angestelltenverhältnis sollte man in der Gehaltsverhandlung seine persönlichen Leistungen und Potenziale aufzeigen. Keine gute Idee ist es, mit einem Angebot der Konkurrenz zu versuchen, das Einkommen hochzutreiben, rät Mamier.

Gehaltswunsch benennen
Wenn im Gespräch nach dem Wunschgehalt gefragt wird, sollte man nicht drum herum reden, sondern offen und selbstbewusst den Gehaltswunsch benennen, so Mamier.

Spanne angeben
Mamier empfiehlt, auf die Frage nach dem Wunschverdienst eine Gehaltsspanne anzugeben. In unteren Einkommensklassen sind Spannen von 5000 bis 10.000 Euro angemessen, in höheren Einkommensklassen können das auch mal bis zu 20.000 Euro sein.

Dieter Schoon, Head of Global Human Resources bei der itelligence AG ...
... hat für die Gehaltsverhandlung die folgenden Tipps:

Wunschverdienst richtig benennen
Im ersten Schritt reicht ein ungefähres Jahresgehalt. Bei der Itelligence AG wird zum Beispiel erst im zweiten Schritt über den konkreten Leistungsumfang gesprochen.

Gute Vorbereitung
Wichtig sei eine gute Vorbereitung. Um den heißen Brei zu reden oder gar nicht zu antworten, wirke erst mal unvorbereitet. Falls man aber doch eine Spanne angeben möchte, sollte sich diese nicht mehr als 2000 Euro im Jahresgehalt unterscheiden (etwa zwischen 50.000 und 52.000 Euro), rät Schoon.

Nicht mit Kollegengehalt argumentieren
Wovon Schoon abrät: Argumentationen wie, der Kollege x verdient jetzt doch auch mehr oder privat fallen so viele Kosten an, sind bei einer Gehaltsverhandlung zum Scheitern verurteilt.

Bärbel Schäfer, Vice President HR bei der Software AG ...
... gibt die folgenden Tipps für die Gehaltsverhandlung:

Initiative ergreifen
Schäfers persönlicher Tipp für eine Gehaltserhöhung: Eine direkte Ansprache des Vorgesetzten mit Schilderung der Erfolge und Performance in der letzten Periode.

Gehalt vorschlagen
Schäfer findet einen direkten Gehaltsvorschlag in diesem Gespräch sinnvoll. Durchaus mit Spielraum, falls der Vorgesetzte verhandeln will.

Wann man Benefits anspricht
Themen wie Boni oder den Dienstwagen sollte der Bewerber ansprechen, wenn diese Benefits für ihn wichtig sind, rät Schäfer.

Doch nicht nur die harten Fakten - Zielerreichung, Projektstatus und Ähnliches - sind dem CIO wichtig. "Ich versuche, die Beziehung zu dem Mitarbeiter zu reflektieren", sagt Walter. Er macht sich Gedanken darüber, wie intensiv der Austausch mit dem Mitarbeiter ist und wo er selbst noch etwas verbessern könnte. Das thematisiere er im Gespräch.

Mindestens so wichtig wie eine gründliche Vorbereitung ist es, das Jahresendgespräch persönlich zu führen. Doch gerade in internationalen Unternehmen fällt das oft schwer, wie CIO Walter berichten kann: "Da ich ein globales Team leite, muss ich einige Gespräche zwangsweise per Telefon führen", sagt Walter. Ein persönliches Gespräch unter vier Augen lässt er sich dennoch nicht nehmen, berichtet er. Sobald er den Mitarbeiter das nächste Mal treffe, setze er sich mit ihm zusammen und hole das Gespräch nach. "Das lasse ich mir nicht nehmen", sagt Walter. Gerade wenn man Mitarbeiter an verschiedenen Standorten hat, wird das Thema Jahresendgespräche umso wichtiger, setzt CIO Riegel hinzu.

Entspannte Atmosphäre

Ein Chef kann dafür sorgen, dass die Anspannung bei seinen Mitarbeitern sinkt. Dabei spielt die Atmosphäre eine wichtige Rolle. "Ich gestalte das Jahresendgespräch relativ informell", erzählt Walter. In dem Gespräch wohne eine gewisse Emotionalität inne, die nicht gestört werden sollte, meint Walter. Dazu gehöre es auch, das Telefon auf lautlos zu stellen und die Tür zu schließen.

Zwar müsse er mit dem Mitarbeiter Entwicklungsziele für das nächste Jahr vereinbaren und andere Formalien einhalten. Den offiziellen Bogen, den er im Gespräch ausfüllen müsse, habe er nur als Gedächtnisstütze dabei, berichtet er. "Ich würde niemals anfangen, im Gespräch zu tippen. Das stört die Atmosphäre", sagt Walter. Dafür nehme er sich dann hinterher zusätzlich Zeit. Auch dies sei ein zusätzlicher Aufwand - der sich aber auf jeden Fall lohne. Das Ziel des Jahresendgesprächs ist es, dem Team Feedback zu geben. Eigentlich sei das nicht unbedingt nötig, meint CIO Walter, schließlich arbeite er mit seinen Mitarbeitern fast täglich zusammen. Ein Austausch finde da immer statt. Aber die Gesamtrückschau tut beiden, Mitarbeiter und Chef, gut und vermittelt noch einmal die Leistungen in Gänze. "Ich bespreche mit dem Mitarbeiter, was gut lief und was nicht und wo Verbesserungspotenzial besteht", sagt Walter. "Solche Gespräche sind der ideale Zeitpunkt auch zu besprechen, ob und wie sich ein Mitarbeiter weiterentwickeln und wie er seine fachliche Kompetenz ausbauen kann", fügt Riegel hinzu.

Entscheider können das Jahresendgespräch zudem für Feedback für sich selbst nutzen. "Mir ist es auch wichtig, dass ich Feedback von meinem Mitarbeiter bekomme", sagt CIO Walter. Dem kann sich Riegel nur anschließen: "Ich sehe das Jahresendgespräch als Dialog", sagt Riegel. Auch und gerade als Führungsverantwortlicher brauche er ab und an Feedback über sein Führungsverhalten, fügt Walter hinzu. "Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hatte, dass ich nicht häufig genug Informationen mit ihm ausgetauscht habe, dann soll er das ganz offen sagen", sagt Walter. Feedback von seinen Kollegen über seinen Führungsstil sei ihm sehr wichtig.

Probleme ansprechen

Nicht immer läuft alles glatt während eines Jahres. Egal, ob Privates die Arbeit belastet, oder ob sich der Mitarbeiter beispielsweise in einer neuen Aufgabe zu Recht finden muss - gelegentlich werden Aufgaben nicht optimal erledigt. Das müsse angesprochen werden, sagen beide CIOs. "Ich muss versuchen, mit dem Mitarbeiter eine Lösung zu finden", sagt Walter. Darauf zielt auch Riegels Ratschlag ab: "Eine Führungskraft darf die Dinge nie schön reden", sagt Riegel. Aber der Ton mache eben die Musik. Riegel warnt nachdrücklich davor, dem Kollegen einfach nur Kritik hinzuwerfen, ohne mit ihm gemeinsam im Jahresendgespräch eine Lösung zu erarbeiten. "Man darf da den Mitarbeiter nicht einfach stehen lassen sollte es Kritik geben, muss diese Ansporn sein und nicht demotivieren", sagt er.

Perspektiven schaffen

Die Pläne für die Weiterentwicklung können Chef und Mitarbeiter gemeinsam schmieden. Das vermittelt Mitarbeitern Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten, unabhängig von ihrer Leistung. "Wir vereinbaren auch Trainingsmaßnahmen oder etwa persönliche Ziele, die er erreichen will", sagt Walter. Für Mitarbeiter, die etwa ihr Englisch verbessern wollen, arrangiere man dann entsprechend Kurse oder vereinbare, in kleinerem Rahmen oder vor bekannten Kollegen einen Vortrag zu halten.

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Immer wieder kommt es vor, dass gute Mitarbeiter, auch Führungskräfte, ihr Unternehmen schon in der Probezeit wieder verlassen. Das muss nicht sein, sagt Gudrun Happich.

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Arbeiten in interkulturellen Teams
Christoph Hagmann, Partner von Infosys in Deutschland, weiß aus eigener Erfahrung, worauf es bei der Zusammenstellung eines interkulturellen Teams ankommt,

Entwickler in Scrum fit machen
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Vorsicht vor Gegenangeboten...
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Davon ist Stefan Bald, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal, überzeugt: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=541&pk=2350781">Zum Beitrag</a>

Was tun, wenn Mitarbeiter den lockeren Führungsstil ihres Chefs ausnutzen?
Diese Frage beantwortet Roland Jäger von rj management consulting <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/1902491/index.html" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Kritik an der Person ist tabu
Sie haben einen tüchtigen Mitarbeiter, der aber viele Flüchtigkeitsfehler macht. Personalberaterin Julia Voss verrät, wie man ihn am besten kritisiert.

Der Chef als Coach - geht das überhaupt?
Ja, meint, Björn Schneider, Geschäftsführer der oose Innovative Informatik GmbH, <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=3149&pk=1934123"_blank">Zum Beitrag</a>

Krank oder faul?
Die Mitarbeiterin in der Verwaltung einer IT-Beratung fehlt auffällig oft wegen Krankheit. Stefan Bald, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, weiß Rat: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/1926738/"_blank">Zum Beitrag</a>

Fehlende Anerkennung als Fachkraft?
Eine Führungskraft ist überzeugter IT-Fachexperte und stellt fest, dass die Leistungen der IT-Fachleute zu wenig Wertschätzung erfahren. Christa Beyrer, Beraterin und Coach, antwortet: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/1927906/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Wie begegne ich Unzufriedenheiten im Unternehmen?
Diese Frage stellten wir Wolfgang Klimt, Bereichsleiter Softwareentwicklung bei Consol Software GmbH in München.<br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/1880607/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Wie sollten Manager Mitarbeiter kritisieren?
Die Ravensburger Kommunikationstrainierin Anita Hermann-Ruess weiß Rat. <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/1897927/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Was tun, wenn die Spesenrechnung zu hoch ausfällt?
Susanne Rausch, Vorstand Deutsche Gesellschaft für Karriereberatung (DGfK), hat Verständnis, aber nicht uneingeschränkt: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/1907146/">Zum Beitrag</a>

Expandieren oder nicht?
Sabine Grüner, Geschäftsführerin der Unternehmungsberatung EQ Dynamics, antwortet: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/freiberufler/1910965/">Zum Beitrag</a>

Was Chefs in Bewerbungsgesprächen beachten sollten...
...weiß Jörg Stegemann von der Unternehmensberatung Robert Half.

Wenn einer der besten Mitarbeiter gehen will
Diese Frage stellten wir Michael May, Vorstand der IT-Beratung Syngenio AG in München.

Private und berufliche Interessen im Widerstreit
Was machen Sie mit einem Mitarbeiter, der ein Projekt im Ausland betreut, und nun aus familiären Gründen nach Hause muss? Frank Mang von Accenture antwortet: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/job_karriere/1900459/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Wie Sie erfolgreich den Pro-Kopf-Umsatz Ihres Unternehmens steigern...
... verrät Christian Herlan, Geschäftsführer von Dr. Kraus und Partner. <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/freiberufler/1929756/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Muss ein Berater sich als Alleskönner vermarkten?
In den Augen von Bernhard Kuntz, Profilberater GmbH, ist das der falsche Weg. <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=3149&pk=2359832" target="_blank">Zum Beitrag</a>

Unternehmer sucht Nachfolger
Unternehmercoach Kurt-Georg Scheible empfiehlt folgendes:

Weiterbildung statt Freizeitausgleich?
Der Mitarbeiter soll auf Schulung und dafür Freizeitausgleich nehmen. Tipps dazu hat Rainer Flake, WSFB Beratergruppe Wiesbaden: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/2362950/">Zum Beitrag</a>

Worauf es in Kundenbriefen ankommt
...verrät Ingo Vogel, Inhaber des gleichnamigen Seminarveranstalters in Esslingen: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=541&pk=2350781">Zum Beitrag</a>

Schwierige Suche nach dem passenden Mitarbeiter
Walter Kaltenbach, Inhaber von Kaltenbach Training in Böbingen, rät:<br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/hp-young-professional/2500563/">Zum Beitrag</a>

Wenn gute Mitarbeiter gehen
Hubert Hölzl, Inhaber der Managementberatung Hölzl & Partner weiß Rat. <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/2501935/">Zum Beitrag</a>

Stressfaktor Mitarbeitergespräch
Tipps von Susanne Rausch, Vorstand Deutsche Gesellschaft für Karriereberatung: <br /><br /><a href="http://www.computerwoche.de/karriere/karriere-gehalt/1900886/" target="_blank">Zum Beitrag</a>

"Realistische Perspektiven sorgen für positive Stimmung und ermöglichen es dem Mitarbeiter, gestärkt aus dem Gespräch zu gehen", sagt Riegel. Schließlich freuen motivierte Mitarbeiter auch den Chef, wie CIO Walter aus eigener Erfahrung weiß: "Ein Mitarbeiter hat sich jahrelang schwer getan mit den Change-Prozessen", erzählt er. "In einem Jahresendgespräch kam er dann darauf, dass er sich enorm verbessert hat. Das war sehr schön, wie mein Mitarbeiter erkannt hat, was er alles erreicht hat", sagt Walter. Ohne das Jahresendgespräch wäre diese Erkenntnis nicht möglich gewesen. Vielleicht sagt Walter auch deshalb voller Überzeugung: "Ich führe gern Jahresendgespräche."

Eigentlich, so ist er überzeugt, müsse man die Gespräche sogar häufiger führen. Denn in fast allen Unternehmen wird in Jahresendgesprächen die Zielerreichung besprochen. Ob das so sinnvoll ist, daran hat CIO Walter seine Zweifel. "Die Zielvereinbarungen müssten eigentlich in jedem Quartal angepasst werden. Unser Bereich ist so schnelllebig, nach einem Jahr sind dann zum Beispiel drei von zehn Zielen gar nicht mehr aktuell", sagt Walter. Natürlich würde das dementsprechend in der Zielerreichung berücksichtigt - den Mitarbeiter macht es trotzdem nervös. "Ich denke, dass in Zukunft häufiger Gespräche geführt werden", sagt Walter. Aus den Jahresendgesprächen werden vielleicht Quartalsgespräche. Für Walter kein Problem. So kann er sich noch intensiver um seine Mitarbeiter kümmern.

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