IT-Budgets lassen sich am besten entlasten, indem man Preise oder Mengen reduziert, womöglich auch beides. Die dargestellte Methode nennt mögliche Angriffspunkte. Empfehlenswert ist der chronologische Ablauf, weil er strukturiert und pragmatisch alle Kostentreiber aufdeckt.
Preis-Check: Dreimal nachverhandeln ist Pflicht
Bei der Preisanalyse sollten sich die Verantwortlichen von folgenden Ratschlägen leiten lassen:
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Preise sind immer verhandelbar. Jedes Angebot sollte mindestens dreimal überarbeitet werden.
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Der Einkauf bei immer demselben IT-Dienstleister muss (möglicherweise) nicht sein. Andere Lieferanten belohnen Neugeschäft oft mit erheblichen Preisnachlässen. Schreiben Sie dazu die Wettbewerber Ihrer Lieferanten an und bitten sie, einfachere IT-Leistungen anzubieten. Legen Sie Wunschpreise fest.
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Benchmarks können schneller den marktüblichen Preis ermitteln als ein Angebotszyklus mit mehreren Providern. Wer kurzfristig sparen möchte, sollte ein Benchmarking in Erwägung ziehen.
Es gibt Abteilungen und Unternehmen, in denen der Kontraktionszwang aus unterschiedlichen Gründen auch nach einer solchen Erhebung aufrechterhalten wird. Durch den Vergleich der Marktpreise kann man nun aber wenigstens den Nachteil dieser Politik beziffern.
Mengen-Check: Alles kommt auf den Prüfstand
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die aktuelle Situation und die Wachstumsprognosen in den einzelnen Bereichen (Server, Speicher, Backup und Restore, Archive, LANs, WAN, Datenbanken etc.). Folgende Fragen sollten Sie beantworten können:
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Wie groß ist die aktuelle Menge?
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Wie wird sich die Abnahmemenge in den nächsten zwölf und 24 Monaten entwickeln?
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Wie hoch ist die mittlere Auslastung?
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Wie hoch ist die Auslastung in Maximalzeiten (Peak)?
Sind diese Eckdaten geklärt, lassen sich folgende Maßnahmen umsetzen:
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Alle Ressourcen, die selbst zu Maximalzeiten nicht ausgelastet sind und in den kommenden acht bis 14 Monaten auch dann nicht zum Einsatz kommen, wenn das Unternehmen wächst, werden abbestellt, abgeschafft oder verkauft. Auch eine bereits bezahlte Infrastruktur verschlingt Kosten für Energie, Betrieb und Wartung.
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Alle Ressourcen, die derzeit zwar nicht bei Volllast ausgenutzt werden, aber in den kommenden acht bis 14 Monaten Verwendung finden, wenn das prognostizierte Wachstum eintrifft, werden neu bewertet und geplant. Da die wiederholte Planung auf eine genauere Wachstumsprognose als die ursprüngliche Ausarbeitung aufbauen kann, lassen sich nun großzügig dimensionierte Puffer realistischer und damit oft kleiner entwerfen.
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Die Erfahrung zeigt, dass einfaches Aufräumen die Mengen an Server-, Speicher-, Archiv-, Backup- und Restore-Ressourcen um bis zu zehn Prozent reduziert. Die brachliegende Kopie der Datentabellen aus der letzten Migration oder die vergessenen Daten des Testsystems auf dem Speichersystem - in der Unternehmens-IT finden sich viele überflüssige Daten. Die Datenbereinigung zeigt bei erstmaliger Anwendung zwar die größten Effekte, lässt sich aber regelmäßig wiederholen. Als IT-Leiter sollten Sie dazu die fachlich Verantwortlichen ins Boot holen.
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Temporär genutzte Systeme wie Server sowie Speicher-, Backup- und Archivsysteme lassen sich durch Zusammenlegungen (Pooling) besser auslasten. Wenn Systeme dazu auf- und abgebaut werden müssen, sollte dies schnell geschehen. Ansonsten fallen Bereitstellungskosten für Ersatzlösungen an. Um Systeme schnell einzurichten und wieder aufzulösen, bieten sich virtualisierte Server-Infrastrukturen an, denn sie sind preisgünstiger.
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Forschen Sie nach mehrfach redundant ausgelegten Server-, Speicher-, Backup- und Archivsystemen, also etwa nach redundanten Raid-Systemen. Fragen Sie bei den Verantwortlichen nach, ob eine einfache Absicherung (Raid) ausreicht.
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Die Qualität im Betrieb von Servern, Datenbanken, Applikationen und gegebenenfalls Speichersystemen sollte auf den Prüfstand kommen. Unter Umständen ist ein Wechsel in günstigere Service- und Supportklassen sinnvoll. Das sollte aber nur in Absprache mit den fachlich Verantwortlichen vorangetrieben werden.
Die einzelnen Schritte, um die Preise und Mengen zu reduzieren, sollten in der genannten Reihenfolge bearbeitet werden. Eine Preisanpassung ist einfacher zu erreichen als eine Mengenreduktion, und sie entlastet das Budget frühzeitig.
Fazit: Weitere Einsparungen sind möglich
In der Regel gibt es weiteres Einsparpotenzial, das aber je nach der IT-Infrastruktur, der allgemeinen Situation und dem Handlungsdruck des Unternehmens unterschiedlich ausfällt. Die hier vorgestellten Schritte können fast immer gegangen werden und erzielen in der Praxis gute Resultate.
Selbst wenn ein günstigeres Preisniveau erreicht und eine Mengenreduktion beziehungsweise Qualitätsanpassung erfolgreich betrieben wurde, sollte das Effizienzprogramm nicht sofort eingestellt werden. Dazu sollten Sie den Optimierungsprozess dokumentieren. Daraus lassen sich Hinweise auf Prozesse und Verfahren ableiten, die den Betriebsalltag dauerhaft verbessern. So bleibt die IT schlank, effizient und wird in der Zukunft von Kostensenkungsprogrammen verschont. (jha)