Ihren Hauptsitz hat die Drees & Sommer AG zwar in Stuttgart. Das mittelständische Unternehmen besteht jedoch aus einer Vielzahl einzelner Gesellschaften. Die Firma hat sich auf das Projekt-Management von Bauvorhaben und bautechnische Beratung spezialisiert. Weltweit beschäftigt die Gesellschaft 950 Mitarbeiter. Unterschiedliche Interessen der über den gesamten Globus verteilten Gesellschaften - man könnte auch sagen "Fürstentümer" - machen es mitunter schwierig, zentral vorgegebene IT-Strategien durchzusetzen. Gelungen ist das CIO Peter Meyerhans trotzdem.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor dabei sind motivierte IT-Verantwortliche, die IT-Kompetenz in die einzelnen Lokationen hineintragen und zudem Support leisten. Das Besondere dabei: Meyerhans konnte dazu IT-affine Mitarbeiter gewinnen, die bereit sind, neben ihrem Tagesgeschäft zusätzlich diese Aufgaben zu übernehmen. Besondere Vergünstigungen erhalten sie dafür übrigens nicht. Trotzdem engagieren sie sich. "Diese Kollegen gehören zu unserem IT-Team, und ich setze mich unheimlich für diese Leute ein", so der CIO. Dabei sind diese IT-Verantwortlichen Meyerhans lediglich fachlich unterstellt, disziplinarisch aber den jeweiligen Gesellschaften.
Auf diesem Weg gelang es der Firma, konzernweit eine einheitliche Software für das Customer-Relationship-Management (CRM) einzuführen, ohne an den üblichen Widerständen zu scheitern. Ein solches System setzt voraus, dass der "One-Company"-Gedanke durchgängig gelebt wird und alle bereit sind, Informationen mit anderen zu teilen. Die CRM-Anwender nutzen die Lösung auch von unterwegs, was in puncto Sicherheit eine Herausforderung darstellte. "Die CRM-Daten sind uns so wichtig, dass wir sogar eine Applikation geschrieben haben, um sie direkt mit unseren Blackberries abrufen zu können", erklärt Meyerhans.
Der Rückhalt zählt
Eine solche Organisation funktioniert nur, wenn die IT im Unternehmen Rückhalt hat. "Die IT-Abteilung genießt bei Drees & Sommer ein hohes Ansehen", begründet Meyerhans die starke Motivation der IT-Verantwortlichen. Zur "Nestwärme" trägt bei, dass der CIO seine Mitstreiter einmal im Jahr für drei Tage in ein Tagungs- und Sporthotel einlädt. Neben Sport geht es dort um Aus- und Weiterbildung. Zudem stattet der IT-Chef den Kollegen einmal pro Jahr einen Besuch an ihren Standorten ab.
Peter Meyerhans (51), Drees und Sommer
Position: CIO.
Branche: Dienstleistung, Projekt-Management und bautechnische Beratung (Mitarbeiter 950).
Wichtigstes Projekt: Konzernweite Einführung eines CRM-Systems.
Ziel: Alle Akquisitions- und Kundendaten werden im CRM abgelegt und sind für jeden zuständigen Mitarbeiter praktisch uneingeschränkt sichtbar.
Nutzen: Drees & Sommer besteht aus vielen rechtlich eigenständigen, rund um den Globus verteilten Unternehmen. Synergien zu nutzen und eigene Erfahrungen allen Kollegen zur Verfügung zu stellen bedeutet eine große Steigerung der Wertschöpfung für das gesamte Unternehmen.
Herausforderungen: Niemand stellt "seine" Informationen den anderen Gesellschaften zur Verfügung, weil dadurch für ihn selber kein Profit entsteht. Mitten in der Realisierung hat der Hersteller der CRM-Software eine Auslieferungsverzögerung von mehr als sechs Monaten angekündigt. Viele Prozesse konnten aber mit der alten Version nicht abgebildet werden. Somit mussten unzählige Anpassungen programmiert werden, um das Ziel einigermaßen zu erreichen, da eine längere Projektlaufzeit nicht in Frage kam.
Lösung des Problems: Mit einem gut durchdachten Schachzug gelang es, alle Partner (Gesellschafter, vorwiegend mit Führungsfunktion) von Drees & Sommer zu motivieren, das CRM möglichst schnell gewinnbringend einzusetzen. Die überzeugten Führungskräfte wirkten automatisch als Replikatoren.
IT-Bereiche: CRM
IT-Umgebung: beinahe homogene Microsoft-Landschaft: Office-Suite, Windows, "Dynamics CRM" und das ERP-System "Dynamics NAV" (vormals "Navision") sowie Microsoft Exchange. Server von Hewlett-Packard, 80 Prozent der Clients sind mobile Rechner, vollumfängliches "Brusttaschen-Office" über Blackberry. Weiter betreiben wir einige große eigenentwickelte Applikationen, beispielsweise das Intranet, ein Wissens-Management, Management-Informationssystem (MIS), Planungs- und Steuerungssoftware für unser Kern-Business (Bauprojekte), Collaboration-Tool für fast jedes größere Kundenprojekt.
Projektmitarbeiter: fünf (IT-Mitarbeiter gesamt: 16 plus 20 IT-Verantwortliche in den Büros).
Zeitrahmen: ein Jahr bis zur Einführung des CRM-Release 3.0, anschließend rund neun Monate für das Release 4.0. Der Umweg über 3.0 war weder erwünscht noch geplant, sondern nur aufgrund von Terminverschiebungen bei Microsoft nicht zu umgehen.