Am Anfang stand eine vielen IT-Managern vertraute Situation: Die IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe hatte sich über die Jahre unkoordiniert entwickelt und ließ die Kosten für Wartung und Integration der zum Teil inkompatiblen Anwendungen und isolierten Prozesse in die Höhe steigen. Zugleich bestand der Wunsch, sich stärker mit Lieferanten und Kunden zu vernetzen.

Die bis dato oft auf "Quick wins" abzielenden IT-Projekte mussten daher laut IT-Leiter Thoma dringend einem systematischen Vorgehen hin zu einer konsistenten Architektur mit flexiblen und durchgängigen Geschäftsprozessen weichen. Ziel musste es letztlich sein, hierfür einen Rahmen für alle Business- und Architekturentscheidungen zu schaffen, um damit das Business- und IT-Alignment zu unterstützen.

Ein solches Vorhaben gelingt jedoch nur, wenn Vorstand und Fachbereiche den Sinn und Nutzen einer übergreifenden und nachhaltigen Entwicklung der IT-Landschaft verstehen. Hierzu mussten sich Thoma und sein Team ab Anfang 2007 zunächst einen Überblick über den Bestand, die laufenden Kosten und die geplanten Investitionen der bei Haufe genutzten Anwendungen verschaffen.

Die Ergebnisse wurden in einem Architektur Management System erfasst und sukzessive mit dem Vorstand diskutiert. In der Folgezeit wurden die Bestandsaufnahme und Architekturplanung über die Anwendungen hinaus auf die Vernetzungen und Prozesse aller Bereiche ausgedehnt.

Architecture Maps statt Prozesstapeten

Früh im Projekt wurde klar, dass die Hardware und Software neben dem IT-Personal den größten Kostenblock bildete. Die zu erwartenden Vorteile eines übergreifenden Enterprise-Architecture-Managements waren hingegen anfangs wesentlich schwerer zu vermitteln.

Dies änderte sich in der Folgezeit, als die Analyse der IT-Architektur und ihrer Prozesse und Anwendungen in den Vordergrund rückte. Um die komplexen Zusammenhänge und Abhängigkeiten übersichtlich darstellen zu können, entschied sich Thoma für den Einsatz eines Modellierungswerkzeugs. Mit ihm wurden "Architecture Maps" sowie "Business Views" erarbeitet, welche die Kernprozesse deutlich darstellten.

"Dieses Vorgehen brachte im Projekt den Durchbruch", denn nun konnten sich Vorstand und Fachbereiche ein realistischeres Bild von den komplexen Zusammenhängen machen und waren bereit, mit der IT über Anwendungen, Prozesse und notwendige Maßnahmen zur Konsolidierung und Weiterentwicklung der IT-Landschaft zu diskutieren.

Ein umfassendes Business Process Management (BPM) war dabei aber nicht das Ziel: "BPM wäre für einen Mittelständer wie uns mit Kanonen auf Spatzen zu schießen", warnt Thoma. Statt endloser "Prozesstapeten" solle man sich bei der grafischen Aufbereitung auf die wesentlichen Prozessschritte konzentrieren und diese jeweils mit den dahinterliegenden Systemen verbinden (siehe auch wie beispielsweise die Schweizerischen Bundesbahnen von einem systematischen Enterprise Architecture Management profitieren konnten).

RoI von über 500 Prozent

Rund 18 Monate nach Projektstart kann Thoma eine erste stolze Bilanz ziehen: Allein durch Einsparungen von Lizenzen und Wartungsverträgen, sinkende interne Aufwendungen für die IT sowie die Konsolidierung der Systemschnittstellen auf SAP Netweaver wurde ein Return on Investment von über 500 Prozent erreicht. Und die Einsparungen sollen in der kommenden Zeit weiter steigen, erwartet der Manager. So sind bisher noch nicht alle abgeleiteten Maßnahmen umgesetzt (mehr zum Thema Process-Management finden Sie auch in unserem Expertenforum SOA meets BPM).

Die neu entstehende Architektur verheißt durch flexiblere Prozesse mit weniger Schnittstellen noch nicht abschätzbare Kostensenkungen in der Zukunft. Heute schon existiert das "Zielfoto" der Architektur, die Haufe in fünf Jahren erreichen möchte. Hierzu hat die IT eine Liste von Handlungsempfehlungen verfasst. Zudem hatte die IT unabhängig von diesen Aktivitäten in den vergangenen Jahren mit einer Standardisierung von Kernanwendungen begonnen.

Dank dem systematischen, auf Geschäftsprozesse ausgerichteten Vorgehen beim Umbau der IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe existiert heute eine gemeinsame Vorlage für alle Beteiligten und Nutzer. Ohne die Unterstützung des Vorstands hätte die IT aber nie die nötige Neuausrichtung der Architektur in Angriff nehmen können: "Viele Kollegen haben heute den Business View für ihren Bereich in den Unterlagen dabei, wenn es um die zukünftige Gestaltung von Geschäftsprozessen geht" (Hören Sie auch in unserem Video, was Jürgen Thoma zum Thema Virtualisierung zu sagen hat)