"ECM ist komplex - und in der Cloud wird es nicht einfacher", sagte Guido Schmitz, Vorstand Marketing und Vertrieb der Pentadoc AG, in seiner Keynote auf der COMPUTERWOCHE-Konferenz ECM 2012. Die Frage nach dem Bezugsmodell sei bei der Evaluierung von Tools nur eine von vielen. Für eine erfolgreiche ECM-Implementierung gilt laut Schmitz vielmehr die Faustregel: "Erst das Konzept, dann die Tools."

Akten am laufenden Meter

Wie Firmen diese Regel befolgen können, ohne sich in der Konzeptphase zu verzetteln, zeigte das Beispiel von Stephan Lichtner, Leiter des Center of Competence ECM/BPM beim ADAC. Beim Umzug in die neue Zentrale ging es darum, schnell zu greifbaren Ergebnissen zu kommen. Lichtner und sein Team schafften es, innerhalb von sieben Monaten 30.000 laufende Meter Aktenordner um 90 Prozent zu reduzieren. Sie führten die elektronische Akte ein und senkten damit nicht nur den Platzbedarf im Neubau. Beim ADAC wurde gleichzeitig der Grundstein für das neue Arbeitsplatzkonzept "FlexOffice" gelegt. Das Beispiel des Automobilclubs macht deutlich, wie ECM-Lösungen ganze Unternehmensprozesse transformieren könen.

Christoph Pliete, Vorstandsvorsitzender der d.velop AG, definiert ECM denn auch "gern als "Enterprise-Change-Management". In seinem Impulsreferat zum Thema Mobile ECM: "APPsolut sinnvoll oder schnell abgeAPPt?", forderte er, ECM müsse einfacher werden. Nur eine ECM-Anwendung mit breiter Akzeptanz unter den Mitarbeitern eines Unternehmens könne langfristig erfolgreich sein. Daher sei aus seiner Sicht die Entwicklung von Apps auf Basis einer stabilen Cloud-Infrastruktur ein zentraler Trend in der Entwicklung von ECM.

Allerdings steckt das Thema ECM aus der Cloud nach allgemeiner Einschätzung vieler Konferenzteilnehmer noch im Pionierstadium. Bei anderen Themen wie der automatischen Posteingangs- und E-Mail-Verarbeitung liegt der Fall ganz anders, versichert Rainer Czech, Vertriebsleiter Deutschland bei Anydoc Software: "Es geht heute nicht mehr um das Ob, sondern um das Wie, Wo und Wann."

Brücke zwischen IT und Business

In den engagiert geführten Diskussionen kamen immer wieder die unterschiedlichen Vorstellungen von ECM in IT- und Fachabteilungen zur Sprache. Wie sich an dieser Stelle eine Brücke zum beiderseitigen Vorteil schlagen lässt, zeigte Jürgen Renfer, Abteilungsleiter IT der Kommunalen Unfallversicherung Bayern. ECM funktioniere als Bindeglied zwischen elektronischem Datenaustausch und etablierten Fachverfahren in der Versicherung so, dass sich sogar die gemeinhin eher papieraffinen Juristen für die Lösung begeistern ließen. Vor allem der Nutzen für die Geschäftsprozesse habe sich als Schlüssel zum Erfolg erwiesen.

Erst denken, dann sammeln

Dass das Enterprise-Content-Management neben technischen auch rechtliche Facetten mit sich bringt, rief Rechtsanwalt Wolfgang Hackenberg seinen Zuhörern in Erinnerung. Daten aus sozialen Netzen im ECM-System zu erfassen und zu nutzen ziehe schließlich auch rechtliche Konsequenzen nach sich. Der Anwalt empfahl dringend, sich vor dem Sammeln von Daten konkrete Gedanken über ihre Verwendung zu machen. Andernfalls sei ein Schaden für das Unternehmen wahrscheinlicher als der erhoffte Nutzen. (ba)