E-Mail-Nutzer fühlen sich genervt von Abkürzungen und Ketten-Nachrichten. Wie eine Umfrage von Yahoo Deutschland zeigt, kommen sogenannte Akronyme wie LOL oder ROFL bei vielen deutschen Usern sehr schlecht an und werden als störend empfunden. Sowohl beim privaten (40 Prozent) als auch beim beruflichen (34 Prozent) E-Mail-Gebrauch werden laut der Umfrage Abkürzungen als nervend empfunden. Auf noch mehr Ablehnung stoßen Rund- beziehungsweise Ketten-Mails. 64 Prozent (privat) respektive 45 Prozent (beruflich) der Nutzer reagieren äußerst empfindlich auf solche elektronische Post.
Ebenfalls unbeliebt sind endlose E-Mails, bei denen sich eine Antwort an die nächste reiht sowie ungefragt weitergeleitete Nachrichten und falsche Rechtschreibung. "Gerade in der privaten Korrespondenz sind die Nutzer weniger tolerant als in der beruflichen. Das hat aber bestimmt auch damit zu tun, dass beispielsweise Ketten-Mails eher privat verschickt werden", erläutert Andreas Krawczyk, Chefredakteur bei Yahoo Deutschland, gegenüber pressetext. Es gebe aber auch typische Gewohnheiten in der Situation am Arbeitsplatz. "Daher rangieren die Punkte Rechtschreibung und fehlende Anrede im Beruf auch auf höheren Plätzen als im Privaten", so Krawczyk.
E-Mail-Regeln
1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.
4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.
12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Wie ebenfalls aus der Umfrage hervorgeht, legt die Mehrheit großen Wert auf die Wahrung von Privatsphäre. Zumindest eigenen Aussagen nach haben 81 Prozent der befragten E-Mail-Nutzer noch nie in fremden Postfächern geschnüffelt. Nur 16 geben zu, schon in fremden privaten E-Mails gestöbert zu haben - etwa beim Partner oder bei Familienmitgliedern. "Einerseits spielt bei solchen Fragen soziale Erwünschtheit immer eine Rolle, auf der anderen Seite sind Online-Umfragen wie diese aber auch anonym", meint Krawczyk. Es sei nachgewiesen, dass ein Großteil unter diesen Bedingungen ehrlich antworte. Weniger Hemmungen bestehen jedenfalls bei anderen Kommunikationsmitteln. Wobei mit 41 Prozent die wenigsten Hemmungen bestehen, einen Blick auf eine nicht an sie adressierte Postkarte zu werfen. 31 Prozent würden fremde SMS lesen.
Im Umgang mit elektronischer Post sollten wie auch in der realen Kommunikation gewisse Standards und Regeln eingehalten werden, kommentiert Krawczyk die Ergebnisse. "Eine der Gefahren ist auch, zu schnell auf den Senden-Button zu drücken. Deswegen sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass E-Mails zwar schnell getippt sind, aber auch sehr lange gespeichert werden können." Yahoo biete deshalb auch einen kleinen Ratgeber für Unsichere, um den richtigen Ton zu treffen. Generell nutzt etwa ein Viertel der Befragten bereits seit über zehn Jahren E-Mail als Kommunikationsmittel. Etwa die Hälfte der User besitzt einen privaten Account, 45 Prozent einen beruflichen. Zwei Drittel benutzen private und berufliche E-Mails streng getrennt voneinander. (pte)