Dem Marktforschungsunternehmen Gartner zufolge wurden allein 2008 rund 48 Millionen Drucker und Druckgeräte in der Emea-Zone, also Europa, Afrika und Naher Osten, verkauft. Doch trotz der immensen Absatzzahl und der fundamentalen Bedeutung von Printern für Unternehmen ist relativ wenig darüber bekannt, wie Drucker, Kopierer, Multifunktions- oder Fax-Geräte "in der freien Wildbahn" tatsächlich genutzt werden.
Die printerumfrage 08 basiert auf einer Online-Befragung, an der 7044 Personen aus allen beruflichen Schichten und Unternehmensgrößen teilnahmen. Sie stellt damit die größte Studie zu diesem Thema im deutschsprachigen Raum dar. Die Untersuchung wurde von Brother Deutschland unterstützt, aber herstellerunabhängig betrieben.
E-Mails und Web-Seiten erhöhen das Druckvolumen
Warum das Druckvolumen trotz E-Mail und Internet steigt, darauf liefert die printerumfrage 08 eine schlüssige Antwort. Die Befragung brachte ans Licht, dass die vermeintlichen Speerspitzen des "papierlosen Büros" - nämlich E-Mails und Web-Seiten - in Wahrheit zu den am häufigsten gedruckten Dokumententypen gehören. Zwar ersetzen E-Mails viele Briefe auf Papier - aber mit der Flut an elektronischer Post steigt dennoch das gesamte Druckvolumen. 68 Prozent der Befragten gaben an, dass sie E-Mails häufig oder sehr häufig ausdrucken. Berücksichtigt man zudem, dass 36 Prozent der Interviewten sogar Web-Seiten häufig oder sehr häufig ausdrucken, wird klar, welchen Einfluss die elektronischen Medien auf das Druckaufkommen haben.
Der Druck von Fotos spielt im beruflichen Bereich erwartungsgemäß eine untergeordnete Rolle. Im privaten Bereich sind Fotos hingegen der am zweithäufigsten gedruckte Dokumententyp. Für zu Hause ergibt die Untersuchung, dass Textdokumente im Ausdruck obenan stehen, gefolgt von Fotos, E-Mails, Web-Seiten und Präsentationen.
Tintenstrahlgeräte rangieren vor dem Farblaser
Bei der Kostenoptimierung von Druckinfrastrukturen werden Tintenstrahlgeräte häufig als Kostentreiber Nummer eins bezeichnet. Auf den ersten Blick stellen sie wegen hoher Druckkosten für Unternehmen tatsächlich ein teures Unterfangen dar. Trotzdem, so belegt die Studie, sind Tintenstrahler aus dem Berufsalltag nicht wegzudenken. Besonders bei Selbständigen, Freiberuflern und Kleinstbetrieben sind die günstigen Tintenstrahlgeräte beliebt: 75 Prozent der Nichtangestellten gaben an, dass sie einen Tintenstrahler im Büro verwenden. Doch auch in größeren Unternehmen dominiert für den Farbdruck der Tintenstrahler: 59 Prozent der befragten Angestellten nutzen für ihre Arbeit ein Druckgerät mit Tintenstrahltechnologie, nur 43 Prozent hingegen einen Farblaser.
Business-Inkjet-Printer sind schnell und zuverlässig
Für den Erfolg des Tintenstrahlers im Büro gibt es plausible Gründe. Das wichtigste Argument ist sicher der geringe Kaufpreis. Tintenstrahler sind bereits für weniger als 50 Euro erhältlich, dann allerdings meist mit gering befüllten Starterpatronen versehen. Zudem sind sie bei regelmäßiger Wartung recht zuverlässig, arbeiten emissionsarm und bieten ein gutes Druckbild, besonders für hochauflösende Grafiken. Die Druckgeschwindigkeit ist bei Business-Inkjet-Printern in der Praxis höher als bei günstigen Farblaser-Geräten, da die Aufwärmphase der Fixiereinheit entfällt. Auch liegt die TCO von Business-Inkjets im Vergleich zu Einsteigerfarblasern bei geringem Druckvolumen meist etwas niedriger (www.druckkosten.de).
Farbdruck bei 30 Prozent der Dokumente
Daher ist es nicht verwunderlich, dass Tintenstrahler häufiger im Büro zu finden sind als Farblasergeräte. Dabei spielt Farbdruck im Büro eine wichtige Rolle: Knapp 30 Prozent aller Dokumente werden im Schnitt im Büro farbig gedruckt - so die Angaben der Angestellten. Bei nicht angestellten Berufstätigen war die Quote mit 35 Prozent sogar noch höher.
Angestellte lieben Multifunktionsgeräte
Die letzten Jahre war das Credo im Output-Management, durch Zentralisierung der Druckgeräte Kosten einzusparen. Auf den kleinsten Nenner gebracht lautete das Motto: Weniger Geräte, weniger Kosten. Allerdings hat diese einfache Kostensparmaßnahme auch Nachteile, denn sie lässt die Anwender und ihren Workflow außer Acht. Mitarbeiter empfinden lange Wege zu Druckgeräten als negativ für ihre Arbeitsweise. Die Befragten äußern sich eindeutig: 72 Prozent der Angestellten wünschen sich ein Multifunktionsgerät in Griffweite.
Output-Management mit neuer Strategie
Dieses Feedback hat mittlerweile auch seinen Niederschlag in aktuellen Output-Management-Projekten gefunden. Inzwischen rückt man von der strikten Zentralisierung wieder ab und etabliert eine Mischung aus zentralem und dezentralem Druck. Neue Output-Management-Audits positionieren die Druckgeräte wieder näher am Arbeitsplatz, meist einfache Drucker oder - wo häufig gescannt und gefaxt wird - Multifunktionsgeräte. Für hochvolumige Ausdrucke wird trotzdem weiterhin ein Zentralsystem aufgestellt. Durch diese Mischung erreicht man die beste Produktivität im Unternehmen: Kleinere Druck- und Scan-Jobs können direkt am Arbeitsplatz abgeschlossen werden, größere oder komplexere Scan- und Druckaufträge erledigt das Zentralsystem.
Privater Ausdruck im Büro ist an der Tagesordnung
Fast jeder Berufstätige druckt auch private Dokumente am Arbeitsplatz: 84 Prozent bekannten sich dazu. Besonders Kleinunternehmer nutzen Bürodrucker für Nichtgeschäftliches. Doch auch zehn Prozent der befragten Angestellten drucken sogar mehr als 30 Seiten die Woche. Nur 16 Prozent der Berufstätigen verzichten ganz auf den Ausdruck von Privatdokumenten am Arbeitsplatz.
Zwar ist es heute möglich, durch Identifizierung am Druckgerät (Accounting) direkt zu überprüfen, wer welches Dokument gedruckt hat, und somit offenzulegen, wer zu viel privat druckt, doch diese Maßnahmen sind unpopulär und werden vielfach als Eingriff in die Privatsphäre angesehen. Es empfiehlt sich daher, über eine Gruppen-Budgetierung dem Phänomen Privatdruck Herr zu werden. Wer ein Arbeitsplatzgerät hat, muss die Verbrauchsmaterialien dann bei seinem Abteilungsleiter budgetieren lassen. Bei Zentralgeräten sollte der Abteilungsleiter ebenfalls das Budget des Druckgerätes verwalten und überprüfen. Durch die Übertragung der Finanzverantwortung auf eine zentrale Person wird in der Regel ohne großen technischen Aufwand eine effektive Kostenkontrolle etabliert - und der Privatdruck eingeschränkt.
Scan-Funktionen werden gut genutzt
Die beliebteste Funktion eines Druckgerätes ist, wie nicht anders zu erwarten, die Funktion "Drucken". An zweiter Stelle kommt das Kopieren, an dritter das Scannen. Die Studie zeigt jedoch, dass Anwender auch multifunktionale Fähigkeiten wie das Scannen mit automatischer Weiterverarbeitung des Scans rege nutzen. Interessanterweise werden Scans meist direkt in ein PDF umgewandelt. "Scan-to-PDF" ist die beliebteste Scan-Funktion an Multifunktionsgerät und Kopierer.
Kaum Druck via USB-Stick und Speicherkarte
Sehr wenig Beachtung finden hingegen die Direktdruckfunktionen, also das Einlesen und Drucken direkt von Speicherkarte oder USB-Stick, ohne Umweg über den PC. Das gilt auch für die privat genutzten Druckgeräte. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass Anwender Fotos und Dokumente vorher am PC begutachten möchten, bevor sie das Material auf Papier ausgeben. Da Direktdruckfunktionen (USB-Port am Druckgerät) zudem ein Sicherheitsrisiko darstellen, sollten Unternehmen auf diese Funktion am besten grundsätzlich verzichten.
Druckqualität zählt beim Kauf am meisten
Weder die Ausstattung noch die Gerätepreise oder die Druckkosten sind den Teilnehmern der Studie zufolge das wichtigste Kaufkriterium. Es ist die Ausgabequalität. Und das, obwohl inzwischen alle Geräte, egal ob Laser oder Tintenstrahler, eine brauchbare Bildqualität liefern. Die Druckkosten werden erst an zweiter Stelle genannt, gefolgt vom Kaufkriterium Druckgeschwindigkeit. Die Marke spielt für die Käufer eine nur untergeordnete Rolle - eine ausgeprägte Markenloyalität gibt es bei Druckgeräten nicht.
Green-IT darf ein bisschen kosten
Heutigen Käufern liegt Umweltfreundlichkeit am Herzen, allerdings nur in einem bestimmten Rahmen: 67 Prozent würden einen Aufpreis zahlen, wenn sie dafür ein Gerät mit geringerem Strombedarf und aus umweltfreundlicherer Produktion erhalten würden. Aber nur neun Prozent würden dafür einen Aufschlag von 20 Prozent berappen wollen. Unter Umwelt- und Ergonomiegesichtspunkten ist den meisten Käufern besonders ein leiser Druck wichtig, geringe Emissionen rangieren an zweiter Stelle. Umweltzertifikate stellen das drittwichtigste "grüne" Kriterium dar, ein kostenloses Rücknahmeprogramm für Patronen rangiert erst auf Platz vier.