Dokumente verwalten in der Praxis

Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013

23.02.2015 von Thomas Joos

Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag.

Für Unternehmen, die in ihrer Organisation SharePoint 2013 oder SharePoint Online in Office 365 einsetzen, bietet es sich an, diese Lösungen auch für eine umfassende Dokumentenverwaltung zu nutzen. SharePoint hält hierfür ein reichhaltiges Funktionsangebot bereit, das zugegebenermaßen oft alles andere als selbsterklärend ist. Die folgenden Praxisanleitungen fassen die wichtigen Vorgehensweisen nachvollziehbar zusammen.

SharePoint von A bis Z

A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen.

B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden.

C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User.

D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten.

E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar.

F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau.

G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden.

H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten.

I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt.

J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt.

Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt.

L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden

M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite.

N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden.

O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind.

P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen.

Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können.

R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten.

S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden.

T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit.

U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch.

V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird.

W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden.

X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar.

Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg!

Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.

Dokumente erstellen und hochladen

Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, können Sie diese zum Beispiel in Word 2010/2013 direkt auf dem Server speichern, oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet.

In SharePoint 2013 lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten mit dieser ID suchen, und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek genau identifizierbar.

Über die Auswahl von Neues Dokument können Sie auch direkt neue Office-Dokumente erstellen, wenn Sie die Office Web Apps auf dem Server installiert haben. In Office 365 sind sie standardmäßig immer aktiviert.

Dokumente erstellen und hochladen

SharePoint 2013
In der Weboberfläche von SharePoint können Sie direkt Dokumente hochladen oder neue Dokumente erstellen.

SharePoint 2013
Als Administrator können Sie in Dokumentenbibliotheken auch mit Workflows arbeiten. Das geht auch in Office 365.

Workflows bei der Dokumentenverwaltung

Mit Workflows können Sie festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene Workflows erstellen. Workflows verwalten Sie über die Registerkarte Bibliothek mit Workfloweinstellungen.

Sie können Workflows in SharePoint Designer 2010/2013 ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio 2010 pflegen. Mit SharePoint Server automatisieren Sie Prozesse vollständig. Workflows lassen sich auch in die Office-Programme integrieren.

Dokument-IDs, Dokumentenmappen und Sicherheit

In SharePoint und Office 365 lässt sich allen Dokumenten im Unternehmen eine eindeutige ID zuweisen. Über sie kann man ein Dokument schnell finden, unabhängig davon, wo sein Speicherort ist und ob dieser geändert wurde. Die Dokument-ID ist eindeutig und liegt als eigene Metadatenspalte vor.

Foto: PureSolution, Fotolia.com

Dokumentenmappen sind ebenfalls eine wichtige Funktion in SharePoint 2013. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, also einen eigenen SharePoint-Ordner. Zusätzlich erhalten diese Sammlungen erweiterte Funktionen wie gemeinsame Metadaten oder eine gemeinsame Website. Für Dokumentenmappen können Sie auch eigene Inhaltstypen definieren. Sie legen also Inhaltstypen und gemeinsame Eigenschaften fest, die für die Dokumentenmappe gelten. In diesen bestimmen Sie, welche Inhaltstypen die Sammlungen verwenden.

Dokumentenbibliotheken verwalten

Dokumente speichert SharePoint in Bibliotheken. Eine Bibliothek ist der zentrale Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website. An dieser grundsätzlichen Technologie hat sich auch in SharePoint 2013 im Vergleich zum Vorgänger nichts geändert.

In Bibliotheken können Sie mit Berechtigungen arbeiten, Ansichten ändern, Vorlagen hinterlegen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen. Innerhalb einer Websitesammlung können mehrere Bibliotheken angelegt werden. Zudem dürfen Bibliotheken auch mehrere Ordner enthalten, in denen Sie Dokumente ablegen können. Dokumentbibliotheken verwenden Sie für Dokumente und Tabellen, in Bildbibliotheken speichern Sie Bilder und Grafiken. Wenn Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten nutzen, legt dieser die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente an.

SharePoint 2013 - Dokumentenbibliotheken verwalten

SharePoint 2013
Fügen Sie eine neue Bibliothek hinzu, können Sie aus verschiedenen Optionen auswählen.

SharePoint 2013
In den erweiterten Einstellungen für Bibliotheken legen Sie die Vorlage für eine Bibliothek fest.

Wollen Sie zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung anlegen, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten.
Klicken Sie auf Listen, Bibliotheken und andere Apps.
Auf der neuen Seite können Sie anschließend verschiedene Objekte auswählen, die Sie in der Website erstellen können. Im Bereich Bibliothek können Sie auswählen, welche Art von Bibliothek Sie erstellen wollen.

Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SharePoint/Office 365 automatisch, wenn Sie eine neue Datei in der Bibliothek erstellen.

Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte Bibliothek die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen auf und klicken im Bereich Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen. Im Bereich Dokumentvorlage können Sie die Vorlagen-URL bearbeiten.

Dokumentenmappen nutzen

Dokumentenmappen sind eine neue Funktion seit SharePoint Server 2010 und stellen eine Sammlung von Inhaltstypen dar. Eine Mappe ist mit mehreren Dokumenten verknüpft. Über eine Dokumentenmappe lassen sich zusammenhängende Dokumente zusammenfassen, zum Beispiel für Angebote oder Projektdokumente.

Alle Versionen einer Mappe lassen sich zusammen verwalten. Anwender können Dokumentenmappen auch als ZIP-Datei vom Server herunterladen. Dokumentenmappen lassen sich wie normale Dokumente in Workflows einbinden. Auch die Metadaten bilden in den Dokumenten der Dokumentenmappe eine gemeinsame Basis.

Sie müssen den Inhaltstyp Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzufügen, damit Benutzer neue Dokumentmappen erstellen können. Die Erstellung steht über Neues Dokument zur Verfügung. Damit Sie Dokumentenmappen nutzen können, müssen Sie dieses Feature zunächst für eine Website-Sammlung aktivieren. Dazu öffnen Sie die Dokumentenbibliothek, wechseln zur Registerkarte Bibliothek und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Klicken Sie als Nächstes auf Erweiterte Einstellungen.

SharePoint 2013 - Dokumentenmappen nutzen

SharePoint 2013
Dokumentenmappen fügen Sie als Inhaltstyp einer Bibliothek hinzu.

SharePoint 2013
Neue Dokumentenmappen erstellen Sie in Office 365 über die Registerkarten Dateien.

Im neuen Fenster müssen Sie zunächst bei der Option Verwaltung von Inhaltstypen zulassen die Auswahl auf Ja setzen. Klicken Sie anschließend auf OK. Wechseln Sie als Nächstes wieder auf das Hauptfenster der Bibliothekeinstellungen. Im unteren Bereich sehen Sie die Inhaltstypen, die in der Bibliothek zur Verfügung stehen. In der Standardeinstellung dürfen Sie nur Dokumente erstellen. Da Dokumentenmappen ein eigener Inhaltstyp ist, müssen Sie diesen erst hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.

Im neuen Fenster können Sie jetzt neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Um Dokumentenmappen zu erstellen, wählen Sie im linken Fenster den Eintrag Dokumentenmappe aus und klicken auf Hinzufügen. Anschließend bestätigen Sie die Konfiguration mit OK.

Anschließend sehen Sie den neuen Inhaltstyp. Wichtig ist, dass die Option Auf neuer Schaltfläche sichtbar aktiviert ist. Erst dann können Anwender über die Dokumentenbibliothek neue Dokumentenmappen erstellen. Klicken jetzt Anwender in der Bibliothek auf der Registerkarte Datei im Menüband auf Neues Dokument, steht auch die Auswahl Dokumentenmappe zur Verfügung.

Mit Dokumentenmappen arbeiten

Erstellen Sie auf der Registerkarte Dateien in der Bibliothek eine neue Dokumentenmappe auf Basis eines selbst angepassten Inhaltstyps, dann stellt SharePoint automatisch die Dokumente zur Verfügung, die Sie im Standardinhalt des Inhaltstyps festgelegt haben.

Nachdem Sie den Namen der Dokumentenmappe festgelegt haben, öffnet sich die Website der Mappe mit den hinterlegten Dokumenten. Haben Sie für Dokumentenmappen die Pflege von Metadaten konfiguriert, können Anwender direkt bei der Erstellung die entsprechenden Metadaten eingeben. Ist zusätzlich noch die Inhaltsorganisation aktiviert, erhalten Anwender auch die Information, dass SharePoint die Dokumentenmappe automatisch am richtigen Speicherort ablegt. Dazu haben Sie Inhaltsregeln definiert, die den Speicherort bestimmen. Enthält die Bibliothek Dokumente und Dokumentenmappen, erkennen Sie Dokumentenmappen an deren Ordnersymbol.

SharePoint 2013 - Mit Dokumentenmappen arbeiten

SharePoint 2013
Dokumentenmappen erlauben weitreichende Konfigurationen für Dokumente.

SharePoint 2013
In Dokumentenmappen können Sie mit eigenen Berechtigungen arbeiten.

Öffnen Sie eine Dokumentenmappe, können Sie auf der Registerkarte Verwalten im Menüband die Dokumentenmappe organisieren. Hier führen Sie die wichtigsten Aufgaben der Mappe durch.

Haben Sie die Dokumentenmappe so konfiguriert, dass beim Erstellen automatisch Dokumente zur Verfügung stehen sollen, sehen Anwender diese auf der Willkommensseite. Haben Sie keinen Standardinhalt festgelegt, enthält die Mappe nur einen leeren Ordner. Anwender können in diesen Ordner Dokumente hochladen oder neue Dokumente darin erstellen. Allerdings unterstützt die Dokumentenmappe nur die Inhaltstypen, die Sie in den Einstellungen des Inhaltstyps der Dokumentenmappe festgelegt haben. Anwender können sehr leicht den direkten Link einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.

Standardmäßig übernehmen Dokumentenmappen die Berechtigungen der Bibliothek, in der sie sich befinden. Für Dokumentenmappen können jedoch auch eigene Berechtigungen für eine Dokumentenmappe konfiguriert werden. Anwender müssen zur Steuerung der Rechte von Dokumentenmappen mindestens über die Berechtigungsstufen Entwurf oder Vollzugriff verfügen. Klicken Sie auf der Willkommensseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten und dann auf Berechtigungen.

Versionen von Dokumentenmappen verwalten

Dokumentenmappen können gemeinsame Versionen aller enthaltenen Dokumente enthalten. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten, können Sie verschiedene Aufgaben zur Verwaltung der Versionen durchführen.

Allerdings müssen Sie dazu zunächst für die Bibliothek, in der die Dokumentenmappen gespeichert sind, die Versionsverwaltung aktivieren. Das nehmen Sie auf der Registerkarte Bibliothek über Bibliothekeinstellungen\Versionsverwaltungseinstellungen vor.

SharePoint 2013 - Versionen von Dokumentenmappen verwalten

SharePoint 2013
In Bibliotheken und Dokumentenmappen arbeiten Sie mit Versionen. Diese müssen Sie aber erst in den Einstellungen der Bibliothek erfassen.

SharePoint 2013
Die Versionen von Dokumentenmappen können Sie in den Eigenschaften aktivieren oder alte Versionen löschen.

Klicken Anwender in einer Dokumentenmappe auf Version erfassen, lässt sich eine Beschreibung der Änderungen eingeben, und es können neue Versionen erstellt werden Über Versionsverlauf lässt sich die Bearbeitungshistorie des Dokuments anzeigen.

Durch das Klicken auf die Datums- und Uhrzeitangaben der entsprechenden Version lassen sich Daten wiederherstellen oder Versionen löschen. SharePoint stellt anschließend die komplette Mappe mit allen enthaltenen Dokumenten mit dieser Version wieder her.

Wählen Anwender Alle früheren Versionen löschen aus, entfernt SharePoint alle alten Versionen die aktuelle Version, und die Dokumentenmappe bleibt erhalten. Klicken Anwender auf ein einzelnes Dokument im Versionsverlauf, lassen sich die Versionen einzelner Dokumente in der Mappe nachverfolgen.

Dokument-ID in SharePoint nutzen

Eine interessante Funktion in SharePoint ist die Möglichkeit, Dokumenten eine eindeutige ID zuzuordnen. SharePoint fügt dann automatisch jedem Dokument eine neue Eigenschaft hinzu. Diese ID können Sie zum Suchen nutzen, per URL direkt auf die Datei zugreifen, auch wenn Sie die Datei an einen anderen Ort verschieben.

Über das Kontextmenü von Dokumenten und Dokumentenmappen können Sie über Eigenschaften anzeigen diese IDs anzeigen lassen. Merken sich Anwender die ID eines Dokuments und deren URL, lässt sich das Dokument überall aufrufen, auch wenn sich der Speicherort des Dokuments ändert. Einmal zugewiesen, bleibt die ID immer gleich.

SharePoint 2013 - Dokument-ID in SharePoint nutzen

SharePoint 2013
Dokumenten-IDs bieten eine bessere Übersicht für die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek.

SharePoint 2013
Die Einstellungen für Dokumenten-IDs nehmen Sie zentral vor.

Damit Sie die Funktion nutzen können, müssen Sie das Feature zunächst aktivieren. Standardmäßig ist dies nicht der Fall. Zur Aktivierung gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Websiteeinstellungen.
Im Bereich Websitesammlungsverwaltung klicken Sie auf Websitesammlungsfeatures.
Stellen Sie sicher, dass das Feature Dokument-ID-Dienst aktiviert ist. Nach der Aktivierung sehen Anwender die entsprechende ID in den Eigenschaften der Dokumente.

Die ID ist in der Farm eindeutig. SharePoint erzeugt die ID beim Erstellen oder Hochladen von Dokumenten. Der Link zum Dokument mit der Dokument-ID bleibt immer gültig, auch wenn Sie das Dokument in der Farm in einer ganz anderen Bibliothek ablegen. In den Eigenschaften des Dokumentes oder der Dokumentenmappe sehen Sie die entsprechende ID in den Eigenschaften.

Das Präfix der Dokument-ID können Sie selbst vergeben. Haben Sie das Feature aktiviert, können Sie noch Einstellungen anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Websiteeinstellungen. Im Bereich Websitesammlungsverwaltung klicken Sie auf Dokument-ID-Einstellungen. (mje)