Die Münchener Rechtsanwaltskanzlei AWT Auer Witte Thiel beispielsweise hat sich auf die Gebiete Inkasso, Zwangsvollstreckung und Forderungsmanagement spezialisiert. Schwerpunktmäßig bearbeiten die Spezialisten kleinste Forderungen in sehr großen Mengen. Geplant ist, alle Unterlagen rund um die einzelnen Fälle mit DocuWare zu archivieren. Dabei handelt es sich um oft mehrere Tausend Postein- und -ausgangsdokumente pro Tag. Belege in Papierform werden gescannt, elektronische Daten aus der ERP-Software Navision und der Anwaltssoftware AnNoText direkt im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Zeitraubende Suchvorgänge in verschiedenen Räumen sind schon jetzt Vergangenheit. Demnächst soll das Altarchiv mit über fünf Millionen Dokumenten elektronisch gespeichert werden.
Belegeverwaltung in der Molkerei
Nur fünf Tagen dauerte bei der Molkerei Heinrich Gropper GmbH & Co. KG die Einführung von DocuWare einschließlich SAP-R/3-Integration und Anbindung einer Lagerverwaltung. Alle mit dem Lagerverwaltungssystem (einer Eigenentwicklung) erzeugten Ausgangslieferscheine werden via Tiffmaker automatisch archiviert. Nach der Auslieferung werden unterschriebene Lieferscheine ins Archiv rückgescannt. Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und Milchgeldabrechnungen lassen sich direkt aus der betriebswirtschaftlichen SAP-Lösung im zentralen Dokumenten-Pool ablegen. Recherchen im Archiv können erfolgen, ohne dass der Anwender seine gewohnte Maske verlassen muss. Die IT-Verantwortlichen des im bayerischen Bissingen ansässigen Mittelständlers überzeugten vor allem die schnelle Installation, die einfache Integration in R/3 und Lagerverwaltung sowie intuitive Bedienung.
Archivierte Zement-Lieferungen
Hochwertige Qualität, Flexibilität und Termintreue sind für Mathias Humpenöder, kaufmännischer Leiter beim Hans Humpenöder Baustoff-Fachhandel GmbH & Co. KG, Schwabach, Garanten für den Erfolg in der Bauwirtschaft. Um diese zu gewährleisten, ist eine straffe Organisation notwendig. Kurze Recherchen und schnelle Auskünfte dank DMS-Einsatz optimieren heute den Service.
Mit DocuWare werden alle Ein- und Ausgangsunterlagen zentral archiviert. Mathias Humpenöder begründet die Entscheidung für DocuWare mit der intuitiven Bedienung, dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und der Kompetenz des Systemhauses. Auch die Integration mit der Bausoftware IBS-Höhne gestaltet sich einfach. „Zur Amortisation lässt sich noch nichts Genaues sagen, aber schon allein dadurch, dass wir eine bisher als Archiv genutzte Wohnung jetzt wieder vermieten können, sparen wir Geld“, so der Juniorchef des Bauunternehmens, das in der Hochkonjunktur 120 bis 130 Mitarbeiter beschäftigt.
Technische Dokumentation in der Wasseraufbereitung
Die ProMinent Dosiertechnik GmbH ist Lösungspartner für die Wasseraufbereitung sowie Hersteller von Komponenten und Systemen im gesamten Umfeld der Fluid-Dosiertechnik. Die mit 41 ausländischen Niederlassungen operierende Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit rund 1.600 Mitarbeiter, im Heidelberger Stammhaus liegt die Zahl bei knapp 500. Im zweiten Halbjahr 2005 wurde DocuWare hier eingeführt. Dr. Andreas Höhler, Leiter Forschung und Entwicklung: „Unser Plan ist, die komplette technische Dokumentation fertigungsrelevanter Unterlagen zentral im Zugriff zu halten und eine einfache Weitergabe der komplexen Informationen zu ermöglichen.“
Vom CAD-System Pro/Engineer werden mit Hilfe der Zeichnungsverwaltung Pro/Intralink Pläne generiert und als TIF-Dateien automatisch verschlagwortet im DocuWare-Archiv abgelegt. Ein mit dem Content-Folder aufgesetzter Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass die Zeichnungen nach der Prüfung für den allgemeinen Zugriff zu Verfügung stehen. Dadurch ist gewährleistet, dass die Produktionsstätten immer auf die gültigen Versionen der Pläne zugreifen. Berechtigte Mitarbeiter können via Internet-Server von jedem Standort weltweit auf diese Dokumente zugreifen.
Die meisten Abteilungen sind bereits an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden, etwa Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung, Montage und Produktion. Die Einbindung des Bereichs Einkauf wird als Nächstes folgen.
Elektronische Archivierung statt Klebebindung
Die Te-wi-pack Uhl GmbH, Althengstett, hat sich auf die professionelle Klebetechnik für die produzierende Industrie spezialisiert. Im Vordergrund steht dabei für den Großhändler die Beratung bei Produktauswahl und Verarbeitung. Modernen Technologien ist der 25-Mann-Betrieb nicht nur beim Thema Kleben aufgeschlossen, sondern auch, wenn es um seine IT-Strukturen geht.
Schon seit Jahren setzt Te-wi-pack die ERP-Lösung AB1000 der Parity Software ein. Die gute Zusammenarbeit mit dem Systemhaus führte zur Einführung eines DocuWare-Archivs. Seit Dezember werden alle kaufmännischen Unterlagen rund um die Kunden im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Papierbelege wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden gescannt, elektronische Dokumente automatisch aus dem ERP-System übernommen. Der mit dem DocuWare Content-Folder durchgeführte Workflow beschleunigt die Abwicklung von Geschäftsprozessen. Auch der Außendienst greift bereits auf die elektronische Sammelstelle zu.