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Von Microsoft Office umsteigen auf das Open-Source-Paket OpenOffice.org oder den Ableger LibreOffice? Theoretisch kein Problem. Doch der Teufel steckt im Detail. Unternehmen, die wechseln wollen, haben oft das Problem, Word-, Excel- oder Powerpoint-Dateien optimal in den quelloffenen Anwendungen zu öffnen und zu bearbeiten. Häufig gehen Formatierungen, Formeln, Bilder und Textfelder verloren. Außerdem ist in vielen Fällen auch eine Konvertierung der Dokumente notwendig, wenn sie nur noch auf die freien Formate setzen wollen. Hier gibt es aber mehrere Wege. Grundsätzlich sind in den aktuellen Versionen die Bedienung und die Tools in OpenOffice und LibreOffice nahezu identisch. Unterschiede gibt es vor allem im Detail.
Microsoft Office-Dokumente mit OpenOffice und LibreOffice öffnen und bearbeiten
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Grundsätzlich müssen Sie Office-Dokumente nicht konvertieren, um diese in LibreOffice oder OpenOffice zu öffnen. Sie können die Dokumente auch ohne Änderung problemlos in beiden Programmen öffnen. Die meisten Formatierungen bleiben erhalten, es gibt aber durchaus die eine oder andere Formel oder Textfelder, die Probleme machen. Der einfachste Weg in diesem Fall ist die Neuformatierung. Öffnen Sie ein solches Dokument aber wieder in Microsoft Word, haben Sie das Problem, dass die entsprechenden Bereiche wieder umgeschrieben sind und wieder nicht mehr funktionieren. Aus diesem Grund muss eine solche Umstellung genau geplant sein. Die meisten Dokumente funktionieren, aber vor allem im Bereich Excel gibt es deutliche Probleme, vor allem bei komplexen Formeln. Hier sind umfangreiche Tests anzuraten, bevor Sie migrieren. In vielen Fällen sind die gesparten Lizenzkosten für ein Microsoft Office-Paket niedriger als die Kosten für umfangreiche Konvertierungen von Dokumenten.
Im Gegensatz zur aktuellen Version von OpenOffice kann LibreOffice auch .docx (Word), .pptx (PowerPoint) und .xlsx (Excel)-Dokumente im gleichen Format wieder speichern, nicht nur lesen. In der aktuellen OpenOffice-Version 3.3 können Sie nur im Format .doc, .xls und .ppt speichern, aber problemlos .docx, .xlsx und .pptx lesen. Öffnen Sie in OpenOffice eine .docx-, .pptx- oder .xlsx-Datei, können Sie Änderungen nicht direkt speichern, sondern müssen über Datei/Speichern unter ein anderes Format verwenden. Entweder speichern Sie in diesem Fall gleich im OpenOffice-Format .odt (Writer, Pendant zu Word), .odp (Impress, Pendant zu PowerPoint), .ods (Calc, Pendant zu Excel) oder als .doc, .ppt oder .xls.
Öffnen Sie dagegen docx-, .pptx- oder .xlsx-Dokumente in LibreOffice, können Sie die Dokumente auch wieder in den entsprechenden Formaten speichern, eine Umwandlung ist nicht notwendig. Auch neue Dokumente können Sie direkt in diesen Formaten erstellen.
Angesichts dieser Kompatibilität spricht daher nichts dagegen, wenn Sie die Dokumente im ursprünglichen Format belassen. Verwenden Sie aber in den Dokumenten Formatierungen oder Formeln, die LibreOffice oder OpenOffice nicht unterstützen, besteht auch der Weg, diese zu konvertieren. Hier sind in beiden freien Office-Paketen entsprechende Assistenten integriert.
Dokumente konvertieren mit OpenOffice und LibreOffice
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Wollen Sie Dokumente komplett konvertieren, also von den Microsoft-Formaten zu den OpenOffice/LibreOffice-Formaten umwandeln, müssen Sie beachten, dass komplexe Formeln oder angehängte VBA-Makros verloren gehen. Diese müssen Sie neu erstellen. Sie erhalten während der Konvertierung auch eine entsprechende Meldung.
Außerdem können Sie nur die alten Formate .doc, .xls und .ppt konvertieren, nicht die neuen Versionen .docx, .xlsx, .pptx von Office 2007/2010. Auch wenn die Quell-Dateien nach der Konvertierung erhalten bleiben, sollten Sie auf jeden Fall zunächst eine komplette Datensicherung aller Dokumente durchführen. Der Vorgang der Konvertierung ist in OpenOffice und LibreOffice identisch:
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Um mehrere Dokumente auf einmal umzuwandeln, öffnen Sie die zentrale Startoberfläche von OpenOffice oder LibreOffice.
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Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei und wählen Sie Assistenten\Dokumenten-Konverter.
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Im nächsten Schritt wählen Sie aus, welche Formate Sie konvertieren wollen. Hier setzen Sie den Haken bei Microsoft Office und dann bei den Dokumentvarianten.
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Anschließend wählen Sie aus, welche Dokumente sie in OpenOffice/LibreOffice-Formate konvertieren wollen.
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Auf der nächsten Seite wählen Sie weitere Optionen zur Konvertierung aus. Dazu aktivieren Sie im oberen Bereich, wie Sie mit Word-Vorlagen verfahren sollen und im unteren Bereich, welche Word-Dokumente OpenOffice/LibreOffice konvertieren soll.
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Wählen Sie bei Importieren von das Quell-Verzeichnis aus, in dem sich die Dateien/Vorlagen befinden, die Sie konvertieren wollen. Sollen auch Unterverzeichnisse konvertiert werden, setzen Sie noch den Haken bei inkl. Unterverzeichnisse.
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Überprüfen Sie, ob die Verzeichnisse für Vorlagen und für die Dokumente korrekt sind und klicken Sie dann auf Weiter.
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Sind ausgewählte Verzeichnisse noch nicht vorhanden, erscheint eine Meldung, dass der Assistent das entsprechende Verzeichnis erstellt.
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Auf der nächsten Seite machen Sie die gleiche Auswahl bei Excel-Vorlagen und -Dokumenten, wenn Sie diese zur Konvertierung ausgewählt haben.
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Haben Sie die Einstellungen für Excel vorgenommen, müssen Sie auf der nächsten Seite die gleiche Auswahl für PowerPoint-Vorlagen und -Dokumente auswählen, wenn Sie diese Dokumente konvertieren wollen.
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Als Letztes erhalten Sie noch eine Zusammenfassung Ihrer Eingabe und können auf dem letzten Fenster mit Konvertieren die Konvertierung durchführen.
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Starten Sie die Konvertierung, sehen Sie im Fenster die Anzahl der Dateien und Vorlagen, die das Tool gefunden hat. Auch die Logdatei öffnen Sie an dieser Stelle.
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In der Logdatei listet der Konverter dann übersichtlich die einzelnen Dokumente auf, sowie deren alten und den neuen Namen. Die alten Dateien bleiben bei dem Vorgang erhalten.
Arbeiten Sie bereits mit .docx-, .xlsx-, oder .pptx-Dateien und wollen diese umwandeln, helfen entweder kostenlose Konverter aus dem Internet, oder Sie installieren OpenOffice parallel zu LibreOffice, bis auch OpenOffice die aktuellen Dateiformate speichern kann. Allerdings haben Sie in diesem Fall das Problem dass über das Kontextmenü der Dateien mit Öffnen mit, nicht beide Einträge vorhanden sind. OpenOffice und LibreOffice überschreiben sich gegenseitig. Sie können aber problemlos über die normalen Menüs zum Dateien öffnen in beiden Editionen verschiedene Dateien öffnen und speichern. Vor allem angesichts der Kompatibilität ist es bei einem Umstieg von Microsoft Office zu einer kostenlosen Version kein Schaden, sowohl auf OpenOffice als auch auf LibreOffice zu setzen. Beide Versionen sind vollkommen kostenlos, bei OpenOffice sitzt aktuell Oracle mit im Boot, LibreOffice wird dagegen von unabhängigen Entwicklern weitergetrieben.
OpenXML/ODF Translator - OpenSource-Tool für die Konvertierung
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Mit dem kostenlosen OpenXML/ODF Translator (http://sourceforge.net/projects/odf-converter/files) können Sie in der Befehlszeile Microsoft Office-Dokumente zu OpenOffice-Dokumente konvertieren. Der Vorteil des Tools ist, dass es auch die neuen Formate ab Office 2007 versteht und Dateien auch in einer Stapelverarbeitung umwandeln kann. Das Tool benötigt das .NET Framework 2.0 (http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?familyid=0856eacb-4362-4b0d-8edd-aab15c5e04f5&displaylang=de) auf dem Rechner, sowie ein installiertes Office XP, 2003 oder 2007. Die Syntax des Tools ist:
OdfConverter.exe /I <Quell-Pfad oder Dateiname> [/O <Ziel-Pfad oder Dateiname>] [/<Optionen>]
Über die Optionen stehen noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, die Umwandlung zu steuern. In der Datei Readme.txt im Verzeichnis des Tools sehen Sie alle Optionen und deren Auswirkung. Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie auf der Seite http://odf-converter.sourceforge.net/features.html.
Analysieren des Netzwerks für zu konvertierende Dokumente
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Damit Sie überhaupt wissen, welche Dokumente es in Ihrem Netzwerk gibt, können Sie mit Tools die Freigaben und PCs nach entsprechenden Dokumenten scannen lassen. Zur Analyse stellt Microsoft die Office Migration Planning Manager (OMPM)-Suite kostenlos zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc179179.aspx. Mit dieser Sammlung von Befehlszeilentools, können Sie die Computer und Freigaben im Netzwerk auf Office-Dokumente durchsuchen, sodass Sie einen Überblick erhalten, welche Dokumente es überhaupt gibt, die Sie konvertieren wollen.
Erfahrungsgemäß ist die Anzahl an Dokumenten so groß, dass Sie in den wenigsten Unternehmen sinnvolle Informationen durch das manuelle Durchsuchen erhalten. Nach dem Herunterladen und Entpacken der Sammlung starten Sie den Scanvorgang über das Programm Offscan.exe. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie zuvor in der Datei Offscan.ini vor. Beide Dateien befinden sich im Unterverzeichnis \Scan des OMPM-Installationsordners.
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Um einen Rechner zu scannen, starten Sie einfach offscan.exe. Wenn Sie den Scanner von einer zentralen Freigabe starten wollen, kopieren Sie das OMPM in diese Freigabe. Bearbeiten Sie anschließend die Konfigurationsdatei Offscan.ini. Die Optionen FoldersToScan und FoldersToExclude in der Datei Offscan.ini legen fest, welche Orte im Netzwerk das Tool durchsuchen sollen. Alle Optionen der Datei finden Sie auf der Seite http://technet.microsoft.com/de-de/library/ff602186.aspx.
Sie legen über die Datei auch fest, in welchem Verzeichnis und welcher Datei das Scanergebnis mit den gefundenen Dokumenten liegen soll. Geben Sie hier nichts an, verwendet das Tool das Verzeichnis C:\OMPM. Haben Sie einmal einen Scanvorgang durchgeführt, startet dieser für den entsprechenden Rechner nicht erneut. Wollen Sie einen erneuten Scanvorgang starten, setzen Sie in der Datei Offscan.ini die Option RunID auf eine neue Nummer. Jeden Scanvorgang speichert das Tool in einer eigenen Logdatei. In dieser finden Sie die Verzeichnisse und Dateien, in denen sich Office-Programme befinden.
Konvertierungstools nutzen - Zamzar, freefileconvert.com und Co.
Wollen Sie einzelne Dateien konvertieren, besteht auch die Möglichkeit, den kostenlosen Online-Dienst Zamzar (http://www.zamzar.com) zu verwenden. Allerdings macht dieser nur für einzelne Dateien Sinn. Dazu kommt, dass Sie die Dateien hochladen müssen und dann einen Link per E-Mail zum Download der konvertierten Dateien erhalten. Angesichts des Datenschutzes können solche Dienste nur Notlösungen sein. Registrieren Sie sich für den kostenpflichtigen Dienst, können Sie sofort auf konvertierte Dokumente zugreifen, Dateien bis zu einer Größe von 1 GB umwandeln und bis zu 100 GB online speichern. Die Preise variieren von 7$/ Monat bis zu 49$/Monat. Der Umgang mit dem Tool ist sehr einfach. Sie laden die gewünschte Datei hoch, wählen das Format aus zu der Sie die Datei konvertieren wollen und tragen eine E-Mail-Adresse ein, zu welcher das Tool den Downloadlink zur konvertierten Datei senden soll.
Ein weiterer Dienst im Internet, über den Sie Dokumente in alle Richtungen konvertieren können, ist http://www.freefileconvert.com. Auf diese Seite laden Sie zunächst die Datei hoch, wählen das Format aus und lassen dann die Daten konvertieren. Anschließend können Sie die konvertierte Datei herunterladen. Der Dienst ist kostenlos und ermöglicht das sofortige Herunterladen von Dateien. Allerdings haben Sie bei der Konvertierung zu OpenOffice/LibreOffice-Formaten oft das Problem, dass Bilder und Formeln nicht korrekt konvertiert werden.
Eine weitere kostenlose Alternative, um Dateien in alle Richtungen zu konvertieren, ist die Seite http://www.convertfiles.com. Der Vorgang bei der Seite ist der gleiche. Sie laden die Datei hoch, geben an um welches Format es sich handelt und in welches Format Sie die Datei konvertieren wollen. Anschließend laden Sie die konvertierte Datei herunter. In unseren Tests hat dieser Konverter vor allem bei eingebetteten Bilder besser funktioniert als http://www.freefileconvert.com und http://www.zamzar.com. Haben Sie daher mit einer Datei nach der Konvertierung Probleme, bietet es sich an, einen anderen Konverter zu verwenden. Leider unterstützen diese kostenlosen Anbieter keine stapelbasierte Umwandlung, Sie müssen alle Dateien manuell nacheinander konvertieren.
Generell besteht das Problem bei solchen Konvertierungen, dass vor allem Formatierungen und eingebettete Objekte wie Bilder, Grafiken oder Dateien verloren gehen oder falsch formatiert sind. Das heißt, in vielen Fällen ist deutliche Nacharbeit notwendig oder Sie müssen mehrere Anbieter testen.
Word-Alternative Abiword
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Wer nur eine Alternative zu Word sucht, oder ebenfalls verschiedene Dokumente von OpenOffice/LibreOffice-Formaten konvertieren will, kann auch auf den kostenlosen Word-Ersatz AbiWord (http://www.abisource.com/) setzen. Sie können mit dem Programm die Microsoft Wordformate .doc und .docx lesen und speichern, sowie das OpenOffice/LibreOffice-Format .odt und viele mehr. Vor allem wenn Sie Dateien in die verschiedenen Formate konvertieren wollen, kann das Programm wertvolle Hilfe leisten, auch parallel zu den anderen Programmen. Sie können ganz normal Dateien in allen Formaten öffnen und über Speichern unter in ein anderes Format umwandeln. Der Vorteil von Abiword ist, dass es sehr klein ist (unter 8 MB) und die Bearbeitung von Dokumenten sehr einfach. Wollen Sie Dateien konvertieren ist keine Einarbeitung notwendig.
Excel-Alternative Gnumeric
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Die OpenSource-Lösung Gnumeric http://projects.gnome.org/gnumeric bietet die Möglichkeit, aktuelle Excelformate zu lesen, allerdings nicht zu speichern. Sie können aber problemlos aktuelle Excel-Formate öffnen und anschließend im OpfenOffice-Format .ods speichern. Auf diesem Weg können Sie unter Umständen besser Dokumente konvertieren als mit LibreOffice oder OpenOffice. Auch hier sind allerdings Tests angesagt, da auch diese Lösung nicht alle Techniken und Funktionen von Excel beherrscht.
Konvertieren mit Testversion von Microsoft Office Professional 2010
Microsoft stellt eine 60 Tage-Testversion von Office Professional 2010 auf der Seite http://technet.microsoft.com/de-de/ee390818.aspx zur Verfügung. Öffnen Sie mit den Programmen im Office-Paket Dokumente, können Sie diese auch in die OpenOffice-Formate über Speichern Unter umwandeln. Auch hier gilt, dass teilweise Formatierungen verloren gehen können. Da die Testversion aber ohne Verpflichtung 60 Tage problemlos funktioniert, bleiben zusammen mit OpenOffice, LibreOffice, verschiedenen Konvertern im Internet und notfalls noch Abiword genügend Testmöglichkeiten, um Dokumente möglichst problemlos umzuwandeln. Eine weitere Alternative wäre das kostenlose KOffice (http://www.koffice.org). Dieses ist vom Funktionsumfang mächtiger als OpenOffice und LibreOffice, läuft dafür aber auch nur auf Linux-Systemen. Zur Konvertierung müssen Sie daher noch mindestens einen Rechner mit Linux installieren. In der aktuellen Version können Sie in KOffice auch Office 2007/2010-Formate importieren und entsprechend umwandeln. Dazu müssen Sie, wie bei Abiword und Gnumeric, die Dateien importieren und im gewünschten Format speichern. (wh)