Die richtige Ablage von Unterlagen hilft Anwendern, rascher zu arbeiten und weniger Fehler zu machen. Dokumenten-Management- und Archivsysteme bilden dafür die Grundlage. Dies sind Lösungen, um selbst erstellte Office-Dokumente, E-Mails, gescannte Papierdokumente und ausgehende Drucksachen abzulegen.
Für Nutzer von Dokumenten-Management- und Archivsystemen verringert sich die Zugriffszeit auf Schriftstücke. Angestellte benötigen durchschnittlich zwei bis fünf Minuten, um am Schreibtisch ein Dokument zu finden, zehn bis 13 Minuten, falls sie sich in einer Abteilungsablage umschauen müssen, und über einen halben Tag dauert es, Unterlagen aus dem Archiv hervorzukramen. Die softwaregestützte Suche beansprucht lediglich Sekunden.
Zu den praktischen Anwendungen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zählt das Scannen von Unterlagen. Oft beginnt der Einsatz der Systeme im kaufmännischen Bereich, beispielsweise mit dem Scannen von Eingangsrechnungen. Soweit es die Dokumentenmengen und -strukturen erlauben, können Daten von Rechnungen mittels Formularerkennung und Dokumentenklassifizierung extrahiert und dem Buchhaltungssystem zur Verfügung gestellt werden. Die manuelle Datenerfassung entfällt damit zugunsten der Datenüberprüfung.
Ausgehend von Erfahrungen in Projekten und bei Anwendern und teilweise durch Studien gestützt, wird geschätzt, dass europaweit durchschnittlich 20 Mitarbeiter im Unternehmen mit der Erfassung von Eingangsrechnungen beschäftigt sind. Pro Beleg fallen Bearbeitungskosten in Höhe von 20 Euro an, wobei der Vorgang durchschnittlich eine, in manchen Fallen zwei bis drei Wochen in Anspruch nimmt. Firmen verschwenden nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil sie unter Umständen Skonti nicht nutzen können, da sie Zahlungsanweisungen zu spät erteilen.
Eine automatisierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung benötigt einen Scanner zur Erfassung, ein Dokumenten-Management- und Archivsystem für die Ablage sowie eine Erkennungs- und Interpretationssoftware für die Informationen auf den Papierdokumenten. So werden die Bestellnummer, Rechnungsnummer, Brutto- und Nettobeträge etc. identifiziert. Mit Hilfe der Umsatzsteuernummer, der Bankverbindung und anderer Angaben lässt sich der Lieferant oder Kunde bestimmen. So kann die Software korrespondierende Stamm- und Bestelldaten aus dem ERP-System ausfindig machen und mit den Informationen auf der Rechnung vergleichen.
DMS-Event: "Kräftemessen im Dokumenten-Management - Führende Anbieter im direkten Vergleich" und veranstalten drei Fachtagungen: Hamburg, 22. Juni 2005, Düsseldorf, 28. Juni 2005 und München, 5. Juli 2005. Zu allen Terminen demonstrieren die Anbieter COI, d.velop, ELO digital office, Fabasoft, Hyperwave, IBM, Optimal Systems und SER Solutions ihre Systeme. Die Agenda und der Präsentationsleitfaden sind vorgegeben, so dass Anwender Vergleiche zwischen den Produkten und Anbietern ziehen, individuelle Anforderungen erfragen oder mit den Barc-Fachleuten erörtern können. In ihren 40-minütigen Präsentationen gehen die Anbieter auf folgende Punkte ein: Workflow-Management, Content-Management, Indizierungs- und Suchfunktionen, Archivierungs- und Imaging-Systeme, E-Mail- und Groupware-Tools sowie Text Mining. Die Teilnahme für Anwenderunternehmen ist kostenfrei, für Berater und Softwareanbieter wird ein Kostenbeitrag von 250 Euro erhoben. Anmeldung und weitere Auskünfte bei Herrn Keller unter 0931/ 8806510 oder unter 0931/ 88065128 (Fax) sowie unter www.barc.de/tagung. |
Liegen Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug vor, kommt es hauptsächlich auf die Erkennungsquoten an, damit die manuelle Nachkorrektur der erkannten Daten möglichst gering ausfällt. Von Bedeutung für den Anwender ist hierbei letztendlich die Automatisierungsquote: Dieser Prozentwert gibt an, wie viele Rechnungen ohne manuelle Korrektur gebucht werden können.
Die meisten Spezialanbieter konzentrieren sich auf die Integration mit SAP-Software und bieten Rechnungseingangsbücher als "Leitstand für die Buchhaltung" an, von dem aus die Kontierungs- und Freigabe-Workflows gestartet werden. Soweit der Anwender es wünscht, kann bei vollständiger Erkennung auch "blind" gebucht werden. Hierbei empfiehlt es sich, automatisch Stichproben vom System ziehen zu lassen, um zu prüfen, ob die Lösung korrekt arbeitet.