60 Prozent der Unternehmen haben bisher keine explizite Softwareunterstützung in diesem Bereich. Dies ergab eine Befragung von mehr als 150 IT-Leitern bei schweizerischen SAP-Anwendern, die RAAD im März und April dieses Jahres durchführte.

Auch 2010 zurückhaltende Nachfrage nach DMS bei Schweizer SAP-Kunden

Und dies wird sich auch kurzfristig nicht ändern. Die Frage nach Investitionsabsichten macht deutlich, dass nur jedes zwanzigste Unternehmen kurz- oder mittelfristig eine Investition in DMS-Systeme projektiert oder zumindest über eine solche Investition nachdachte. Damit liegt die Schweiz deutlich beispielsweise hinter dem österreichischen Markt zurück.

Scannen und Klassifizieren vor Workflow

Bei einem näheren Blick auf die genutzten Funktionen von DMS-Systemen wird deutlich, welche Vorteile die Unternehmen aus den bestehenden Lösungen ziehen. Ohne die Relevanz des Themas Archivierung auch im DMS-Kontext negieren zu wollen, wurde dieser Bereich in der Befragung nicht berücksichtigt. Vielmehr wurde der Fokus der Befragung auf die Aspekte Workflow und ERP-Integration gelegt.

Vor allem das Scannen und Klassifizieren von Dokumenten ist eine für die Unternehmen relevante Funktion in ihrem Dokumentenmanagementsystem. Diese Funktion wird von 72 Prozent der Unternehmen abgedeckt und es ist von weiteren vier Prozent ein zusätzlicher Bedarf gemeldet worden. Diese Funktion ist unerlässlich, um letztlich die Vorteile eines elektronischen Dokumentenworkflows auch für Eingangsbelege realisieren zu können.

Knapp mehr als die Hälfte der SAP-Kunden in der Schweiz deckt mit ihrer DMS-Lösung den Workflow von Unternehmensprozessen ab, insbesondere im Bereich der Eingangsrechnungsprüfung. Auch der Prozess zur Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen wird bereits häufig durch Workflowvorgaben im Document Management abgebildet. Durch eine solche Abbildung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse kann in vielen Fällen ein Effizienzgewinn verzeichnet werden. Gleichzeitig erfordert die Umsetzung von Workflowkomponenten aber auch eine gute und transparente interne Prozessgestaltung in den Abteilungen, um Genehmigungsverfahren abzubilden.

Rationalisierungspotenzial wird durch fehlende Integration verpulvert

Interessant ist dagegen, dass erst weniger als 50 Prozent der Unternehmen eine Integration zur Weiterbearbeitung von Eingangsrechnungen beziehungsweise Bestellungen ins SAP-System implementiert haben. In diesem Bereich bietet sich häufig ein hohes Rationalisierungspotenzial, da aus vorhandenen erkannten Feldern der Dokumente Inhalte in das ERP-System übernommen werden können, um diese entsprechend im ERP-System nutzbar zu machen. So entfällt eine manuelle Übertragung von Daten und diese stehen automatisch zur Weiterbearbeitung in den betriebswirtschaftlichen Softwareprozessen zur Verfügung. Immerhin 10 Prozent der Unternehmen mit DMS-System sehen hier Bedarf für ihr Unternehmen.

Bedarf nach vorgangsbezogener Aktenbildung

Bisher weniger genutzt und wenn, dann meist im Bereich der Personalakten, ist die vorgangsbezogene Aktenbildung oder -verwaltung. Hier ist allerdings auch eine hohe Bedarfsquote verzeichnet. Alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang, einem Mitarbeiter oder einem Projekt gesammelt erfassbar zu machen, kann insbesondere im Kundenservice Qualität erhöhen und Bearbeitungszeit verkürzen. Hier besteht noch bei vielen Unternehmen Nachholbedarf in der Umsetzung dieser Funktion.

Insgesamt zeigt die Untersuchung, dass die Schweizer SAP-Kunden noch erheblichen Nachholbedarf im Hinblick auf Dokumenten-Management-Software haben. Vielfach werden mögliche Effizienzgewinne durch eine Automatisierung des Workflows noch nicht gesehen, wie die relativ geringen Planungs- und Bedarfsquoten zeigen. Die Schweizer SAP-Anwender werden hier in Zukunft noch deutliche Investitionen tätigen müssen. Kurzfristig ist in diesem Markt allerdings nicht viel zu erwarten.