Digitales Teamoffice richtig planen und umsetzen

In Zeiten der digitalen Transformation ist es offensichtlich keine Frage mehr ob Unternehmen ein digitales Teamoffice benötigen. Jedem scheint klar zu sein, dass mit dem digitalen Wandel neue Technologien, die im privatem Umfeld wie selbstverständlich genutzt werden, auch in Unternehmen Einzug halten. Schaut man sich das aber mal in der Praxis an, findet man kaum Arbeitgeber, die solche Consumer-Apps wie Dropbox, WhatsApp & Co. für die Arbeit erlauben.
Irgendwie auch verständlich! Es geht ja schließlich um geschäftsrelevante Informationen, die nicht in eine unkontrollierbare Schatten-IT im Besitz der Mitarbeiter gehören. Ein Unternehmen sollte also tunlichst Werkzeuge bereitstellen, die für geschäftliche Zwecke geeignet sind. Es bedarf also Lösungen, die nicht nur einfach anwendbar sind, sondern auch sicher und wirtschaftlich in die bestehenden Umgebungen integriert werden. Um die berufliche Zusammenarbeit zu verbessern, müssen zunächst die Anforderungen definiert werden:

• Welche Funktionen werden benötigt, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden besser zusammenarbeiten?

• Wie implementiert man ein digitales Teamoffice, das sowohl den Mitarbeitern wie auch dem Unternehmen einen Mehrwert bringt?

• Digitalisierung der internen Kommunikation
  E-Mail - der Klassiker überflutet
  Sie kommt frei Haus in das Postfach – manchmal erwünscht – manchmal unerwünscht. E-Mails spielen trotz dem Einzug von Enterprise 2.0 weiterhin eine wichtige Rolle. Gehen Sie aber sorgsam mit ihr um. Halten Sie Informationen kurz und knapp. Der Empfänger muss richtig gewählt werden. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken.
  Apps - Standardaufgaben unterwegs erledigen
  Mit betriebsinternen Apps können Sie auf interne Daten in Sekundenschnelle und von überall zugreifen und die Einsatzgebiete sind vielfältig. So können Sie die Unternehmensnews auf dem Smartphone der Mitarbeiter anbieten, verschiedene Verbrauchsdaten anzeigen, ein Problem an IT über eine App melden oder verschiedene Workflows starten oder genehmigen. Beispiel: Eine App, die den Mitarbeitern anzeigt, ob ihr Gerät für den Wechsel auf Windows 10 geeignet ist.
  Das gedruckte Wort - verblasst
  Das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen oder Aushänge sind zwar noch nicht ausgestorben, verlieren aber künftig mehr und mehr an Bedeutung. Wenn sie ein Poster oder Aushang nutzen wollen, verknüpfen sie doch ihren digitalen Inhalten zum Beispiel durch den Einsatz eines QR Codes.
  Interne Social Media Plattformen - der direkte Kontakt zum Mitarbeiter
  Interne Social Media Plattformen – direkter Kontakt zum Mitarbeiter: Viele Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf Social Media. Sie spielen eine immer größere Rolle, fordern den klassischen IT Mitarbeiter und fördern die Kommunikation mit den Mitarbeitern, durch Blogs mit direkter Feedbackmöglichkeit, Chats, Links, direkte Kommentarmöglichkeiten usw. Wichtig ist es schnell zu antworten und Feedbacks nicht zu ignorieren. Der direkte Kontakt zwischen Service Owner und Enduser schafft Vertrauen. Mitarbeiter können sich außerdem gegenseitig helfen. Gerade bei Beta-Tests können Sie in verschiedenen Gruppen wunderbar zusammenarbeiten und sogar Kunden oder externe Service Provider mit einbinden. Sie können klassische Supportkanäle und IT Service Management Tools unterstützen. Klassische Intranet Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Wollen Sie sich auf Abenteuer Enterprise 2.0 einlassen? Wenn ja, stellen Sie Richtlinien wie zum Beispiel Social Media Guidelines auf.
  Videos - knackig, kurz, leicht konsumierbar
  Kurze knackige 2-3 Minutenvideos können die IT Kommunikation erheblich bereichern und sprechen nicht nur die jüngere YouTube-Generation an, wenn sie gut gemacht sind. Achten Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Schnitt der Videos. Das Internet ist voller Informationen, wie es funktioniert. Zum Beispiel: TechSmith Blog oder Storytelling Secret (Prezi). Vielleicht haben Sie einen IT-Mitarbeiter dem die Produktion solcher Videos Spaß macht, unterstützen Sie das durch Weiterbildung.
  Trainings und interne Events - schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter
  Im Idealfall sind keine Trainings nötig, denn Produkte sollten ja selbsterklärend sein. Bedauerlicherweise haben Sie dies nur bedingt in der Hand und spätestens bei der Einführung eines neuen Betriebssystems oder einer Fremdsoftware, die Sie nicht selbst entwickelt haben, sind Erklärungen notwendig. Trainings unterstützen dabei, die Akzeptanz deutlich erhöhen und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das zahlt sich für beide Seiten aus: der Supportaufwand wird minimiert und kanalisiert und die Wahrnehmung der IT im Unternehmen verbessert sich. Ob Sie diese als Präsenz oder virtuelle Veranstaltung anbieten hängt sicher von der Größe des Unternehmens und den unterschiedlichen Standorten ab. Durch interne Events, die Sie interessierten Mitarbeitern anbieten, können Sie Ihre IT-Abteilung präsentieren und ihre Innovationskraft unterstreichen. Haben Ihre Unternehmensbereiche oder spezielle Nutzergruppen vielleicht eigene Events? Prima, nehmen Sie Teil und schneiden Sie ihre Präsentation auf deren Bedürfnisse zu.

Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

Sucht man im Internet nach Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit, stößt man unweigerlich auf den Begriff "Groupware". Dabei handelt es sich um kollaborative Software für geteilte Arbeitsumgebungen, mit der die folgenden grundlegenden Inhalte bereitgestellt werden:

• E-Mail

• Adressen und Kontakte

• Kalender und Aufgaben

• Notizen bzw. Pinnwände

• Gemeinsame Ordner

Groupware-Applikationen stellen zusätzlich Social-Business Funktionen bereit, um die Kommunikation, Kooperation und Koordination auch mit externen Kunden und Partnern zu unterstützen. Mit den verschiedenen Möglichkeiten für z.B. Messaging, Chat, Videokonferenzen oder Echtzeitkollaboration entfalten solche Unified Communication und Collaboration (UCC) Dienste den vollen Nutzen erst dann, wenn sie in den Arbeitskontext der Teams integriert werden.

Digitales Teamoffice für die bessere Zusammenarbeit

Auch wenn es zu diesem Hype-Thema von nahezu allen IT-Anbietern immer wieder suggeriert wird, ist ein Online-Speicher zum Teilen von Dateien in der Regel nicht ausreichend, um die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Die E-Mail ist nach wie vor das am meisten genutzte Kommunikationswerkzeug - es gibt kaum noch Unternehmen bzw. Mitarbeiter, die nicht per E-Mail kommunizieren. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie die klassischen Groupware-Funktionen mit neuen UCC-Funktionen auch für das Teamoffice bereitstellen. Dazu gehören:

• Postfächer für Teammitglieder und Gruppenpostfächer für Teamräume

• Kalender- und Aufgaben- Management sowie Kontakt- und Adressverwaltung

• Cloud-Speicher für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten

• Unternehmensdateien synchronisieren und teilen - Enterprise File Sync & Share (EFSS)

• Gemeinsame Dokumenten-Bearbeitung (Web-Office)

• TeamChat mit Präsenzinformation sowie Audio- und Video-Integration

Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern Lösungen zur Verfügung stellen, die einerseits die Abwanderung kritischer Daten in eine unkontrollierbare Schatten-IT verhindern und andererseits die Unternehmensprozesse maximal unterstützen.

Es sind in der Regel aber nicht nur die Tools einer modernen Content- und Collaboration- Plattform, sondern die Integrationsmöglichkeiten mit vorhanden IT-Systemen, die zu einer spürbaren Verbesserung der Arbeitsproduktivität führen.

Flexibilität und Integration sind ausschlaggebend

Zusätzlich zu den Content- und Collaboration- Funktionen, ist für die Verbesserung der Arbeitseffizienz eine Vorgangsbearbeitung zu ermöglichen, die eine flexible Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und anderen Informationen erlaubt. Damit ermöglicht ein Unternehmen, die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden zu vereinfachen sowie schneller und intuitiver zu gestalten. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei ist die Integrationsfähigkeit in bestehende Software, wie z. B. ERP-, CRM-, ECM- und Office-Systeme oder E-Mail-Clients. Das digitale Teamoffice bringt dadurch Menschen, Prozesse und Informationen zusammen und ermöglicht es den Mitarbeitern, Partnern und Kunden jederzeit und an jedem Ort auf die richtigen Informationen zuzugreifen.

Die Bedeutung für den deutschen Mittelstand

Damit der deutsche Mittelstand angesichts der künftigen Herausforderungen durch die digitale Transformation stark und innovativ bleibt, muss auch ein digitales Teamoffice genau hier ansetzen, um die Wettbewerbsfähigkeit und die Innovationskraft des Unternehmens weiter zu stärken. Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein Großteil der im deutschen Mittelstand eingesetzten Softwarelösungen auch von deutschen Anbietern entwickelt und vertrieben wird. Für die erfolgreiche Implementierung einer modernen Collaboration-Lösung, sollten die Unternehmen durchaus gezielt nach Alternativen von deutschen Herstellern und Anbietern suchen, die eine Integration in andere verbreitete Softwarelösungen bereits unter Beweis gestellt haben.

Schaut man sich beispielsweise die für den deutschen Markt einzigartigen Anforderungen an IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren meist mittelständischen Mandanten an, führt kaum ein Weg an DATEV vorbei. Die Finanzbuchführungen von rund 2,5 Millionen mittelständischen deutschen Unternehmen werden mit DATEV-Software erstellt. Rund um dieses Thema sind zahlreiche vertrauensvolle IT-Lösungen entstanden, die unter anderem auch Funktionen für ein digitales Teamoffice beinhalten. Mittelständische Unternehmen sind damit in der Lage, die Geschäftsprozessoptimierung weiter voranzutreiben und die Arbeitsproduktivität spürbar zu erhöhen. Mit solchen integrierten Lösungen lassen sich dann nicht nur die kaufmännischen Prozesse verbessern - damit wird auch die Grundlage für eine nachhaltige Verbesserung der vertrauensvollen Zusammenarbeit (Trusted Collaboration) in allen Bereichen gelegt.

Trusted Collaboration: Vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht sichere Plattformen

Wie für alle IT-Systeme gilt selbstverständlich auch für ein digitales Teamoffice die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Standards. Im Vordergrund für Cloud-basierte Content- und Collaboration- Plattformen stehen für deutsche Unternehmen unter anderem

• die Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben (BDSG und zukünftig EUDSGVO) sowie

• die ISO-Normen 27001 ff. und

• die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Obwohl die Anbieter von Collaboration-Systemen nicht Müde werden zu beteuern, dass auch die Lösungen von internationalen Herstellern den deutschen Rechtsvorgaben genügen, haben viele deutsche Unternehmen Bedenken. Interne Vorgaben, gesetzliche Bestimmungen, Datenschutz und Misstrauen - die Vorbehalte sind hoch. Grundsätzlich kann ein Teamoffice aus der Cloud aber bei den Compliance-Anforderungen unterstützen, wenn die Datenbearbeitung in einem hoch sicheren und zertifizierten Rechenzentrum (wie es Unternehmen selbst kaum wirtschaftlich betreiben können) eines Service-Providers erfolgt. Vorsicht ist geboten, wenn ein Cloud-Service-Provider mit Sitz im Ausland ins Spiel kommt. Denn sowohl für die Aufbewahrung von Dokumenten, als auch für den Austausch von personenbezogenen Daten ist es zwar zulässig, dass ein Nutzer von Cloud-Services Unternehmensdaten an seinen Service-Provider übermittelt, das gilt jedoch nur für Cloud-Service-Anbieter, die ihren Sitz in der EU oder dem Europäischen Wirtschaftraum (EWR) haben. Wird ein Anbieter mit Sitz außerhalb Deutschlands beauftragt, müssen noch zusätzliche Anforderungen erfüllt werden, damit alle Vorgaben entsprechend der deutschen Gesetzgebung berücksichtigt sind. Das macht das Aufsetzen eines rechtssicheren Vertrages "auf Augenhöhe" deutlich komplizierter.

Fazit:

Es müssen nicht immer die bekannten international agierenden Player wie Microsoft mit Office 365 oder Google mit G Suite herangezogen werden, um moderne Collaboration zu verwirklichen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland sollten nicht nur die Software-Funktionen betrachten, um die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partner zu verbessern. Es geht auch um Integrationsfähigkeit sowie um einen (rechts-) sicheren und wirtschaftlichen Betrieb.

Sowohl die Unternehmen als Nutzer wie auch die Systemhäuser als Anbieter und Integratoren sollten intensiv darüber nachdenken, ob sie nicht besser in `Trusted Collaboration - made & hosted in Germany´ investieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu verbessern. (hal)