Schätzungsweise sechs Milliarden Forderungen flattern deutschen Unternehmen jährlich ins Haus - in den allermeisten Fällen per Briefpost. Doch die Nutzung elektronischer Rechnungen nimmt zu. Eine aktueller Marktreport von Billentis zeigt: Eine per Post versendete Rechnung kostet im Durchschnitt rund 11,10 Euro. Mit DV-gestützter Übermittlung per E-Mail, FTP-Transfer oder EDI sind lediglich etwa 4,70 Euro fällig. Das entspricht einer Einsparung von 57 Prozent. Kurz: Mit Hilfe der elektronischen Rechnung sparen Empfänger und Sender, weil Medienbrüche, langwierige manuelle Prozesse wie das Einscannen und Ausdrucken der Forderungen und schließlich Porti entfallen.

Zudem geht die nachfolgende Bearbeitung effektiver und schneller - vor allem, wenn Rechnungen Hunderte Positionen enthalten, die per Hand mühselig einzelnen Kostenstellen zugewiesen werden müssten.

Welche Rolle übernehmen Dienstleister?

Als bevorzugtes Modell für den Versand elektronischer Rechnungen hat sich der Weg über spezialisierte Dienstleister etabliert. Dieser Zwischenschritt birgt Vorteile: Lieferanten und Kunden sind nicht mehr gezwungen, Schnittstellen für Versand und Empfang einzurichten. Externe Operatoren fungieren als Drehscheiben, die verschiedene Standardformate für die reibungslose Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern anbieten. So lassen sich unterschiedliche Dateiformate wie etwa aus ERP-Systemen von einem externen Anbieter in ein allgemeines Format konvertieren, bevor sie den Empfänger erreichen. Dienstleister bieten idealerweise die Möglichkeit, verschiedene Formate über ihre Plattform zu vereinen. Die Kommunikation zwischen Kunde, Lieferant und Outsourcer muss reibungslos funktionieren.

Zu den Investitionen gehören neben den Ausgaben für die Einrichtung des Dienstes beim Outsourcer die laufenden Kosten pro Transaktion beziehungsweise Rechnung. Diese liegen allerdings deutlich unter dem Preis für Papierrechnungen und teilen sich auf Sender und Empfänger auf.

Was ist bei der digitalen Signatur zu beachten?

Unumgänglich für die Einführung ist die Verwendung von digitalen Signaturen. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen nicht nur alle nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) § 14, Abs. 4, relevanten Angaben enthalten, sondern auch mit einer elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich und steuerlich anerkannt zu werden. Die Signatur gewährleistet, dass eine elektronische Rechnung nicht mehr verändert werden kann und somit authentisch ist. Dazu benötigt der Rechnungssteller ein qualifiziertes Zertifikat. Akkreditierte Zertifizierungsanbieter finden sich auf den Internet-Seiten der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post. Auch hier lässt sich auf die Dienste von Outsourcern zurückgreifen. So muss weder der Kunde noch der Lieferant selbst Software installieren.

Das Funktionsprinzip: Zunächst muss der Kunde zustimmen, dass der Dienstleister für ihn elektronische Rechnungen versenden darf. Anhand eines Rechnungsformats erstellt der akkreditierte Partner eine qualifizierte elektronische Signatur. Der Empfänger der signierten Forderung ist verpflichtet, diese selbst zu prüfen oder von einem Dienstleister prüfen zu lassen. Dabei wird die Signatur an einen Service geschickt, der feststellt, ob die Signatur von einer akkreditierten Stelle stammt. Ein entsprechender Eintrag kommt ins Verifizierungsprotokoll.

Die Europäische Kommission diskutiert derzeit jedoch über eine Lockerung dieser Vorgehensweise: Im Rahmen der Überprüfung von Vorschriften für die Mehrwertsteuer beraten Experten über eine Gleichbehandlung von Rechnungen auf Papier und in elektronischer Form. Damit würde die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen. So würden der Wechsel auf elektronische Rechnungen und die Rechnungsstellung selbst vereinfacht werden. Durch die neue Regelung könnten Unternehmen laut Europäischer Kommission jährlich bis zu 18 Milliarden Euro einsparen. Zuvor müssen allerdings noch der Europäische Rat und das Europaparlament zustimmen und die Umsetzung in nationales Recht erfolgen - ein Gesetz könnte daher nicht vor 2013 in Kraft treten.

Welche Informationen müssen archiviert vorliegen und wie lange?

Darüber hinaus zählt die Archivierung zu den Pflichtaufgaben der elektronischen Rechnungsstellung. Digitale Rechnungen müssen ebenso wie papierene zehn Jahre lang archiviert werden. Dazu gehören die Rechnung selbst und die Signatur. Der Empfänger muss zusätzlich für eine Archivierung der Verifikation sorgen.

Ab wann lohnt sich elektronische Rechnungsstellung?

Bei rund 500 Rechnungen jährlich lohnt sich die Vergabe der elektronischen Rechnungsstellung an einen Dienstleister. Es geht aber auch kleiner: Für Freiberufler und kleinere bis mittlere Unternehmen eignen sich spezielle Web-Services, die eine elektronische Rechnungsstellung per Internet ermöglichen. Anwender loggen sich zunächst in einem Web-Portal ein. Nach Eingabe des Empfängers wird die elektronische Rechnung signiert und an den Adressaten übermittelt. Dieses Modell lässt sich individuell an die Anzahl der zu übermittelnden Rechnungen anpassen.