Nun haben Bundesrat und Bundestag dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 doch noch zugestimmt und damit auch dem vereinfachten elektronischen Rechnungsversand, der noch für 2011 gelten soll. Damit verringern sich die formalen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Die Neuregelungen sind rückwirkend für alle Umsätze ab 1. Juli 2011 anwendbar. Rechnungsaussteller können nun auf eine digitale Signatur verzichten. Rechnungsempfänger können frei wählen, wie sie die Echtheit und Unversehrtheit digitaler Daten gegenüber dem Fiskus belegen.
Die Unternehmen müssen allerdings ein innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren, das einen Abgleich der Rechnung mit der zugrunde liegenden Zahlungsverpflichtung sicherstellt. Diese Regelung ist technologieneutral angelegt: Unternehmen können sowohl manuelle als auch systemgestützte Prüfungen vornehmen.
Während der private Postdienstleister Regify das von Bundestag und Bundesrat verabschiedete Steuervereinfachungsgesetz ausdrücklich begrüßt und für den Einsatz seiner Lösungen wirbt, warnen andere wie die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG vor zu schnellen Schlüssen.
Kurt Kammerer, CEO der Regify-Gruppe, sagte: "Damit ist der Weg frei für die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung, die laut Presse- und Informationsamt der Bundesregierung in Deutschland ab sofort gilt und auch in allen EU-Ländern bis spätestens Ende 2012 umgesetzt sein muss."
Nun seien alle elektronischen Verfahren erlaubt, mit denen über einen zehnjährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers, die Unversehrtheit der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden können.
Trotz der neuen Möglichkeiten sollten Unternehmen aber "nicht übereilt auf elektronische Rechnungen setzen", warnte hingegen Gert Klöttschen, Steuerberater bei DHPG. Der Gesetzestext (PDF) lasse dafür immer noch viele Fragen offen. Insbesondere sei unklar, welche Verfahren die Finanzverwaltung letztendlich anerkenne.
Zwar erlaube der Fiskus auch einen rein manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Doch spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung stünde das gewählte Verfahren auf dem Prüfstand. "Wird das praktizierte Kontrollverfahren bei der Betriebsprüfung nicht akzeptiert, drohen erhebliche Umsatzsteuernachzahlungen zuzüglich Zinsen", sagte Klöttschen.
Die Neuregelung weite zudem die Kontrollbefugnisse des Fiskus im Rahmen der Umsatzsteuernachschau aus. Unternehmen bleibe nun keine Vorlaufzeit mehr. Elektronische Rechnungen und steuerrelevante digitale Dokumente seien für Prüfungszwecke ständig bereitzuhalten. Und: Unverändert sichert nur eine ordnungsgemäße Archivierung den Vorsteuerabzug. Die Anforderungen daran haben sich durch die Neuregelung aber nicht vereinfacht.
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Alle EU-Staaten haben bis Ende 2012 Zeit, die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung umzusetzen. Solange werden EU-weit allein die digitale Signatur und das so genannte EDI-Verfahren akzeptiert. "Möglicherweise erkennen Kunden in anderen EU-Ländern etwa per E-Mail übermittelte Rechnungen noch nicht an."
"Keine elektronischen Rechnungen aufzwingen lassen"
Mit der Implementierung eines geeigneten Kontrollverfahrens sollten Unternehmen alle Anforderungen prüfen und gegebenenfalls einige Formen von vorneherein ausschließen. Klöttschen: "Rechnungsempfänger sollten sich keine elektronischen Rechnungen aufzwingen lassen, denn sonst gefährden sie den Vorsteuerabzug." Der Leistungsempfänger muss mit einer elektronischen Abrechnung einverstanden sein. Schließlich ist er es, der gegenüber den Finanzbehörden besondere Dokumentationspflichten zu erfüllen hat.
Für Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen existieren verschiedene Varianten. Was die Rechnungsempfänger laut DHPG beachten sollten, damit der Vorsteuerabzug nicht in Gefahr gerät:
1. E-Mail: Häufig werden Rechnungen als E-Mail-Anhang versendet, überwiegend im PDF-Format. Es reicht nicht aus, die Rechnung mit der E-Mail abzuspeichern. Ebenso wenig akzeptiert der Fiskus, wenn ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung abgelegt wird. Die Archivierung und Aufbewahrung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt, etwa einmal beschreibbare CDs oder DVDs. Das Gleiche gilt für den E-Postbrief und De-Mail-Angebote.
2. Download: Einige Unternehmen stellen Leistungsempfängern die Rechnung über ein Internet-Portal zum Download zur Verfügung. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren bleibt Pflicht. Unternehmen sollten ihre Rechnungen direkt abrufen und finanzamtsicher abspeichern. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Werden Rechnungen verspätet heruntergeladen, kann der Fiskus dieses Kriterium als nicht erfüllt ansehen.
Die anderen Verfahren sind auch weiterhin gültig
3. Fax: Wird eine Rechnung an Standard-Faxgeräte übertragen, gilt der Fax-Ausdruck nun grundsätzlich als Papierrechnung. Kommt beim Empfang ein Computer-Telefax oder Fax-Server zum Einsatz, liegt eine elektronische Rechnung vor. Vorteil: Der Rechnungsempfänger muss nicht mehr mutmaßen, auf welche Art das eingegangene Fax versendet wurde.
4. Sonstige Varianten: Die bisher gültigen Verfahren - elektronische Signatur und EDI-Verfahren - werden weiterhin akzeptiert. Die Unternehmen haben auch hier die strengen Archivierungsvorschriften zu beachten.
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Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.