Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren

26.05.2015 von Renate Oettinger
Der Bund hat ein Schreiben über die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Arndt Lackner nennt Einzelheiten.

Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen. Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch und den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Für spezielle Rechtsformen ergeben sich gesonderte Aufzeichnungspflichten, beispielsweise aus dem Aktiengesetz oder dem GmbH-Gesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische gesetzliche Regelungen vorhanden, die zu Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für das Steuerrecht führen.

Die Finanzverwaltung hat die Aufbewahrung steuerlicher Unterlagen inhaltlich neu geregelt.
Foto: stockWERK - Fotolia.com

Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung und aus Einzelsteuergesetzen. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind demgegenüber reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese tatsächlich nicht abgesandt wurden.

Elektronische Datensätze und Dokumente

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden generell unter Einsatz von Informations- oder Kommunikationstechnologie abgebildet. Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form (z. B. als Datensätze) geführt. Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.

Nach nunmehr 19 Jahren seit Einführung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung hat das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nunmehr an den aktuellen Stand der Technik angepasst und am 14. November 2014 das Schreiben zu den "Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Die Einzelheiten des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, IV A 4-S 0316/13/10003, finden sich auf den Internetseiten des BMF unter www.bundesfinanzministerium.de .

Inhaltliche Regelungen

Das BMF-Schreiben regelt inhaltlich die Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außersteuerrechtlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, allgemeine Anforderungen über die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit der Aufzeichnungen und des Belegwesens, die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle sowie die Grundsätze interner Kontrolle, der Datensicherheit, der elektronischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sowie des Datenzugriffs und der Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Daten und der Zertifizierung und Softwaretestierung.

Die neuen Regelungen zur elektronischen Buchführung sind für alle Veranlagungszeiträume verbindlich, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Fazit

Obwohl die Finanzverwaltung die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an den technischen Fortschritt angepasst hat, sind diese Grundsätze im Zeitpunkt ihres Inkrafttretens erneut teilweise überholt. Neue technische Entwicklungen führen in der Praxis zu Problemen, die durch das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 noch nicht berücksichtigt sind. Auch wenn das BMF beabsichtigt, die Grundsätze der elektronischen Buchführung regelmäßig an den technischen Fortschritt und die damit einhergehenden Praxisprobleme anzupassen, bleiben viele Fragen ungeklärt. Insbesondere fehlt etwa eine eindeutige Definition des Begriffs der "steuerrelevanten Daten".

Kontakt und weitere Infos: Arnd Lackner ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht und Mitglied der Deutschen Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e.V., www.mittelstands-anwaelte.de, c/o Wagner Rechtsanwälte, Großherzog-Friedrich-Str. 40, 66111 Saarbrücken, Tel.: , E-Mail: wagner@webvocat.de, Internet: www.webvocat.de

Meldungen zum Thema "Steuern & Finanzen"
Steuerfreie Zuschläge zum Gehalt
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit bleiben nur unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei. Der Sozialversicherungspflicht unterliegen sogar vom Arbeitgeber geschuldete, aber nicht gezahlte Zuschläge.
Geld sparen mit Umschuldung
Während sich die Sparer über die Mini-Zinsen ärgern, können Kreditnehmer aufatmen, denn die Konditionen für Ratenkredite werden immer günstiger, sagen die Arag-Experten.
Kinderbetreuungskosten und Finanzamt
Das Taschengeld für ein Au-Pair-Mädchen kann nur dann im Rahmen der Kinderbetreuungskosten steuermindernd anerkannt werden, wenn die Zahlung unbar und auf ein Konto des Au-Pairs erfolgt ist.
Kostenfalle Künstlersozialabgabe
Warum die finanzielle Mehrbelastung wächst und die Gefahr drohender Abgabenbescheide steigt, erklärt Arnd Lackner.
Splittingtarif und Lebensgemeinschaft
Für Jahre, in denen das Lebenspartnerschaftsgesetz (LPartG) noch nicht in Kraft war, kann das steuerliche Splittingverfahren nicht beansprucht werden.
Beratungsfehler – Anlageberater haftet
Immer wieder werden Privatanlegern hoch spekulativen Anlagen angeboten – sei es nun aus Skrupel- oder aus Ahnungslosigkeit. Aber die Käufer sind den Beratern nicht schutzlos ausgeliefert.
Arbeitskleidung von der Steuer absetzen
Das Finanzamt beteiligt sich an den Kosten für typische Berufskleidung. In Ausnahmefällen umfasst der Steuervorteil auch zivile Kleidung. Welche Chancen und Grenzen Steuerzahler kennen sollten, sagt Uta-Martina Jüssen vom BVBC.
Kaufverträge wegen Wuchers nichtig
Wenn Leistung und Gegenleistung in einem besonders groben Missverhältnis stehen, da der tatsächliche Wert einer Eigentumswohnung mehr als doppelt so hoch ist wie der vereinbarte Kaufpreis, ist der Kaufvertrag unwirksam.
Home Office und die Anerkennung durch das Finanzamt
Ein häusliches Arbeitszimmer und ein Telearbeitsplatz sind steuerrechtlich nicht das Gleiche. Das hat der Bundesfinanzhof neulich klar gestellt.
Chef, Firmenwagen und Finanzamt
Bei der Pkw-Nutzung durch einen Unternehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte fällt nach Ansicht des Bundesfinanzhofs keine Umsatzsteuer an.
Anpassung der Betriebsrente prüfen
Bei der Entscheidung über die Höhe der Anpassung ist unter anderem die wirtschaftliche Lage des Arbeitgebers zu berücksichtigen.
Rabatte für Mitarbeiter und die Lohnsteuer
Rabatte, die Mitarbeitern beim Abschluss von Versicherungsverträgen anfallen, stellen unter bestimmten Voraussetzungen steuerrechtlich keinen Arbeitslohn Dritter dar.
Steuerfalle Quittungsblock
Falsch ausgestellte Quittungen können fatal sein. Das Finanzamt kann den Vorsteueranspruch streichen und Aussteller als Steuerschuldner in Regress nehmen. Was Unternehmen und Privatleute beachten sollten, sagt Axel Uhrmacher.
Eigenbelege und Finanzamt
Ohne Belege lassen die Finanzbehörden in der Regel keinen Kostenabzug zu. Doch in Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler auf Eigenbelege zurückgreifen. Was dabei zu beachten ist, sagt Uta-Martina Jüssen.