Die Wirtschaftlichkeit von Apps objektiv und revisionssicher belegen

Der Einsatz mobiler Geräte im Unternehmen ist heute nicht mehr weg zu denken, erlauben sie doch das Arbeiten von überall. Im Zuge von Industrie 4.0 werden Mobility-Lösungen mit zugeschnittenen Anwendungen auch in Unternehmen vielseitig eingesetzt - beispielsweise im Außendienst, wo seit jeher papierbasiert gearbeitet wurde.

Über diesen Punkt sind wir lange hinaus: Mittlerweile gilt die Anwendungsentwicklung von Apps für mobile Geräte sogar als eine der Kernkompetenzen für den Erfolg neuer digitaler Produkte. Zu Recht, denn mobile Anwendungen stechen die manuelle Erfassung von Informationen in vielen Punkten aus. Sie verringern Erfassungsaufwand und Fehlerhaftigkeit der Daten und machen Prozesse und Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst gleichzeitig transparenter, flexibler und schneller.

Mit Fahrplan zum Erfolg

Das Interesse an Enterprise Mobility ist hoch - Unternehmen können mithilfe einer mobilen Lösung sogar Kosten reduzieren und Umsätze oder Rendite steigern. Diese positiven Auswirkungen stellen sich allerdings nur ein, wenn die Implementierung einem festgelegten Fahrplan folgt. Hangeln sich Unternehmen an den folgenden Tipps entlang, steht dem Erfolg der Lösung nichts im Weg.

Der Markt hält vielfältige Lösungen bereit, die aber natürlich nicht allgemeingültig auf jedes Anforderungsprofil passen. Um die richtige Wahl treffen zu können, sollten die individuellen Anforderungen im Unternehmen umfassend zusammengetragen und passende Auswahlkriterien abgeleitet werden. Betrachtet werden sollten fachliche, übergreifende, technische und methodische Anforderungen.

Ein weiterer Faktor, der beachtet werden muss, sind die mit Implementierung und Betrieb einer Mobility-Lösung verbundenen Kosten. Die Kompetenzen verschieben sich mehr und mehr von IT- zu Fachabteilung. Daraus folgt, dass IT-Projekte zunehmend auch von wirtschaftlicher Seite geprüft werden. Weist man - neben den funktionalen Vorteilen - im Konzept von Beginn an auf, dass sich die mobile Lösung langfristig rechnet, überzeugt dies auch die Fachabteilungen.

Die Nutzenvorteile lassen sich berechnen

Die im Zusammenhang mit der Einführung einer mobilen Lösung wichtigste Größe ist der "Return on Investment", kurz ROI. Er zeigt den Nutzen auf, den die neue Anwendung auf einzelne Prozessschritte hat - und zwar in Form eines konkreten Werts. Dieser entsteht, indem aktuell bestehende Kennzahlen, wie Umsatz oder Kosten, den Zahlen gegenübergestellt werden, die mit Hilfe des Einsatzes einer mobilen Lösung erwartet werden. Die Nutzeneffekte können an unterschiedlicher Stelle greifen - deutlich wird dies im Bereich Wartung und Instandhaltung.

Betrachten wir einen Störungsfall aufgrund einer defekten Maschine, die als Serviceleistung durch den Hersteller repariert werden soll. Ausgangslage beim Hersteller sind 100 Außendienstmitarbeiter, die im Jahr durchschnittlich 48 Stunden pro Woche arbeiten. Im Schnitt wird die Anfahrt mit 25 Kilometern und 0,50 Euro pro Kilometer berechnet. Fällt pro Mitarbeiter nur eine einzige Zweitanfahrt pro Woche an - da beispielsweise das benötigte Ersatzteil vor Ort nicht verfügbar ist - liegen die Kosten dafür bei 120.000 Euro im Jahr.

Lässt sich im gleichen Beispiel die Anzahl der Zweitanfahrten dank mobiler Anwendungen - und der so verfügbaren Echtzeit Informationen - auf 0,6 reduzieren, ergibt sich eine reale Ersparnis von 48.000 Euro pro Jahr. Führt man die gleiche Rechnung für die Arbeitszeit (30 Euro pro Stunde) durch, lassen sich die Kosten kalkulatorisch nochmals um 57.600 Euro jährlich reduzieren.

Heißt die Zielsetzung statt Kostenreduzierung Umsatz- oder Renditesteigerung, können die positiven Auswirkungen einer Mobility-Lösung auch hier im Voraus bestimmt werden. Die mobile Lösung erstellt unter anderem Vorschläge für Produkte, die dem Kunden vorgestellt werden können. Als Basis dienen hier Informationen über das Kaufverhalten des Kunden in der Vergangenheit. Allein durch diese Maßnahme lässt sich der Auftragswert pro Kunde steigern - der Gesamtumsatz steigt mit.

Eine kleine Stolperfalle gilt es hier zu umgehen: Die Lösung braucht eine gewisse Eingewöhnungszeit, heißt der berechnete Nutzen stellt sich meist erst nach dem vollständigen Roll-Out ein. Was sofort anfällt, sind hingegen die Kosten. Wenn es bei der Betrachtung um eine grundsätzliche Validierung der Wirtschaftlichkeit geht, kann dieser Effekt vernachlässigt werden. Für eine umfassende Finanzplanung eines Mobility-Projekts sollte dieser Umstand jedoch in die ROI-Betrachtung einfließen, da er sich deutlich auf das Ergebnis auswirken kann.

Alle Kostenarten umfassend betrachten

Es gilt also den Zeitpunkt zu ermitteln, ab dem sich die Kosten der mobilen Lösung durch die Einsparungen kompensieren lassen und sich die Investitionen auszahlen. Dieser Zeitpunkt ergibt sich aus der ROI-Betrachtung. Um solch eine Amortisationsbetrachtung fundiert durchführen zu können, müssen alle Kostenarten betrachtet werden. Unterschieden wird hier zwischen einmaligen und laufenden Kosten - die Zuordnung unterscheidet sich je nach gewählter Lösung.

Vor allem mit dem Vormarsch von Cloud-Modellen hat sich einiges geändert: Statt der Unterscheidung zwischen einmaligen Anschaffungskosten (Endgeräte, Lizenzen, Standardsoftware, etc.) und laufenden Kosten für Software-Pflege und Betrieb der Infrastruktur in traditionellen Projekten berechnet sich ein Großteil der Kosten in Cloud-Modellen über eine monatliche Pauschale. Gezahlt wird nur, was gebraucht wird.

Bei der Kostenbetrachtung werden oftmals auch interne Aufwände unterschätzt: Mitarbeiter müssen gerade zu Beginn des Projektes in Test- und Spezifikationsphase unterstützen. Der IT-Abteilung obliegt der laufende Betrieb, zusätzlich muss sie überforderten Anwendern zur Seite stehen oder technische Probleme lösen.

Alle Eventualitäten berücksichtigen

Für die Berechnung von Größen wie den ROI werden für die Laufzeit des Projekts meist drei Jahre festgelegt. In diesem Zeitrahmen amortisiert sich die Lösung - in der Praxis ist sie allerdings bis zu fünf weitere Jahre im Einsatz, da sie erst nach dem Amortisationszeitpunkt tatsächlich Geld abwirft.

Betrachtet man die Schnelligkeit mit der sich der Markt mobiler Hardware ändert, sind diese acht Jahre eine lange Zeit. Mobile Endgeräte sind oft weniger als zwei Jahre erhältlich, Betriebssysteme werden ständig aktualisiert, neue Hauptversionen erscheinen sogar in nahezu jährlichem Rhythmus. Geht man nicht mit der Zeit, führt das zu Sicherheitsrisiken - denn für ältere Betriebssysteme bieten nur wenige Hersteller Sicherheits-Updates an. Während der Laufzeit des Projekts werden sich also zwangsläufig Entwicklungen auftun, die Anpassungen an der ursprünglichen Lösung erfordern.

Damit keine Überraschungen entstehen, sollte die ROI-Berechnung mögliche Marktänderungen und die resultierenden Nachbesserungen berücksichtigen: Werden alle drei bis vier Jahre technische Neuentwicklungen mit einkalkuliert, steht man auf der sicheren Seite. Alternativ bietet sich eine Multiplattform-Strategie an. So lässt sich während der Einsatzzeit zwischen verschiedenen Endgeräten und Plattformen wechseln - und das mit geringem finanziellen Aufwand. Die Ungewissheiten des Marktes stellen kein Hindernis dar. Berücksichtigt man sie in der Kalkulation, sind heutige Investitionen auch morgen abgesichert. (mb)