Die wichtigsten Vor- und Nachteile von Wikis

Software für Enterprise-Wikis existiert erst seit wenigen Jahren, dementsprechend fehlt ihr der lange Reifungsprozess, den beispielsweise gängige Textverarbeitungen durchgemacht haben. Daher betreffen die meisten Defizite technische Aspekte, während die wesentlichen Vorteile dem Wiki-Konzept entspringen.

Vorteile

• Vernetzung von kleinen Wissenseinheiten: Im Gegensatz zu monolithischen Office-Dokumentenbrechen Wikis große Dokumente in vernetzte Wissenseinheiten auf. Wiki-Seiten können von den verschiedensten Stellen aus verlinkt werden, ohne Informationen zu vervielfachen. Der Organisation von Informationen wandelt sich von Ordnerhierarchien zu Verweisen zwischen Wissenseinheiten. Für das Management von Wissen sind Wikis der Kombination aus File-Server und Office-Dokumenten überlegen.

• Niedrige Hürden für Autoren: Wikis reduzieren die Komplexität gängiger Office-Software auf die häufig benötigen Mittel, ergänzt um leistungsstarke Automatismen. Alle gängigen Enterprise Wikis bieten inzwischen WYSIWYG-Editoren und erleichtern somit die Einführung durch reduzierten Lernaufwand. Die Einstiegshürde reduziert sich im Wesentlichen auf das Verständnis der Konzepte eines Wikis und erfordert nur wenige technische Kenntnisse.

• Jeder darf alles bearbeiten: Content-Management-Systeme bieten detaillierte Kontrolle über die Erstellung und Veröffentlichung von Informationen. Sofern der Zugriff durch ein Rechte-Management nicht explizit eingeschränkt wird, darf hingegen jeder Mitarbeiter alle Einträge eines Wikis verändern und neue Seiten anlegen. Dies erleichtert den Einstieg für Autoren und die Verschriftlichung von Wissen.

• Teamarbeit wird gestärkt: Sobald einige Team-Mitglieder angefangen haben, ein Wiki zu nutzen, folgen die Kollegen meist schnell. Dabei können erfahrene Wiki-Autoren ("Wiki-Champions") mit ihrem Know-How Einsteigern helfen, eigene Seiten zu erstellen.

• Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinaus: Als Web-basierende Tools können Wikis Kollegen aus anderen Abteilungen oder externe Mitarbeiter einbinden, ohne dass erst lokale Software auf ihren Rechnern installieren werden muss.

• Erweiterbarkeit: Sobald ein Enterprise Wiki als Standardwerkzeug eines Unternehmens eingeführt wurde, wünschen sich die Benutzer meist schnell weitere Funktionen. Die gängigen Tools erlauben eine komfortable Installation von Plugins. Außerdem bieten APIs, so dass eigene Erweiterungen entwickelt werden können.

• Versionierung: Alle Enterprise-Wikis speichern unterschiedliche Versionen eines Eintrags, die bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Auf diese Weise wird das Risiko unpassender Änderungen kompensiert. Aus diesem Feature folgt meist die Möglichkeit, Wiki-Seiten abonnieren zu können und sich über jeder Änderung per E-Mail informieren zu lassen.

• Auditing: Neben der Verfolgung von Änderungen und der Wiederherstellung historischer Stände kann über die Versionierung ermittelt werden, wer eine Seite wann wie verändert hat.

• Wenige Personen können viel bewegen: Die 90/9/1-Theorie besagt, dass 90 Prozent der Nutzer nur lesend auf einen Wiki zugreifen, 9 Prozent gelegentlich Inhalte erstellen und eine kleine Gruppe von 1 Prozent der Autoren regelmäßig schreiben. Die besonders aktiven Autoren kennen sich meist persönlich und stellen ihre Regeln selbst auf. Sie verbessern bei Bedarf die Struktur des Wikis und unterstützen neue Autoren bei ihren ersten Schritten.

Nachteile

• Benutzbarkeit: Mit dem Web 2.0 hat sich danke Ajax die Benutzbarkeit vieler Web-Applikation erheblich verbessert. An Wikis ist diese Entwicklung leider weitgehend vorbeigegangen. Die einzige Ausnahme sind Javascript-basierende Wysiywg-Editoren, deren Einsatz jedoch gelegentlich Wiki-Seiten beschädigt. Plugins können von solchen Editoren nicht angesteuert werden. Seiten mit kompliziertem Layout sollten daher besser in der Wiki-Ansicht bearbeitet werden, Plugins sollten auf die notwendigen Erweiterungen beschränkt werden.

• Unzureichende Dokumentation: Die Einsteigerdokumentation von Wikis ist meistens sehr gut, bei der genauen Funktion vieler Features muss man häufig raten und ausprobieren. Daher sollten Wiki-Champions gute Beispielseiten als Muster für das richtige Vorgehen anbieten.

• Stabilität und Performance: Die gängigen Enterprise-Wikis sind bei fachgerechter Installation stabil und schnell, allerdings können einzelne ressourcenhungrige Funktionen die Nutzung des gesamten Wikis beeinträchtigen. Ein aufwendiger Export oder ein problematisches WebDAV-Plugin setzt unter Umständen die Leistung des Gesamtsystems deutlich herab.

• Export-Qualität: Viele Wikis verwenden Apache FOP zur Erzeugung von PDF-Dokumenten. Die aktuelle Version stellt allerdings alle Tabellenspalten immer in gleicher Breite dar. Weiterhin gibt es bisher keine geeigneten Mechanismen, um zu exportierende Wiki-Seiten auswählen und eine bestimmte Reihenfolge bringen zu können.

• Eingeschränktes Layout: Trotz leistungsstarker Syntax sind die Darstellungsmöglichkeiten bei allen Wikis auf einen Teil der HTML-Fähigkeiten beschränkt. Die Nutzung von Wikis erfordert deshalb eine pragmatische Vorgehensweise.

• Administrationswerkzeuge: Bei allen Wikis sind die Administrationswerkzeuge bisher spartanisch, teilweise muss man Konfigurationsdateien von Hand ändern oder wie bei TWiki Änderungen im Source-Code vornehmen.

• Unterschiedliche Syntax: Derzeit existieren mehrere Syntaxfamilien mit Untergruppen. Damit wird der Umstieg zwischen Wiki Engines erschwert. Hinzu kommt, dass es meist keine Migrations-Tools gibt.

• Managementunterstützung: Wikis brechen gezielt gängige Kontrollmechanismen auf. Deshalb ist es schwierig für ihre Einführung die Unterstützung des Managements zu erhalten. Neben der einfachen Einrichtung eines Wikis stellt dies einen Grund für die meist virale Verbreitung von Wikis dar. Für die abteilungsübergreifende Einführung eines Wikis sollte ein starker Management-Sponsor gewonnen werden.

• Resistenz der Office-Fraktion: Wie bei jeder Einführung einer neuen Technik existiert auch bei Wikis ein starkes Beharrungsvermögen. Es gibt immer Mitarbeiter, die das Wiki nicht nutzen. Im Rahmen der Einführung ist es deshalb wichtig, Informationen vollständig zu migrieren und alte Quellen abzuschalten. Außerdem lohnt sich die Einbindung von Mitarbeitern oder Externen, die Erfahrung mit Change Management mitbringen.