Die IT-Abteilungen des deutschen Mittelstands bieten ein ambivalentes Bild: Auf der einen Seite Unternehmen, die sehr genau wissen, welcher Euro und Cent in welches Produkt der IT fließt und welche Leistung wie viel kostet. Auf der anderen Seite Unternehmen mit wenig transparenten Kosten und Leistungen und kaum effektiven Steuerungsinstrumenten für den IT-Einsatz.
Benchmarks können Kosten bestimmen
In beiden Fällen können Benchmarks helfen, die Kostenposition zu bestimmen, wenngleich in einem Unternehmen ohne vorhandene Kostentransparenz erhebliche Vorarbeiten zu leisten wären, um zunächst einmal eine Benchmark-Fähigkeit zu erreichen. Mittlerweile amortisiert sich aber selbst der Aufwand für diese Tätigkeiten schnell.
Keine Milchmädchenrechnung anstellen
Für den unbedarften Nutzer eines PC stellt sich ein Benchmark einfach dar. Auf der einen Seite steht der Preis für seinen Heim-PC vom Discounter um die Ecke, für den er inklusive Monitor, ein wenig Software und zwei Jahre Vor-Ort-Service 600 Euro bezahlt hat. Auf der anderen Seite sieht er möglicherweise eine Belastung seiner Kostenstelle für seinen Arbeitsplatz-PC von 100 Euro pro Monat. Kauft sich der Mitarbeiter alle vier Jahre einen neuen PC, dann müsste sein laienhaftes Benchmark-Fazit eigentlich lauten: Die IT berechnet für einen in der Regel leistungsschwächeren PC acht Mal mehr als sein privater Lieferant.
Natürlich hinkt dieser Vergleich, aber wenn es sich um Kosten dreht, dann gehen die sachlichen Argumente in einer oft emotional geführten Diskussion unter. Zuvor kommunizierte Kostentransparenz ist selten - obwohl sie wahrscheinlich die meisten Diskussionen von Anfang an im Keim erstickt hätte.
Deshalb zurück zum Benchmark des unbedarften Nutzers: 600 Euro als Preis für den PC mit Monitor und Vor-Ort-Service, das schafft auch ein Unternehmen des Mittelstands für ein Markengerät mit einer Stabilität für das Software-Image von bis zu einem Jahr. Verteilt auf eine Nutzungsdauer von 48 Monaten wären bei dieser Argumentation also Abschreibungskosten in Höhe von 12,50 Euro pro Monat begründet. Bliebe demnach gegenüber den Mitarbeitern die Erklärungslücke von 87,50 Euro pro Monat, wenn das Unternehmen 100 Euro Belastung für einen Arbeitsplatzrechner ansetzt.
Wie sich IT-Kosten wirklich zusammensetzen
Doch wie setzen sich die IT-Kosten des Mittelstands zusammen und welcher Block erzeugt die größten "Bauchschmerzen"? Einfach zu erklären sind zunächst einmal einige kleinere Kostenpositionen. Dazu gehören zum ersten die Finanzierungskosten für die Hardware, die eine Privatperson gerne außer Acht lässt, denn eine Null-Prozent-Finanzierung für den Fall, dass ein Unternehmen den Kaufpreis nicht sofort entrichtet, ist eher die Ausnahme.
Als weitere Kostenfaktoren sind betriebssystemnahe Softwarelizenzen wie beispielsweise Antivirus-Software und User- oder Device-Client-Access-Licences sowie Umlagen zu nennen, wie sie zum Beispiel für die Leistungen des zentralen Einkaufs anfallen. Dies kann in Summe mit 7,50 Euro pro Monat zu Buche schlagen, möglicherweise sogar mehr. Hinzu kommen die Lizenzkosten für Anwendungssoftware wie beispielsweise eine Office-Lösung oder ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien. Je nach Größe des Unternehmens und Verhandlungsgeschick gegenüber großen Softwarelieferanten kann hier eine Summe von etwa 15 Euro pro Monat auflaufen.
Die Sachkosten für einen PC sind vielfältig
Damit ist aber noch nicht das Ende der direkt zuordenbaren Sachkosten für den PC erreicht. Denn der PC wird über das lokale Netz mit dem Unternehmensnetz verbunden, damit der Mitarbeiter Server-Anwendungen wie beispielsweise SAP-Software nutzen, per E-Mail kommunizieren oder einfach Netzressourcen wie Datenbanken, File-Server und das Intranet verwenden kann.
Diesen Aspekt lässt der Laie bei seiner Kostenbetrachtung regelmäßig außer Acht. Würde er die Kosten seines DSL-Anschlusses zu Hause mit einbeziehen, hätte er auch einen Kostenblock von 15 Euro pro Monat für den Netzzugriff. Hier verschwimmt aber auch spätestens die Grenze zu den scharf als Sachkosten zu bezeichnenden Positionen - obwohl auch in den vorgenannten Positionen schon Personalkosten verborgen sein können.
Lizenzen und Umlagen nicht vergessen
Im Unternehmen kommen dann noch die Kosten hinzu für das Weitverkehrsnetz (WAN), den Internet-Zugang, die Kosten für den E-Mail-Account, File-Server, die Softwareinfrastruktur etc. Insgesamt belaufen sich die Ausgaben hier auf bis zu 50 Euro pro Monat. Diese Aufwendungen setzen sich wiederum aus Hardware, Abschreibungen, Lizenzen, kalkulatorischen Raumkosten, Umlagen für Mieten, Umlagen für das Rechenzentrum und nicht zuletzt den Personalkosten für den Betrieb zusammen.
Personalkosten bereiten viel Bauchschmerzen
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Damit ist jetzt auch der Punkt genannt, der in den meisten IT-Abteilungen im Zuge einer Kostenermittlung die meisten Bauchschmerzen verursachen dürfte und den Rest der noch fehlenden 15 Euro - um auf die ambitionierten, aber nicht unerreichbaren 100 Euro Gesamtkosten pro Monat zu kommen. Welcher IT-Leiter oder Controller kann schon genau sagen, welcher Anteil der Personalkosten welchem IT-Produkt zuzuordnen ist? Und selbst wenn er es sagen könnte, wäre dies in der Regel nur eine Momentaufnahme.
Deshalb wird auch beim Personal sehr häufig mit Durchschnittskostensätzen kalkuliert, denn ansonsten würden sich die Produktpreise jeden Monat, vielleicht auch jeden Tag verändern. Außerdem könnten Unterschiede in der Produktivität, zum Beispiel durch die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, nicht "ausgebügelt" werden.
Welche Rolle spielt der Mitarbeitereinsatz?
Der Mitarbeitereinsatz ist aber ein wichtiger Hebel, an dem angesetzt werden sollte: Zunächst einmal muss Transparenz geschaffen werden, welche Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf welche Produkte buchen können. Über einen Zeitraum von zum Beispiel einem Jahr müssen die Durchschnittswerte für die Kostenbetrachtung erhoben werden. Dies sollte jährlich überprüft werden. Signifikante Abweichungen lassen sich so in der Regel leicht erklären, beispielsweise durch die Einführung einer neuen Applikation oder eine zentrale Infrastrukturmaßnahme, etwa bedingt durch den Wechsel eines Hardwareherstellers.
Außerdem lassen sich die so ermittelten Zahlen leicht für einen Benchmark mit anderen Unternehmen nutzen. Wenn etwa im Unternehmen bei vergleichbaren Rahmenbedingungen erheblich mehr Zeit für die Erstellung der Basis-Images für die Hardware aufgewendet werden muss, dann lässt sich möglicherweise daraus folgern, dass die Prozesse nicht optimal justiert sind, falsche Tools verwendet werden oder schlicht der Standardisierungsgrad bei der Client-Hardware verbesserungsfähig ist (wenn sich etwa der IT-Kunde aus vielen verschiedenen Herstellern und Modellen nach Gusto seine Basishardware und die eingesetzten Applikationen aussuchen darf.