23.06.2012 von Anke Quittschau und Christina Tabernig
Die Karte ist das Aushängeschild des Inhabers. Daher ist auch bei ihr auf ein tadelloses Erscheinungsbild zu achten. Verknickte, befleckte, verschmierte oder auch handschriftlich korrigierte Karten wirken unprofessionell.
In der Sakkoinnentasche ist die Visitenkarten gut aufgehoben. Foto: Mammut Vision - Fotolia.com
Karten sollten idealerweise in einem entsprechenden Visitenkartenetui aufbewahrt werden, das Portemonnaie oder die Hemdtasche sind unpassend. Schnell bekommt die Visitenkarte hier einen "Trauerrand". Für Herren bietet sich an, immer einige wenige Karten in der dafür vorgesehenen kleinen Tasche in der linken Innenseite des Sakkos zu haben. Man weiß ja nie, wann man mal eine Karte braucht.
Wer übergibt an wen?
Der Gast reicht dem Gastgeber nach der Begrüßung und einem kurzen Small Talk seine Visitenkarte. Sollte man jedoch mitten in eine kleine Gesprächsrunde dazu stoßen würde das "Zücken der Visitenkarte" eher die lockere Stimmung verderben und als unpassend gewertet werden. In solchen Fällen ist es besser, bis zur Verabschiedung zu warten. Der Ranghöchste hat in Deutschland das Recht, die Karte zuerst zu empfangen. Sollte die Rangfolge nicht eindeutig sein, beginnt man einfach an einer Seite und verteilt seine Karte der Reihe nach. Bei mehreren Personen ist darauf zu achten, dass jede Person eine Karte erhält und sich niemand vernachlässigt fühlt.
small talk
Das Geheimnis des Small Talk Wir verraten Ihnen die wichtigsten Regeln für einen erfolgreichen Small Talk, damit sie mühelos kommunizieren.
Nur Mut! Small Talk findet in der Regel nur unter Fremden statt. Aber auch wenn Sie Angst davor haben: ein bißchen Plaudern ist viel leichter als Sie denken!
Der erste Eindruck Stellen Sie sich sympathisch dar, der erste Eindruck zählt. Aber sehen Sie Small Talk auch als Aufwärmphase. Gerade bei Geschäftspartnern aus anderen Kulturen kommt es nicht gut an, wenn Sie gleich mit der Tür ins Haus fallen.
Nehmen Sie sich selbst zurück Damit geben Sie Ihrem Gegenüber Raum zum Reden und Sie erhalten oft wertvolle erste Informationen.
Finden Sie Gemeinsamkeiten Das geht am besten, indem Sie offene Fragen stellen, mit denen Sie Interesse am Gegenüber bekunden.
Potenzielle Themen Falls Sie sich schwertun, passende Fragen zu finden, beziehen Sie sich einfach auf das Umfeld oder den Anlass der Begegnung. "Wie haben Sie von dieser Veranstaltung gehört?" oder "Über welchen Kontakt sind Sie heute hier?" können der Auftakt zu einem netten Small Talk sein.
Achtung, Tabu-Zone! Gefährlich wird es bei Gesprächsthemen, die polarisierend wirken wie z.B. Politik oder Religion. Falls Ihr Gegenüber da eine andere Meinung haben sollte als Sie, sind Sie schnell in die Falle getappt. Und hüten Sie sich vor negativen Themen wie verspätete Flüge! Gemeinsam jammern verbindet in den seltensten Fällen.
Halten Sie keine Monologe! Die Wirkung auf Ihre Zuhörer dürfte absehbar sein.
Hören Sie aktiv und aufmerksam zu. Ein gelegentliches Nicken oder "ja, ja" zeigt wenig Interesse und Wertschätzung. Hören Sie statt dessen wirklich zu und greifen Sie Informationen erinnernd wieder auf, die Ihr Gesprächspartner erwähnt hat: "Sie sagten vorhin, dass Sie..."
Halten Sie Blickkontakt. Gerade auf einer größeren Veranstaltung ist die Versuchung groß, die Blicke schweifen zu lassen, um möglichst wenig zu verpassen. Das ist unhöflich gegenüber Ihrem aktuellen Gesprächspartner! Halten Sie deshalb Blickkontakt.
Viele Gesprächspartner Das Wort 'SMALL Talk' beschreibt es perfekt: Auf größeren Veranstaltungen geht es um kurze Gespräche, um ein erstes Kennenlernen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, indem Sie mit vielen verschiedenen Menschen in's Gespräch kommen.
Beenden Sie das Gespräch positiv. Wie schon gesagt, verbinden negative Themen nur selten und hinterlassen oft einen faden Beigeschmack. Setzen Sie stattdessen einen positiven Schlußpunkt. "Unser Gespräch hat mir viel Spaß gemacht, ich hoffe, wir können es später fortsetzen." kann ein schöner Abschluss sein, wenn Sie es ehrlich meinen.
Small Talk ist zum Netzwerken da. Beobachten macht Spaß, aber nutzen Sie auch die Chance, Beziehungen zu knüpfen, indem Sie sich aktiv auf die Suche nach neuen Gesprächspartnern machen. Halten Sie deshalb Ausschau nach Gruppen, die offen beieinander stehen oder Menschen, die Ihnen einen längeren Blickkontakt gewähren.
Vorbereitung ist nützlich Gespräche kommen oft leichter zustande, wenn Sie sich im Vorfeld ein bißchen über Ihren Gastgeber/Ihre Kunden informiert haben.
Wie übergibt man seine Karte?
Eine Visitenkarte ist immer etwas Persönliches. Und deshalb sollte Sie möglichst auch persönlich überreicht werden. Man schaut seinem Gegenüber grundsätzlich in die Augen beim Überreichen der Visitenkarte. Dabei ist darauf zu achten, dass die Karte so übergeben wird, dass der Empfänger sie sofort lesen kann und sie nicht erst umdrehen muss. Bitte die Karte nicht über den Tisch schieben oder werfen.
Wohin mit empfangenen Karten?
Die Visitenkarte seines Gegenübers sollte man genauso respektvoll behandeln, wie die Person selbst. Nach dem man die Karte entgegengenommen hat, sollte man diese genau studieren. Der Herr, der sich gerade bei Ihnen mit "Klaus Meier" vorgestellt hat, könnte schließlich "Dr. Klaus Meier" heißen. Denn die Inhaber akademischer Titel nennen ihren Titel bei der Vorstellung nicht mit. Gleiches gilt bei Adelstiteln.
Ein direktes Wegstecken der Karte ist unhöflich und könnte als "du interessierst mich nicht und bist für mich unbedeutend" interpretiert werden. Die erhaltenen Karten legt man vor sich auf den Tisch, so dass man diese gut im Blickfeld hat (was auch gleichzeitig dabei hilft den Namen des Gesprächspartners vor Augen zu haben), aber bitte die Karte später nicht versehentlich liegen lassen, was äußerst unhöflich wäre. Visitenkarten nach dem Meeting sorgfältig zusammen mit den Unterlagen mitnehmen.
meeting
Meetings sind wie Eisberge Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.
1. Lichten Sie Ihre Agenda ... ... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.
2. Bringen Sie alle an einen Tisch ... ... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.
3. Videokonferenzen ... ... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.
4. Der Zeitpunkt eines Meetings ... ... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.
5. Die Einladung ... ...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.
6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ... ... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.
7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ... ... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.
8. Flipchart statt Powerpoint Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.
9. Erfahrene Moderatoren ... ... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.
10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Keine Notizen auf Visitenkarten
Bitte nie auf fremden Karten Notizen machen, solange der Herausgeber noch bei Ihnen ist. Es ist durchaus sinnvoll sich später zu notieren, wo man diese Person getroffen hat oder welches Thema besprochen wurde. Auf die eigene Visitenkarte können Sie persönliche Informationen jederzeit im Beisein des Kartenempfängers handschriftlich nachtragen. Solche Informationen sollten jedoch besonders wertvoll sein und die Karte "aufwerten" hierzu zählen etwa die persönliche Mobilfunknummer oder auch private Anschrift.
Private Visitenkarten
Für den privaten Rahmen sollte man private Visitenkarten haben. Wenn man die geschäftliche Karte nutzt, kann der Gesprächspartner leicht den Eindruck gewinnen, dass man mit der Geschäftskarte Eindruck schinden möchte. Nutzen Sie Visitenkarten schon bei der Anmeldung an der Rezeption. Überreichen Sie dem Empfangsmitarbeiter bei Ihrer Ankunft Ihre Visitenkarte und stellen Sie sich vor. Die Anmeldung bei Ihrem Geschäftspartner wird dadurch reibungslos ablaufen und Sie werden mit dem korrekten Namen und Unternehmen vom Rezeptionsmitarbeiter bei Ihrem Kontakt angekündigt. Die Visitenkarte sollten Sie nach der Anmeldung zurückbekommen.