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Der Begriff Business Intelligence (BI) bezeichnet den Prozess der Umwandlung betrieblich anfallender Daten in wertvolle Informationen. Da die Daten an sich nur von begrenztem Nutzen sind, setzen Unternehmen BI-Software ein, um aus den blanken Informationen entscheidungsrelevantes Wissen für den Geschäftsalltag und ein strategisches Informationsmanagement zu generieren.
Immer wieder aber stoßen Unternehmen auf typische Hindernisse, die eine erfolgreiche Umsetzung zentraler BI-Vorhaben verhindern. BI-Anbieter Information Builders nennt die fünf wichtigsten Stolpersteine.
Hindernis 1: Falsche Interpretation von Anforderungen
Es gibt vier Arten von BI-Nutzern: Nicht-technische Anwender in den Fachabteilungen, Business-Analysten mit einer gewissen technischen Kompetenz, Power-User mit hoher technischer Kompetenz und IT-Entwickler, die Applikationen für die Anwender der drei anderen Kategorien erstellen. IT-Entwickler haben in aller Regel nur indirekt mit den Geschäftsprozessen zu tun. Sie setzen die Technik zur Verbesserung oder Umsetzung der von Fachanwendern eingesetzten Prozesse und Funktionen ein.
In den meisten Unternehmen machen die nicht-technischen Fachanwender 80 bis 90 Prozent der IT-Nutzer aus. Dennoch stellen viele Unternehmen bei der Auswahl von BI-Tools die Analysten und Power-User in den Vordergrund. Der Fokus liegt auf anspruchsvollen Analysefunktionen, die nur eine Minderheit bedienen kann, statt eine BI-Plattform zu wählen, die auf eine breite Masse von Anwendern zugeschnitten ist.
Hindernis 2: BI-Tools nicht selbstständig anpassbar
Ein häufiges Problem bei der Umsetzung von BI-Projekten besteht darin, dass Anwender sich nur auf die IT als Produzent und Anbieter von Informationen stützen können. Dabei ist die IT nicht direkt an den unternehmenskritischen Prozessen beteiligt und die Reports und Analysemöglichkeiten der BI-Anwendungen sind zu stark eingeschränkt. Jede Gruppe von Benutzern in einem Unternehmen, die Informationen erzeugt, sollte auch auf diese zugreifen können, und zwar nicht nur über statische Reports, sondern auch unter analytischen Aspekten.
Durch den direkten Zugang zu den Daten erhalten Benutzer die Informationen, die sie aktuell für ihre Entscheidungen benötigen. Die meisten Anwender fordern heute auch genau das: benutzerfreundliche Self-Service-BI-Anwendungen, mit denen sich Informationen ebenso schnell finden lassen wie mit Google.
Hindernis 3: Keine unternehmensweite BI-Kultur
Wenn sich nur das Management für Leistungskennzahlen des Unternehmens und deren Verbesserung interessiert, entsteht bei den Mitarbeitern in den Fachabteilungen keine Motivation zur Optimierung. Die Implementierung von BI-Software sollte im Endeffekt die Arbeitsweise aller Beteiligten verbessern sowie die Effizienz steigern. Daher muss die Kommunikation der Ergebnisse alle Mitarbeiter erreichen.
So ist beispielsweise in börsennotierten Unternehmen der "Umsatz pro Mitarbeiter" eine verbreitete Kennzahl. Dieser betriebswirtschaftliche Indikator nützt jedoch wenig, wenn er nicht allen Mitarbeitern bekannt ist und diese nicht wissen, dass sie den Wert durch engagierten Einsatz verbessern können. In vielen Unternehmen gelten wichtige betriebswirtschaftliche Kennziffern als vertraulich und werden nicht allgemein bekannt gegeben. Dies behindert die erfolgreiche Einführung von BI-Lösungen und die Entstehung einer unternehmensweiten BI-Kultur.
Hindernis 4: Insellösungen durch zentrale Steuerung
Viele Unternehmen kaufen BI-Tools, ohne eine klare strategische Zielsetzung damit zu verfolgen. In den meisten Fällen wird BI-Software aus taktischen Gründen angeschafft, beispielsweise weil ein Business-Verantwortlicher bestimmte Auswertungen benötigt. Auch gesetzliche Vorschriften zu Finanzzahlen sind vielfach der Auslöser. Taktische Erwägungen, die nur auf den Bedarf einer einzelnen Abteilung zugeschnitten sind, führen jedenfalls oft zu isolierten Anwendungen, die weit davon entfernt sind, das Potenzial von BI auszuschöpfen.
Ein wesentlicher Nachteil solch taktischer Installationen besteht darin, dass die Auswertungen verschiedener Abteilungen häufig unterschiedliche Ergebnisse liefern, die aber nicht ausgetauscht werden. Es werden isolierte Auswertungen erstellt und einigen wenigen Managern mitgeteilt, aber es entsteht kein strategisches Informationsmanagement mit dem Ziel einer effizienten Unternehmenssteuerung.
Hindernis 5: BI ist keine strategische Investition
Damit eine nachhaltige BI-Investition getätigt werden kann, muss BI fester Bestandteil des strategischen Informations-Managements werden. Das gesamte Unternehmen muss im Fokus stehen, nicht nur taktische Motive oder die Wünsche eines einzelnen Unternehmensbereichs. Alle betroffenen Mitarbeiter sollten an der Auswahl einer Lösung und der Entscheidungsfindung beteiligt sein, damit die angestrebten Ziele auch erreicht werden können.
Ferner ist es sinnvoll, möglichst wenige Tools anzuschaffen. Das sichert Konsistenz, niedrigere Kosten und eine kürzere Lernkurve. Bei der Anschaffung eines BI-Tools sollten nur möglichst einfach zu benutzende Tools für alle Gruppen interner Informationsnutzer, aber auch für externe wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, in Betracht kommen. Denn eine große Mehrheit der Mitarbeiter benötigt im Alltag entscheidungsrelevante, einfach zugängliche Informationen, um einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten zu können.