"Die heutige Bedeutung und Größe der Wikipedia ist der beste Beweis für das Potenzial für Wikis", heißt es in einem Beitrag über Unternehmens-Wikis von Pumacy Technologies, einem Anbieter für Wissens-, Prozess- und Innovationsmanagement. Auch Unternehmen können von Wikis profitieren, auch wenn das Wikipedia-Prinzip nicht eins zu eins übertragen werden sollte. Die Rahmenbedingungen müssen an das Unternehmen, Unternehmenskultur und Organisationsstruktur angepasst werden. Welche Lösung dafür die richtige ist, müsse je nach Anwendungsfall entschieden werden, schreiben die Autoren in ihrem Beitrag zu Unternehmens-Wikis.
Der Einsatz eines Wikis im Unternehmen bewirkt eine aktive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und hilft bei der Analyse, der Strukturierung, der Erweiterung und dem Transfer von Wissen, Erfahrungen, Kompetenzen und Netzwerken innerhalb des Unternehmens, heißt es im Beitrag von Pumacy Technologies. Darüber hinaus sollen Wikis auch den Prozess des informellen Lernens unterstützen.
Experten halten den Einsatz vor allem in Organisationen für sinnvoll, die eine wissensintensive Arbeit ausführen und bei denen die Mehrzahl der Mitarbeiter über einen Zugang zu einem Rechner verfügt. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle - Wikis können sowohl in kleineren Teams als auch abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Generell funktioniert das aktive Arbeiten mit einem Wiki besser bei flachen Hierarchien und in einer möglichst offenen Unternehmenskultur.
Es gibt viele unterschiedliche Wiki-Tools, die speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipiert sind. Die Lösungen reichen von einfachen Produkten die sich auf wichtige Features konzentrieren bis zu mächtigen Softwaresystemen, die viele Funktionen beinhalten und damit weit über die ursprünglichen Wiki-Kernfunktionen hinausgehen. Pumacy Technologies empfiehlt als Hilfestellung für die Auswahl das Vergleichsportal WikiMatrix, auf dem sich die Eigenschaften von zahlreichen Wiki-Softwarelösungen vergleichen lassen.
Die wichtigsten Wiki-Funktionen im Überblick
Einige Funktionen sollten aber auf gar keinen Fall fehlen. Auf die folgenden Kriterien sollte man besonders achten, raten die Autoren von Pumacy Technologies:
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Die Wiki-Software sollte eine anerkannte und bekannte Lösung sein, die ausgereift und auf dem Markt etabliert ist. Denn nur so ist gewährleistet, dass die Wiki-Lösung langfristig verfügbar ist und weiterentwickelt wird.
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Auch die Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des richtigen Wikis. Wikis im Unternehmenseinsatz sollten wie andere Unternehmenssoftware auch die Sicherheitsanforderungen der Organisation erfüllen. Außerdem müssen einige Bereiche zugangsbeschränkt sein, weil nur ein Teil der Mitarbeiter Zugriff haben sollte. Um mit dem Wiki arbeiten zu können, müssen Nutzer sich dann anmelden und über die jeweiligen Berechtigungen verfügen.
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Damit Mitarbeiter sich mit dem Wiki identifizieren können und es akzeptieren, sollte es an die spezifischen Anforderungen im Unternehmen anpassbar sein. Eine ähnliche Menüführung und Interaktionsmechanismen sind dabei ebenso wichtig wie die Anpassung an das Unternehmens-Design.
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Darüber hinaus sollte das Wiki die Integration mit anderen bereits verfügbaren Programmen ermöglichen. Die Experten halten es für wichtig, dass Anwender sich mit ihren vertrauten E-Mail- oder Intranet-Zugangsdaten ins Wiki einloggen können. Gleichzeitig werde so der Administrationsaufwand reduziert.
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Auch das Thema Benutzerfreundlichkeit/Usability sollte bei der Wahl der Wiki-Lösung eine Rolle spielen. Denn die Einfachheit in der Bedienung verbessere den Einstieg und reduziere den Schulungs- und Einführungsaufwand, heißt es im Beitrag.
Pumacy Technologies hat nach eigenen Angaben zahlreiche Wikis auf diese Grundanforderungen hin betrachtet und dabei acht Lösungen ausgewählt, die alle Grundanforderungen erfüllen. Basis für diese Auswahl ist das oben erwähnte Vergleichsportal WikiMatrix. Mit welchem Wiki in der Praxis gearbeitet werden soll, hängt sehr stark mit den gewünschten Funktionalitäten der jeweiligen Unternehmen zusammen. Deshalb muss die Entscheidung für oder gegen ein Wiki-Tool immer individuell getroffen werden.
Die besten Wiki-Lösungen im Überblick
Confluence
Confluence ist nach Meinung der Autoren des Beitrags das populärste kommerzielle Firmenwiki. Zu den Stärken von Confluence zählt, dass es sehr weit verbreitet ist und bereits in vielen Unternehmen eingesetzt wird und dass es über einen Rich-Text-Editor verfügt, der den Funktionalitäten von Microsoft Word sehr ähnlich ist. Zur Software gehört außerdem eine Suchmaschine, die das Durchsuchen aller Inhalte - auch von Anhängen - ermöglicht.
DokuWiki
DokuWiki konzentriert sich auf die Kernfunktionen eines Wikis und soll deshalb sehr einfach zu bedienen sein. DokuWiki ist insbesondere für die Entwicklung von Dokumentationen konzipiert. Wegen der niedrigen serverseitigen Systemanforderungen eignet es sich für kleine bis mittelgroße Wikis. Die Zielgruppe dieser Lösung sind vor allem Arbeitsgruppen, Entwicklerteams und kleine Firmen. Eine Stärke ist die Zugangsverwaltung, sie ermöglicht für das gesamte Wiki, einzelne Bereiche und Seiten, sowie für Benutzergruppen und Einzelnutzer Zugriffsrechte zu definieren.
Drupal Wiki
Drupal Wiki unterstützt einfaches Erstellen von Inhalten, für die Speicherung benötigt es eine Datenbank. Darüber hinaus sind viele gute Diskussionsmöglichkeiten wie Blogs, Foren und Diskussionsseiten integriert. Laut Pumacy Technologies verfügt Drupal Wiki über ein ausgereiftes Rechtemanagementsystem, die Suchfunktionalität ist ausgebaut und ermöglicht auch das Durchsuchen von Anhängen. Zu weiteren Funktionalitäten gehören ein Dokumenten-Managementsystem und Projekträume.
MediaWiki
Die populärste Wiki-Software ist nach Meinung der Beitragsautoren MediaWiki, die Open-Source-Lösung wird ständig weiterentwickelt. Hervorzuheben sind bei MediaWiki die hohe Benutzerfreundlichkeit und das lesbare Design. Charakteristisch sind laut Pumacy Technologies Diskussionsseiten, die jedem Artikel beigefügt sind, und eigene Benutzerseiten für alle angemeldeten Benutzer. Allerdings gibt es Nachteile beim Unternehmenseinsatz: Die vorhandene Rollenverwaltung soll sehr rudimentär sein und sich auf drei Gruppen von Usern beschränken (anonyme, angemeldete Benutzer und Administratoren). Der Ausbau vom Rollenverwaltungssystem und Zugriffsbeschränkungen ist nur durch Erweiterungen möglich.
TikiWiki
TikiWiki enthält ein Wiki und viele weitere Funktionalitäten wie Blog und Workflowmanagement. TikiWiki unterstützt eine detaillierte Zugriffsbeschränkung sowie eine Rollenverwaltung. Allerdings wird ihm wegen der vielen Funktionen Unübersichtlichkeit vorgeworfen, heißt es im Beitrag.
TWiki
TWiki wurde hauptsächlich in Perl entwickelt und benötigt für die Speicherung von Inhalten keine Datenbank. Alle Inhalte werden direkt in Dateien gespeichert, was jedoch zu Sicherheitsproblemen führen kann. TWiki soll eine einfache Benutzerrechteverwaltung bieten, die auch eine simple Einbindung von externen Usern gestattet, und die Lösung ermöglicht die Versionierung von abgelegten Inhalten. Nachteil sehen die Beitragsautoren allerdings darin, dass die TWiki-Community nach der Teilung der Community und der Entstehung von Foswiki kleiner und weniger aktiv geworden ist. Die Weiterentwicklung erfolge deshalb auch eingeschränkt.
Foswiki
Foswiki ist aus der Abspaltung der TWiki-Community entstanden und eine Weiterentwicklung der TWiki-Plattform. Als Stärke von Foswiki und TWiki bezeichnet Pumacy Technologies die einfache Programmierung von Anwendungen mithilfe von Metadaten. Die Funktionalitäten ähneln denen von TWiki.
Microsoft SharePoint 2010
Als achte Lösung haben die Beitragsautoren Microsoft SharePoint 2010 in ihre Aufzählung aufgenommen. Diese Software ist streng genommen kein eigenständiges Wiki, sondern eine Enterprise Collaboration Platform mit der Möglichkeit, darin Wikis einzurichten. Sie raten davon ab, nur aufgrund der Wiki-Funktionalität SharePoint einzurichten. In einer SharePoint-Umgebung kann man nicht nur Wikis für einzelne Teams sondern auch für das gesamte Unternehmen einrichten. Darüber hinaus soll sich das Rechtesystem sehr differenziert konfigurieren lassen.
Fazit
Auch in ihrem Fazit betonen die Beitragsautoren noch einmal, dass Wikipedia sich nicht beliebig in eine Organisation kopieren lässt. "Das Internet und seine User unterliegen anderen Rahmenbedingungen als das Intranet und seine Anwender", heißt es im Beitrag. Wer ein Wiki im Unternehmen einführen möchte, sollte deshalb genau die spezifischen Anforderungen analysieren und erst dann die Software auswählen. Die oben beschriebenen Grundanforderungen sollte das Wiki aber immer erfüllen. Bei weiteren Kriterien wie Wissensmanagement für alle, einfacher Zugang zum Wissen, Recherchemöglichkeiten und Qualitätssicherung für Beiträge können die individuellen Anforderungen von Unternehmen sehr variieren.
In jedem Fall wichtig ist jedoch die aktive und motivierte Teilnahme aller Mitarbeiter. Und dafür müssten die Mitarbeiter überzeugt sein, dass diese Software ihre Arbeit deutlich erleichtert, indem sie den Zugang zum Unternehmenswissen vereinfacht. Denn: "Wikis funktionieren erst, wenn sie mit Leben gefüllt werden, sonst besteht die Gefahr, dass das dort gesammelte Wissen unvollständig ist und schnell veraltet", heißt es im Fazit von Pumacy Technologies. Das verhindert man, wenn die Nutzung fester Bestandteil der alltäglichen Arbeit wird.
"Die Qual der Wiki-Wahl. Wikis für Wissensmanagement in Organisationen" ist eine Publikation der Pumacy Technologies Aktiengesellschaft, einem Anbieter für Wissens-, Prozess- und Innovationsmanagement. Autoren des Beitrags sind Florian Adler, Ingo Frost und Daphne Gross.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO. (mhr)