Foto: Fotolia, Kebox
Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift verlangt wird, greifen Büromitarbeiter häufig lieber zum bewährten Fax-Gerät. Denn auch im Internet-Zeitalter stellt das Fax eine optimale Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation dar. So sind automatische Sendebestätigungen, leichte Einbeziehung von Logo und Unterschrift, universelle Kompatibilität, sowie höhere Wertigkeit einige der Vorzüge, die das Fax heute noch immer aktuell halten. Auch in Sachen Sicherheit können Fax-Geräte gegenüber E-Mail punkten: Das Spam-Aufkommen beim Fax ist bei weitem nicht so problematisch wie bei der elektronischen Post, während Schädlinge kaum befürchtet werden müssen.
Fax-Geräte und Fax-Server auf den Prüfstand stellen
Der Einsatz von Fax-Geräten in Unternehmen erfordert allerdings aufwändige manuelle Druck- und Fax-Prozesse, die Verwaltung von Papier und sonstigem Verbrauchsmaterial wie etwa Fax-Toner und -Patrone oder Druckertinte sowie die Wartung der Geräte. Firmen, die auf herumstehende Fax-Maschinen beziehungsweise Fax-Server und auf die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben verzichten wollen, stehen eine Reihe nützlicher Fax-Services im Internet zur Verfügung. Sie bieten wesentlich mehr als nur die Möglichkeit, wertvollen Platz im Büro zu sparen.
Online-Fax bietet Organisations- und Kostenvorteile
Neben den bereits erwähnten Vorzügen bringt die Fax-Kommunikation über das Internet eine Reihe weiterer Kosten- und Organisationsvorteile. Das Versenden eines Faxes über ein herkömmliches Faxgerät dauert in der Regel wesentlich länger als im Web: Man muss zunächst am PC den Druckauftrag des Fax-Dokuments senden, zum Drucker laufen, dann mit dem Ausdruck zum Fax-Gerät. Falls besetzt ist, muss man warten und den Anruf wiederholen, dann die Sendebestätigung abwarten und diese schließlich archivieren.
Die Ferrari Electronic AG schätzt die für diesen Arbeitsablauf notwendige Zeit auf rund 4,5 Minuten ein. Schickt in einem mittelständischen Unternehmen mit 60 Mitarbeitern jeder täglich ein Fax, so beträgt die monatliche Arbeitszeit rund ums Faxen insgesamt 90 Stunden. Bei einem durchschnittlichen Arbeitslohn pro Stunde von 15 Euro ergibt dies 1350 Euro im Monat (vergleiche dazu die komplette Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf der Ferrari-Website). Beim Internet-Fax ist der Versandvorgang indes in wenigen Sekunden erledig - laut Berechnung des Unified-Communications-Anbieters in rund 30 Sekunden inklusive Archivierung.
Digitale Fax-Archivierung ohne Medienbrüche
Durch die Integration der Fax-Kommunikation in den Arbeitsablauf am Computer sparen Mitarbeiter also wertvolle Zeit, während tägliche Büroroutinen effizienter gestaltet werden. Ein weiterer Vorteil: Gefaxte Dokumente und Empfangsbestätigungen können automatisch und ohne Medienbrüche neben der E-Mail-Kommunikation und den restlichen geschäftlichen Unterlagen digital archiviert werden.
Ferner bekommt der Begriff Mobilität eine ganz neue Bedeutung, wenn der Fax-Verkehr im Netz stattfindet und Faxe von überall aus empfangen und versendet werden können. Der Anbieter fax.de beispielsweise stellt seinen Nutzern eine eigene mobile Fax-Anwendung fürs iPhone zur Verfügung.
Online-Fax-Anbieter locken mit günstigen Tarifen
Ein weiterer Kostenvorteil beim Online-Fax besteht darin, dass die Preise für den internationalen Fax-Versand meist günstiger sind als etwa bei der Telekom. Die Versandtarife gehen hier von rund fünf Cent bis zu 25 Cent pro gefaxte Seite. Die günstigsten Preise (ohne Abo) bietet derzeit popfax.com. Bei dem Anbieter mit Hauptsitz in Frankreich kann man in die weltweit gängigsten Empfängerländer - etwa Australien, Indien, Russland, China, die EU-Länder oder die USA - bereits für fünf Cent pro Seite faxen. Weitere Online-Fax-Anbieter und deren Preise entnehmen Sie der Übersichtstabelle.
Bei den meisten Anbietern muss sich der Kunde zunächst registrieren und Fax-Guthaben erwerben. Dies erfolgt üblicherweise per Kreditkarte, Banküberweisung oder Paypal. Wer nur gelegentlich faxt, kann bei fax-senden.de und pamfax.de auch ohne Anmeldung faxen. Für Firmen, die viel faxen, bieten indes einige Provider wie etwa popfax.de, germanyfax.de oder meine-faxnummer.de verschiedene Abo-Angebote an. Bei einer monatlichen Grundgebühr - je nach Versandvolumen von etwa vier Euro bis zu 100 Euro und mehr- werden die einzelnen Preise pro gefaxte Seite günstiger und der Kunde bekommt meist eine eigene Rufnummer zum kostenlosen Faxempfang.
Web2Fax: Faxen via Browser
Wer von den Vorzügen des papierlosen Fax-Versands überzeugt ist, muss nur noch das richtige Versandverfahren für sich finden. Die Internet-Fax-Dienstleister bieten hierzu verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen können Anwender auf der Website des Anbieters ihre Faxe verfassen oder vorgefertigte Dokumente von der eigenen Festplatte hochladen. PDF-Dateien werden dabei in allen Fällen unterstützt, Office-Formate wie Word oder Excel beziehungsweise weitere Bildformate wie TIF oder JPG werden auch von vielen Anbietern akzeptiert. Kompatibilität zu vielen Dateitypen bieten insbesondere popfax.de, pamfax.de, sowie efax.com. Hier können Anwender etwa Photoshop-Dateien, Html-Seiten oder Powerpoint-Präsentationen ohne Umwege faxen.
Mail2Fax: Faxen via Mail wird zum Online-Standard
Eine weitere Möglichkeit, Faxe online zu versenden, bietet sich mit der so genanten "Mail2Fax"-Funktion, die alle Online-Systeme implementieren. Bei dieser E-Mail-basierenden Versandart muss der User in seinem Mail-Client lediglich eine neue Nachricht erstellen und das gewünschte Fax als Dateianlage hinzufügen. Als Empfängeradresse wird die Faxnummer des Empfängers zusammen mit der Domain des Anbieters eingegeben, also beispielsweise "012345678@onlinefaxanbieter.de". Nach erfolgreicher Zustellung des Faxes erhält der Versender eine Bestätigungs-Mail mit relevanten Informationen, die er archivieren kann. Dieses Verfahren erfreut sich in der Praxis großer Beliebtheit, da der Fax-Versand unmittelbar in der gewöhnten E-Mail-Umgebung erfolgt, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss.
Fax-Drucker: Faxen aus jeder Anwendung heraus
Es gibt jedoch User, die ihre Dokumente direkt aus Desktop-Anwendungen heraus faxen wollen und gegebenenfalls die Installation zusätzlicher Programme gerne in Kauf nehmen. Für sie eignet sich die dritte Variante, die so genannten "Fax-Drucker", am besten. Dabei handelt es sich um Drucktreiber, die am eigenen PC installiert werden. Nach der Installation des Drucktreibers findet sich im Menüpunkt "Drucken" aller Programme der Fax-Drucker.
Bei Aufruf öffnet sich in der Regel ein simples Versandformular zur Eingabe der Empfänger-Faxnummer. Im Anschluss erfolgt der Versand, und die Fax-Zustellung wird wie bei den anderen Versandoptionen per E-Mail bestätigt. Kostenlose Fax-Drucker, die mit Windows kompatibel sind, finden Interessierte bei fax.de, simple-fax.de, germanyfax.de, sowie pamfax.de.
Fax-Empfang im E-Mail-Postfach
Beim elektronischen Fax-Empfang kommt meistens die "Fax2Mail"-Technik zum Einsatz. Telefaxe werden dabei auf einer virtuellen Fax-Nummer empfangen und dann beim Provider an einen zwischengeschalteten Fax-Server versendet, der den Inhalt meistens als Grafik- oder PDF-Datei per E-Mail an eine vom Kunden vordefinierte Adresse weiterleitet. So landen neben den E-Mails auch sämtliche Telefaxe direkt im elektronischen Posteingang, was die Weiterverarbeitung der Dokumente wesentlich erleichtert. Darüber hinaus bieten einige Provider wie beispielsweise fax-senden.de oder pamfax.de ein Fax-Journal im Internet an. Mit dieser "Fax2Web"-Funktion können Anwender sämtliche eingegangene Faxe direkt im Browser verwalten.
Bei einigen Anbietern (efax.com, pamfax.de und popfax.com) stehen neben inländischen Fax-Nummern zahlreiche internationale Nummern zur Auswahl. Dies dürfte insbesondere für weltweit agierende Firmen interessant sein, die nun ihren geschäftlichen Partnern, Interessenten und Kunden im Ausland jeweils eine kostengünstige Fax-Nummer zur Verfügung stellen können, bei der die Faxzustellung für den Versender zum Ortstarif erfolgt, während der Empfänger die Faxe von überall aus lesen kann.
On-Demand-Lösung statt Inhouse-Betrieb
Die vorgestellten Online-Fax-Dienste können nicht nur Fax-Geräte ablösen, sondern auch Fax-Server, die inhouse betrieben werden. Fax-Server sind meist mit umfangreichen Investitionen in Hardware, Software, Fax-Karten und -Leitungen, Implementierung und Anpassung sowie Schulung verbunden. Zudem fallen weitere laufende Kosten für Administration und Instandhaltung an. Ausgelagerte Fax-Services können vor diesem Hintergrund eine interessante Alternative vor allem für Unternehmen darstellen, die die Fax-Kommunikation stark in ihre Arbeitsprozesse eingebunden haben und dabei nun Kosten reduzieren wollen.
Bei einem Managed-Fax-Service müssen Unternehmen meist eine einmalige Setup-Gebühr entrichten. Bei Nutzung der Services schlagen dann weitere Kosten zu Buche. Die Münchner Firma Esker Software GmbH zum Beispiel bietet On-Demand-Fax-Services in einem nutzungsbasierenden Abrechnungsmodell an und verspricht bis zu 90 Prozent Einsparungen im Vergleich zum manuellen Faxversand. Dabei lassen sich die Fax-Services jeweils auf die IT-Landschaft und Geschäftsanforderungen der Kunden zuschneiden, heißt es aus München.
Fax-Integration in Business-Software von SAP und Microsoft
Mit "Fax Services for SAP" stellt Esker eine mittelstandsgerechte Lösung zur Verfügung, die den automatischen Fax-Versand mit vollständiger Integration in SAP-Anwendungen und ohne zusätzliche Software oder Hardware ermöglichen soll. Faxe werden laut Anbieter vom SAP Business Workplace aus oder automatisch aus jedem SAP-Modul an das Esker Service Center über eine sichere Verbindung übermittelt, die dann an den Empfänger weiterverschickt werden. Der Fax-Status kann dabei in Echtzeit verfolgt werden.
Des Weiteren bietet die ProTakt AG aus Bad Nauheim mit "Dynamics NAV MailFaxConnect" eine Lösung zur Integration der E-Mail- und Fax-Kommunikation in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Die Software soll unter anderem den Faxversand von Berichten an Kunden und Geschäftspartner erleichtern. Für die Warenwirtschaftslösungen von SAP und Microsoft hat auch Ferrari Electronic entsprechende Fax-Systeme im Programm. Managed-Fax-Services sowie Fax-Integration in SAP und weitere Business-Anwendungen bietet ebenfalls die Retarus GmbH aus München. (jha)
Tabelle: Fax-Services im Überblick