Ein günstiger Preis allein macht noch keinen guten IT-Deal. So lautet das Fazit von Bill Peldzus, Vice President des IT-Beratungsunternehmens GlassHouse Technologies Inc. aus dem US-Bundesstaat Colorado. In den Verhandlungen gehe es nicht darum, sein Gegenüber auf der Anbieterseite zu zerdrücken, rät der Consultant den Anwendern. Vielmehr müsse das Augenmerk darauf liegen, das Gesamtgeschäft möglichst vorteilhaft für sein Unternehmen unter Dach und Fach zu bekommen. Dabei sei der Preis nur ein Faktor unter vielen. Schließlich müssten die Käufer neben dem Kauf auch den laufenden Betrieb eines Produkts beziehungsweise Service in ihre Überlegungen und Berechnungen einbeziehen.
Grundsätzlich sollten Anwender so viele Informationen über das eigene Unternehmen und die eigenen Anforderungen zusammentragen wie möglich. Nur wer genau wisse, was er braucht, könne die richtigen Fragen stellen, macht der Berater klar. Darüber hinaus müssten sie Preistransparenz für jeden Einzelposten der Angebote einfordern. Allein auf dieser Basis ließen sich die einzelnen Angebote miteinander vergleichen. Die Anwender vergrößerten so außerdem ihren Verhandlungsspielraum.
Aus Sicht von Peldzus beginnt die entscheidende Phase der Verhandlungen, wenn nur noch zwei Anbieter im Rennen sind. Die Anwender müssten dabei über den Kauf hinaus denken und genau überlegen, welche Faktoren ihnen den IT-Betrieb leichter machen. Jetzt gilt es, sich auf diese Verhandlungen richtig vorzubereiten und keine Fehler zu machen. Das rät Peldzus den Anwendern:
Ja oder Nein
Fragen Sie die Anbieter kurz, knapp und präzise, was deren Angebot ausmacht und was sie zu welchem Preis liefern können. Stellen Sie Ihre Fragen nicht zu allgemein, sonst werden Sie auch nur allgemeine Antworten bekommen. Die Fragen sollten sich klar mit ja oder nein beantworten lassen. Wenn Sie von den Anbietern keine eindeutigen Antworten bekommen, haken Sie so lange nach, bis Sie die Informationen bekommen, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen.
Hintertüren verschließen
Machen Sie den Vertretern der Anbieterseite klar, dass Sie der alleinige Ansprechpartner für Rückfragen und Kommentare im Laufe der Verhandlungen sind. Nur so behalten Sie die Kontrolle. Manchmal versuchen die Anbieter, über andere Kanäle im Unternehmen Verbündete zu finden. Machen Sie von Anfang an klar, dass Sie eine solche Strategie nicht dulden und Anbieter, die sich nicht daran halten, von der Shortlist streichen.
IT-Architektur aufmalen
Stellen Sie den Anbietern ein detailliertes Diagramm Ihrer IT-Referenzarchitektur zur Verfügung. Nur so sind diese in der Lage zu erkennen, was Sie bereits einsetzen und was Sie in Zukunft benötigen. Außerdem können Sie auf Basis dieses grafischen Diagramms besser erkennen, wie gut beziehungsweise schlecht die Vorschläge der Anbieter zu Ihren bereits vorhandenen IT-Systemen passen.
Hilfestellung nachfragen
Fragen Sie nach technischer Unterstützung, bis Ihre Mitarbeiter mit den neuen Produkten oder Services zurechtkommen. Ein Techniker vor Ort bei Ihnen im Unternehmen ist ein Zusatzdienst, der den Anbieter nicht viel kostet, Ihnen aber gerade die schwierige Anfangsphase enorm erleichtert.
Länger vorausplanen
Wenn die ersten Vorschläge auf dem Tisch liegen, bitten Sie die Anbieter, weiter reichenden Support und Wartung einzurechnen. Da noch Konkurrenten mit im Rennen sind, lassen sich so im Rahmen längerfristiger Planungen leichter Zugeständnisse erreichen.
Vertrag mit Sicherheitsnetz
Auch wenn Sie Testinstallationen eingerichtet und die in Frage kommenden Produkte auf Herz und Nieren geprüft haben, sollten Sie Sicherheitsklauseln in die Verträgen aufnehmen, um Sanktionen festzulegen, falls das Produkt beziehungsweise der Service nicht so funktioniert wie ursprünglich versprochen und vereinbart. So lässt sich Schaden für Ihre Firma vermeiden. Die Anbieter werden eine solche Klausel sicher nicht von sich aus vorschlagen, Sie sollten es aber unbedingt.
Alles schwarz auf weiß
Fixieren Sie alle versprochenen Parameter schriftlich: Leistungs-, Stabilitäts- und Uptime-Garantien sollten in den Verträgen verankert werden, genauso wie daraus resultierende Geldstrafen und Ersatzleistungen der Lieferanten. Wenn ein Anbieter hinter seinem Angebot steht und den Deal haben möchte, wird er sich auch darauf einlassen.
Altgeräte - verkaufen oder entsorgen
Sprechen Sie die Anbieter darauf an, ob diese Ihr altes Equipment übernehmen. Eventuell lassen sich Altgeräte noch zu Geld mache. Selbst wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie sich zumindest nicht um die Entsorgung kümmern - wenn sich der neue Lieferant darauf einlässt. Fragen lohnt sich in jedem Fall.
Zeitplan fürs Finale
Der Zeitplan Ihrer Vertragsverhandlungen sollte auf ein Finale zum Ende des Quartals oder des Fiskaljahrs der Anbieter hinauslaufen. Für viele Hersteller wächst dann der Druck, ihre Deals rechtzeitig unter Dach und Fach zu bringen, um ein möglichst gutes Ergebnis vorlegen zu können. Das erhöht die Bereitschaft zu Zugeständnissen.
Budget bleibt Ihr Geheimnis
Verraten Sie den Anbietern niemals das Budget, das Ihnen für ein Projekt zur Verfügung steht. Wenn Sie gefragt werden, nennen Sie eine möglichst breite Spanne. Das verhindert, dass die Interessenten ihr Angebot genau auf das Maximum des verfügbaren Budgets hin trimmen.
Künftige Käufe gleich mitplanen
Planen Sie weitere Anschaffungen in der Zukunft, sollten Sie versuchen, sich bereits im Voraus gute Konditionen zu sichern. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass Produkte oder Services zum gleichen Preis oder günstiger - falls die Preise fallen - nachgekauft werden können. Damit schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor Preissteigerungen.
Zeit lassen
Ziehen Sie sich einige Wochen vor den abschließenden Vertragsverhandlungen etwas zurück. Damit geben Sie Ihren Verhandlungspartnern die notwendige Zeit, Ihre Änderungswünsche zu beraten und von deren Vorgesetzten absegnen zu lassen.
Nach Referenzen fragen
Fragen Sie die Anbieter nach Referenzen für die zur Diskussion stehenden Produkte und Services. Auch wenn der Anbieter die Auswahl vornimmt, sollten Sie nicht zögern, diese Möglichkeit zu nutzen. Schließlich geben auch Referenzkunden ehrliche Antworten, wenn Sie die richtigen Fragen stellen.
Langer Wunschzettel
Wenn Sie viele Wünsche anmelden, seien Sie darauf vorbereitet, dass der Anbieter nicht alles erfüllt. Aber wenn Sie die Fragen nicht stellen, können Sie auch keine positive Antwort erhalten.