Die beste Rechnungs-Software für Freiberufler und KMU

Moderne Rechnungs-Software deckt sämtliche Arbeitsprozesse im Bereich Fakturierung effizient ab und kümmert sich um den ordnungsgemäßen Aufbau der Rechnungen und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Somit können Laien und Profis unkompliziert und schnell professionelle Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen. Aber auch die einfache Verwaltung von Kunden, Artikeln oder Produkten bis hin zum effizienten Dokumentenversand per E-Mail - bei Bedarf auch mit digitaler Signatur -, Fax oder auf dem Postweg, stellt kein Problem mehr dar.

Gerade bei den Kernbereichen Rechnungsstellung und Kundenverwaltung gibt es unter den am Markt verfügbaren Produkten kaum Unterschiede. Doch jede Software hat ihre eigenen Alleinstellungsmerkmale. So bieten einige Lösungen wie zum Beispiel "Easybill.de" und "Small Invoice" Zeiterfassung beziehungsweise Projekt-Management, während andere Dienste wie "E-Conomic" Funktionen aus dem Bereichen Buchführung und Finanzbuchhaltung integrieren.

Diese und weitere Online-Rechnungslösungen wollen wir auf den folgenden Seiten näher beschreiben und miteinander vergleichen.

1. G-Sales
“G-Sales” macht einen rundum guten Eindruck. Mit vielen Detail-Funktionen eignet sich die Lösung für Profis, die das volle Potenzial aus E-Billing ausschöpfen möchten

2. Easybill.de
“Easybill.de” adressiert in erster Linie Anfänger, die es schlicht und einfach haben möchten. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der Software können spezielle Features sein wie Zeiterfassung oder Amazon-Integration.

3. SalesKing
“SalesKing” bietet sich als eine effiziente Alternative für Anwender, die eine ganzheitliche Lösung fürs Rechnungswesen suchen und neben Rechnungen auch Produkte und Projekte verwalten möchten.

4. Billomat
“Billomat” gehört zu den populärsten Online-Rechnungsprogrammen in Deutschland. Überzeugen kann das Tool mit einem modernen und intuitiven UI-Konzept, nützliche Integrationsmöglichkeiten, sowie einem umfangreichen Featureset.

5. Fastbill
“Fastbill” versteht sich als eine ganzheitliche Business-Suite, die speziell an den Bedürfnissen und Anforderungen von Selbständigen und kleinen Firmen ausgerichtet ist, und sämtliche Bereiche der Unternehmensführung abdeckt.

6. Small Invoice
“Small Invoice” adressiert Anwender, die neben der eigentlichen Rechnungsstellung auch ihre Kunden und Projekte zentral mit derselben Software managen möchten. Einsteiger, die ihre ersten Schritte in Sachen E-Billing gehen, können von einer umfangreichen Gratis-Version profitieren.

7. E-Conomic
“E-Conomic” ist ideal für Anwender, die neben der Rechnungsstellung auch die Buchführung mit einer einheitlichen Lösung durchführen möchten. Damit adressiert die Software nicht den Laien, sondern Anwender, die vor Begriffen wie “Sachkonto”, “Debitoren” oder “Kreditoren” nicht zurückschrecken.

G-Sales

Mit "G-Sales" bieten die Web-Spezialisten von der Firma Gedankengut aus Pforzheim eine Web-basierende Rechnungslösung an, die sich in erster Linie an Freiberufler und kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Damit können sie nicht nur manuelle und wiederkehrende Rechnungen online schreiben, sondern auch Angebote, Gutschriften und andere wichtige Geschäftsdokumente. Zudem stellt die Software weitere ergänzende Features bereit, unter anderem eine Kunden- und Artikelverwaltung, Statistiken und Newsletter. Einen Überblick über alle verfügbaren Funktionen finden Interessierte auf der Website des Herstellers.

Pro: Die Anwendung wartet mit einem umfangreichen Feature-Set auf, das selbst fortgeschrittene User zufrieden stellen dürfte. Durch die starke Modularisierung der Funktionen wirkt die Arbeitsoberfläche dennoch recht übersichtlich. Besonders praktisch sind die automatischen Reports und Statistiken, die Rechnungs- und Kundendaten auf effiziente Art und Weise visualisieren.

Contra: Was für den einen Vorteile bringt, kann für den anderen ein Nachteil sein. Wer eine schlanke und leichtgewichtige Lösung sucht, einfach nur Rechnungen unkompliziert und schnell erstellen zu können, wird sich bei den vielen weiterführenden Modulen der Software wahrscheinlich überfordert fühlen.

Preise und Verfügbarkeit: G-Sales lässt sich als Web-Anwendung auf einem eigenen Server installieren oder seit neuestem auch im SaaS-Modell mieten. Der Mietpreis beträgt neun Euro netto pro Monat. Wer die Software selber hosten möchte, muss für die Kauflizenz knapp 180 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer auf den Tisch legen.

Fazit: G-Sales macht einen rundum guten Eindruck. Mit vielen Detail-Funktionen eignet sich die Lösung für Profis, die das volle Potenzial aus E-Billing ausschöpfen möchten.

Easybill.de

"Easybill.de" bietet sich als eine weitere Online-Lösung für KMU an, die 2012 von der Initiative Mittelstand mit einem Innovationspreis ausgezeichnet wurde. Was die Standard-Funktionalität angeht, gibt es hier keine großen Überraschungen: Rechnungen, Angebote, Aufträge und so weiter lassen sich schnell und unkompliziert erstellen und bequem verwalten. Wenn man zum Beispiel einen Rechnungsposten einmal erstellt hat, kann man diesen für zukünftige Rechnungen immer wieder verwenden. Um den ordnungsgemäßen Aufbau der Rechnungen und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen kümmert sich die Software automatisch.

Pro: Punkten kann die Lösung mit einigen speziellen Features, die für den einen oder anderen Kunden ausschlaggebend sein können. Wer beispielsweise seine Leistungen auf Stundenbasis abrechnet, kann von dem integrierten Zeiterfassungsmodul profitieren. Oder: Amazon- und E-Bay-Händler können dank einem Import-Tool ihre Rechnungen automatisch erstellen lassen.

Contra: Im Vergleich zu G-Sales bietet dieses Programm weniger Detail-Funktionen an. Wer also auf weiterführenden Features wie etwa im Bereich Mahnwesen oder Lastschriften angewiesen ist, wird sich eher für eine andere Lösung entscheiden.

Preise und Verfügbarkeit: Easybill wird als SaaS in vier verschiedenen Abo-Paketen angeboten. Bei jedem Plan können unbegrenzt viele Dokumente erstellt werden. Mit der freien Version lassen sich maximal drei Kunden anlegen, mit dem "Basic"-Plan, der monatlich neun Euro kostet, bis zu 20 Kunden. Wer 19 Euro im Monat zahlt, erhält einen Plan ohne Einschränkungen.

Fazit: Easybill.de adressiert in erster Linie Anfänger, die es schlicht und einfach haben möchten. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der Software können die speziellen Features sein, die bestimmte Use-Cases optimal abbilden.

SalesKing

Die Software "SalesKing" von der gleichnamigen Firma aus Köln stellt eine weitere populäre Rechnungssoftware dar, von der in erster Linie auch Freiberufler und KMU profitieren können. Die Software versteht sich als eine ganzheitliche Lösung, mit der Anwender Rechnungen, Kunden und Produkte zentral verwalten, Angebote oder Gutschriften online schreiben und PDF-Dokumente im Corporate Design erfassen können. Damit wird Entscheidern ein Werkzeug an die Hand gelegt, mit dem sie das ganze Unternehmen verwalten können.

Pro: SalesKing ist nicht zuletzt unter Entwicklern sehr beliebt. Der Service bietet eine umfangreiche API, die gerne von einigen populären Anwendungen benutzt wird. Darunter die Zeiterfassungssoftware "Mite" und die Projekt-Management-Lösung "Planio", beide aus Berlin.

Contra: Ansonsten ist SalesKing mit Preisen, die ab 12 Euro pro Anwender und Monat beginnen, im Vergleich zu ähnlichen Produkten nicht gerade günstig.

Preise und Verfügbarkeit: SalesKing steht in drei Versionen zur Verfügung, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Die Silver-Version kostet 12 Euro pro User und Monat und richtet sich an Freiberufler und Startups. Wer auf weiterführende Features nicht verzichtet möchte, kann zum Gold-Plan greifen. Dieser schlägt mit 24 Euro pro User und Monat zu Buche. Das teuerste Plan (36 Euro pro User und Monat) adressiert schließlich KMU, die sich maximale Flexibilität wünschen und direkt auf die Service-API zurückgreifen möchten. Die Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.

Fazit: SalesKing bietet sich als eine effiziente Alternative für Anwender, die eine ganzheitliche Lösung fürs Rechnungswesen suchen und neben Rechnungen auch Produkte und Projekte verwalten möchten.

Billomat

Eine frische Alternative zu den vorgestellten Anwendungen ist "Billomat". Der Online-Dienst stammt aus Siegen, ist aber mit Lokalisierungen in fünf Sprachen international ausgerichtet. Das Tool kommt in einem jungen und optisch ansprechenden Design daher und verspricht, die Fakturierung auch für Nicht-Buchhalter einfach zu machen. Generell hat man bei dem Produkt den Eindruck, dass sich der Hersteller besonders bemüht hat, dieses eigentlich recht trockene Thema möglichst locker anzugehen.

Pro: Das Tool versucht zwar die Angebots- und Rechnungsstellung möglichst einfach für den Laien zu gestalten. Aber auch Profi-Anwender, die bereits Erfahrungen mit anderen Web-basierenden Business-Lösungen gesammelt haben, können von zahlreichen Software-Add-Ons profitieren. So bietet das Tool Integration mit über 20 Anwendungen aus den Bereichen Projekt-Management, Zeiterfassung, CRM, Finanzbuchhaltung und mehr.

Contra: Intuitive Arbeitsoberfläche, umfangreiche Funktionalität, hohe Erweiterbarkeit durch zahlreiche Add-Ons, Flexibilität dank offener API und angemessene Preise: Bei Billomat scheint im Prinzip so ziemlich alles zu stimmen. Es fällt einem schwer, einen allgemeinen Nachteil bei dieser Lösung zu finden. Im Einzelfall sollte aber jeder für sich prüfen, ob das die richtige Lösung ist.

Preise und Verfügbarkeit: Das Preismodell ist bei Billomat mit fünf Tarifen ziemlich unübersichtlich. Jeder Kunde soll dadurch aber einen Plan finden, der seinen Bedürfnissen und Anforderungen möglichst genau entspricht. Die Preise fangen bei sechs Euro netto pro Anwender und Monat an. Der teuerste Tarif, mit keinerlei Einschränkungen, kostet knapp 50 Euro netto im Monat.

Fazit: Billomat bietet eine leistungsfähige Lösung, von der Anfänger und Profis gleichermaßen profitieren können. Überzeugen kann es vor allem mit einer ansprechenden und intuitiven Benutzeroberfläche und mit den vielen nützlichen Add-Ons.

Fastbill

Wer mehr als eine Rechnungssoftware sucht, der sollte sich "Fastbill" näher anschauen. Von Kunden- und Produktverwaltung, Angeboten und Rechnungen über individuelle Briefpapier, automatisierte Belegerfassung und flexiblen Rechnungsversand bis hin zu Zeiterfassung, sowie Aufgaben- und Projekt-Management, deckt die Lösung so ziemlich alle Bereiche des Arbeitsalltags von Selbstständigen und kleineren Firmen ab.

Pro: Fastbill eignet sich ideal für Anwender, die anstatt viele einzelnen Programme, lieber eine zentrale Softwaresuite für die Verwaltung ihres Unternehmens einsetzen möchten. Denn in puncto Funktionalität lässt das Programm aus Essen kaum Wünsche offen.

Contra: Aufgrund der zahlreichen Funktionen und Module, die das Tool zu bieten hat, ist der Einstieg alles andere als einfach. Man muss vergleichsweise viel Zeit investieren, um herauszufinden, wie man die Software am besten einsetzen kann. Von einem intuitiven und unkomplizierten Start, wie moderne SaaS-Anwendungen häufig versprechen, kann hier keine Rede sein.

Preise und Verfügbarkeit: Das Tool steht in drei Abo-Paketen zur Verfügung. Die Preise fangen bei fünf Euro im Monat für einen Freelancer-Account an. Größere Teams mit bis zu 10 Anwendern zahlen knapp 50 Euro pro Monat. Weitere Details erfahren Interessierte auf der Website des Anbieters.

Fazit: Fastbill versteht sich als eine ganzheitliche Business-Suite, die speziell an den Bedürfnissen und Anforderungen von Selbständigen und kleinen Firmen ausgerichtet ist.

Small Invoice

"Small Invoice" stellt eine weitere empfehlenswerte Rechnungssoftware dar, die im Browser verwendet wird. Angeboten wird die von der Lourens Systems GmbH aus der Schweiz. Die Besonderheit bei dieser Lösung besteht darin, dass sie Rechnungswesen mit Projekt-Management kombiniert.

Pro: Die Applikation ist für Deutschland und für die Schweiz lokalisiert und optimiert. Neben Deutsch und Englisch spricht sie aber auch Spanisch und Französisch, für international ausgerichtete Teams sicherlich ein wichtiger Vorteil. Ansonsten hat die App sowohl was das Design als auch was die Funktionalität angeht einiges zu bieten. So kann sie beispielsweise mit speziellen Features punkten wie etwa Paypal-Integration, Kunden-Korrespondenz oder Postversand in fast 50 Länder.

Contra: Im Bereich Fakturierung bietet die Software zahlreiche nützliche und professionelle Features an. Beim Projekt-Management dagegen vermisst man viele der üblichen Funktionen, die bei den populären Projekt-Management-Tools ein Muss sind - etwa Kollaborations- oder Sharing-Tools.

Preise und Verfügbarkeit: Wie bei den meisten Rechnungslösungen der Fall ist, wird auch Small Invoice im Freemium-Modell angeboten. Allerdings kann die Gratis-Version der Software wesentlich mehr als die von den meisten Konkurrenzprodukten. So gibt es dabei keinerlei Einschränkungen bezüglich Rechnungen, Projekte, oder Kunden. Sie dürfte bei vielen Einsatzszenarien ausreichen. Wer auf weiterführende Features nicht verzichten möchte, kann zwischen den kostenpflichtigen Abo-Paketen "Basic" und "Advanced" wählen. Die Preise fangen hier bei 8,50 im Monat an.

Fazit: Small Invoice adressiert Anwender, die neben der eigentlichen Rechnungsstellung auch ihre Kunden und Projekte zentral mit derselben Software managen möchten. Die Möglichkeiten des Projekt-Managements sind dabei aber ziemlich begrenzt. Einsteiger, die ihre ersten Schritte in Sachen E-Billing gehen, können von der umfangreichen Gratis-Version profitieren.

E-Conomic

Mit "E-Conomic" steht eine leistungsfähige Online-Anwendung bereit, mit der Freiberufler und kleine Firmen nicht nur ihre Rechnungen und Angebote im Browser erstellen, sondern auch die komplette Buchhaltung erledigen können. Dazu stellt die Lösung eine Reihe nützlicher Werkzeuge wie eine Smartphone-App bereit, mit der der User Belege einscannen und Ausgaben direkt von Konten importieren kann, oder ein Export-Tool, das etwa Umsatzsteuervoranmeldungen direkt aus dem Programm heraus an ELSTER übermittelt.

Pro: Damit bietet die Software ein klares Alleinstellungsmerkmal, das für den einen oder andern User ausschlaggebend sein kann. Im Bereich Buchhaltung unterstützt diese populäre Lösung - über 40.000 Kunden sollen die Software laut Anbieter weltweit nutzen - sämtlich gesetzliche Vorschriften und punktet zudem mit hilfreichen Features, die die Buchführung vereinfachen soll. Dazu zählt beispielsweise die Möglichkeit, dem Steuerberater Zugriff zum System zu gewähren und mit ihm auf der Plattform kollaborativ arbeiten zu können.

Contra: Im direkten Vergleich zu Konkurrenzprodukten wie Billomat, SalesKing oder Small Invoice macht die Arbeitsoberfläche von E-Conomic einen recht veralteten Eindruck. Wer also auf schickes und modernes UI-Design steht, der wird sich mit dem Tool schwer anfreunden können.

Preise und Verfügbarkeit: "Solo", "Small Business" und "Professional". Das sind die drei Abos, die bei E-Conomic zur Auswahl stehen. Die Preise fangen dabei bei 10 Euro im Monat an - für einen Benutzer und bis zu 1000 Transaktionen. Für den Pro-Account sind monatlich 40 Euro auf den Tisch zu legen.

Fazit: E-Conomic ist ideal für Anwender, die neben der Rechnungsstellung auch die Buchführung mit einer einheitlichen Lösung durchführen möchten. Damit adressiert die Software nicht den Laien, sondern Anwender, die vor Begriffen wie "Sachkonto", "Debitoren" oder "Kreditoren" nicht zurückschrecken. (ph)