Vertragsänderungen bis zur Katze im Sack. Den IT-Anwendern stinkt so manche Lizenz-Bedingung. Forrester gibt Tipps gegen unfaire Verträge.
Auf die eigenen Forderungen bestehen sollten Anwender in Lizenzverhandlungen mit den Software-Firmen, sagt Forrester-Analyst Duncan Jones. Foto: Forrester Research, Inc.
Als SAP im Jahr 2008 plötzlich seine Support-Gebühren um 30 Prozent anhob, gingen die Anwender auf die Barrikaden. Der Software-Riese nannte seine neue Dienstleistung verbesserten Enterprise Support - ließ den Kunden aber keine Wahl als ihn zu kaufen. Aber die Anwender wählten. Sie überlegten sich Roll outs zweimal oder den Kauf weiterer Module.
Unterstützt wurden sie noch die durch die Krise, so dass SAP im Jahr drauf über weite Strecken nur halb so hohe Erlöse mit seinen Lizenzen erzielte als zuvor. Das Ergebnis: Der Anbieter ruderte zurück, bot wieder einen günstigeren Standard Support an und ließ den Preis des verbesserten Enterprise Support langsamer steigen.
Diese Episode erzählt Forrester-Analyst Duncan Jones in seinem Report "Buyers Should Reject Unfair Licensing Rules", um eines zu verdeutlichen: Anwender können sich wehren, wenn sie sich von den großen Software-Anbietern wie Oracle, Microsoft, SAP oder IBM über den Tisch gezogen fühlen.
Und genervt sind die Anwender, das zeigt die Erhebung von Forrester in 125 verschiedenen Organisationen.
Die schlimmsten Lizenz-Bedingungen
Die schlimmsten Lizenz-Bedingungen Den IT-Anwendern stinkt so manche Lizenz-Bedingung. Von Vertragsänderungen bis zur Katze im Sack. Diese fünf Lizenz-Bedingungen stoßen den Kunden besonders auf.
Lizenz-Bedingungen 1: Spielregeln Wenn der Anbieter nach Gutdünken seine Spielregeln ändern kann, halten 89 Prozent für unfair. So sind viele Firmen klammheimlich dazu übergangen, Gebühren nicht nach Prozessoren, sondern nach Kernen zu berechnen - ohne dies im Vertrag festzuhalten. Forrester kann die Unzufriedenheit gut nachvollziehen. "Welchen Sinn hat ein Vertrag, wenn eine der Parteien zentrale Bedingungen jederzeit ändern kann."
Lizenz-Bedingungen 2: Upgrades Über Upgrades, die als komplett neues Produkt verkauft werden, regeln sich ebenfalls 89 Prozent auf - wenn man also zusätzlich löhnen muss, um in den kompletten Genuss eines Upgrades zu kommen. Doch dieses Ärgernis sollte bald der Vergangenheit angehören, meint Forrester. Der Trend zu Cloud und SaaS zwinge Anbieter dazu, ihre Produkte ständig zu verbessern - ohne extra dafür zu kassieren. Ansonsten rennen ihnen die Kunden weg.
Lizenz-Bedingungen 3: Support Dass der Support teurer wird, wenn man sich von überflüssigen Lizenzen trennt, sehen 91 Prozent als unfair an. Bisher leiste sich dies nur Oracle, sagt Forrester - und sieht es ebenso wenig ein. "Wir sehen keine Rechtfertigung dafür, Kunden Support für Software in Rechnung zu stellen, die sie gar nicht nutzen." So manche Firma habe Oracle-Programme in den Regalen, weil sie dem Katalog oft nur schwer entnehmen könnten, welche Lösung für ihre Anforderungen die richtigen sind.
Lizenz-Bedingungen 4: Preisgestaltung Für alle Prozessoren eines Servers zu zahlen, der partitioniert ist, stinkt 86 Prozent. Zwar sei es schon gerecht, sagt Forrester, man den Prozessor als für die Preisgestaltung heranzieht - weil er als sinnvoller Richtwert für den Wert dienen kann, den der Kunde aus der vom Prozessor ermöglichten Leistung ziehen kann.
Lizenz-Bedingungen 5: Pakete Von Anbietern, die auf den Kauf aller Lizenzen vor der Implementierung bestehen, fühlen sich 90 Prozent über den Tisch gezogen. So haben manche Forrester sich auf Drei-Jahres-Verträge eingelassen, und stehen nun vor Regalen voller Millionen von ungenutzten Dollar, weil sie einfach nicht so viel User haben wie gedacht.
Die 5 unfairsten Lizenz-Bedingungen II
Diese fünf Lizenz-Bedingungen stoßen den Kunden besonders oft auf
Von unfair bis extrem unfair reichen die Urteile über die unbeliebtesten Lizenz-Tricks. Foto: Forrester Research, Inc.
Wenn der Anbieter nach Gutdünken seine Spielregeln ändern kann, halten 89 Prozent für unfair. So sind viele Firmen klammheimlich dazu übergangen, Gebühren nicht nach Prozessoren, sondern nach Kernen zu berechnen - ohne dies im Vertrag festzuhalten. Forrester kann die Unzufriedenheit gut nachvollziehen. "Welchen Sinn hat ein Vertrag, wenn eine der Parteien zentrale Bedingungen jederzeit ändern kann." Sollte man plötzlich vor vollendete Tatsachen gestellt werden, rät Forrester, sich nicht ohne formale Zustimmung darauf einzulassen.
Über Upgrades, die als komplett neues Produkt verkauft werden, regeln sich ebenfalls 89 Prozent auf - wenn man also zusätzlich löhnen muss, um in den kompletten Genuss eines Upgrades zu kommen. Doch dieses Ärgernis sollte bald der Vergangenheit angehören, meint Forrester. Der Trend zu Cloud und SaaS zwinge Anbieter dazu, ihre Produkte ständig zu verbessern - ohne extra dafür zu kassieren. Ansonsten rennen ihnen die Kunden weg.
Dass der Support teurer wird, wenn man sich von überflüssigen Lizenzen trennt, sehen 91 Prozent als unfair an. Bisher leiste sich dies nur Oracle, sagt Forrester - und sieht es ebenso wenig ein. "Wir sehen keine Rechtfertigung dafür, Kunden Support für Software in Rechnung zu stellen, die sie gar nicht nutzen." So manche Firma habe Oracle-Programme in den Regalen, weil sie dem Katalog oft nur schwer entnehmen könnten, welche Lösung für ihre Anforderungen die richtigen sind.
Für alle Prozessoren eines Servers zu zahlen, der partitioniert ist, stinkt 86 Prozent. Zwar sei es schon gerecht, sagt Forrester, man den Prozessor als für die Preisgestaltung heranzieht - weil er als sinnvoller Richtwert für den Wert dienen kann, den der Kunde aus der vom Prozessor ermöglichten Leistung ziehen kann. "Aber das Partitionieren mindert diese Leistung - dieses Fakt zu ignorieren zerschlägt demnach die Verbindung zwischen Wert und Leistung."
Von Anbietern, die auf den Kauf aller Lizenzen vor der Implementierung bestehen, fühlen sich 90 Prozent über den Tisch gezogen. So haben manche Forrester sich auf Drei-Jahres-Verträge eingelassen, und stehen nun vor Regalen voller Millionen von ungenutzten Dollar, weil sie einfach nicht so viel User haben wie gedacht. Auch Forrester sagt: Die Bezahlung sollte sich am bereits gelieferten Wert orientieren. Andernfalls "werden Käufer gedrängt, etwas zu tun, das nicht im besten Sinne ihrer Firma ist - weil Langzeitflexibilität mehr Wert sein kann als kurzfristige Einsparungen."
Zähne zeigen in Lizenzverhandlungen
Ein Licht am Ende des Tunnels dieser Software-Politik sieht Forrester aber unter anderem deswegen, weil die ersten Anbieter echte Alternativen bieten - mit Lizenzmodellen ohne die genannten Fallstricke. Außerdem werde durch die Kombination aus Cloud plus Mobilität das alte Server/PC-Konzept bald überflüssig für die Lizenzgestaltung. Bevor es soweit ist rät Forrester zu entschlossenem Auftreten.
Das heißt:Zähne zeigen in den Lizenzverhandlungen, und nicht locker lassen mit den eigenen Forderungen. Sonst lassen die Vertriebler sie reden - weil die meisten am Ende doch einlenken. Weil die Ansprechpartner aus dem Vertrieb an den Bedingungen selbst wenig ändern können, sollten CIOs den Kontakt zu deren Chefs suchen.
Wer konkrete Projekte nennen kann, die sich mit den Lizenzvorstellungen des Anbieters beißen, sollte sie in Verhandlungen präsent haben - anstatt über Eventualitäten zu reden. Und im eigenen Haus müssen die Kollegen davon überzeugt werden, dass das Seelenheil nicht von einem einzigen Anbieter abhängt.
Zehn Tipps zum Umgang mit Lizenzen
Alles zum Lizenz-Management Zu viele Lizenzen kosten unnötig Geld, zu wenige bringen juristischen Ärger. Das ewige Kreuz mit dem Lizenz-Management.
1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst.
2. Konsolidieren Sie Ihre Software Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit.
3. Zentralisieren Sie die Beschaffung Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden.
4. Achten Sie auf korrekte Lizenzierung Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das sei nicht immer die mit dem günstigsten Preis, mahnt Aagon - und nennt dazu ein Beispiel: Bei Microsoft Office- seien manche Unternehmen versucht, statt einer Volumenlizen die günstigeren Home&Business-Lizenzen zu kaufen.
5. Integrieren Sie das Lizenz- in das Client-Management Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung gehört auch ein zentral gesteuerter Prozess für die Installation. Der lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen. Dessen Inventarisierungsfunktion liefert regelmäßig aktuelle Daten über jede im Unternehmen installierte Software, die das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen kann.
6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kann durchaus kostenpflichtig sein. Unternehmen, die beispielsweise die Datenbank MySQL einsetzen, vergessen häufig, dass hierfür im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Der Lizenz-Manager muss deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Auch hier empfiehlt es sich, die Lizenzen gesondert auszuweisen - zumal die Rechtslage noch unklar ist. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten.
7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger sicher auf Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Home Office haben Lizenznachweise und Datenträger nichts verloren, konstatiert Aagon. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral und an einem sicheren, feuergeschützten Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben.
8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden.
9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein.
10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher.