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Microsoft Outlook 2013 bildet in vielen Unternehmen immer noch das Rückgrat des Mail-Managements. Aber auch so mancher Privatanwender verwaltet seine digitale Post mit Outlook 2013. Mit unseren zehn ausgewählten und vielfach erprobten Tipps und Tricks holen Sie mehr aus dem beliebten Mail-Client von Office 2013 raus. Und sparen auch noch Zeit im harten Arbeits-Alltag.
Tipp 1: Mails empfangen
Haben Sie Ihre Mail-Konten eingerichtet und starten Outlook, dann versucht der Mailclient zunächst die für Sie auf dem Mailserver bereits vorhandenen Nachrichten herunterzuladen. Per Klick auf die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder durch Drücken der F9 -Taste können Sie das Herunterladen oder die Aktualisierung auch manuell starten. Wollen Sie nur einzelne Konten erneut abrufen, wechseln Sie zur Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN :
1. Klicken Sie auf Senden-Empfangen-Gruppen .
2. Wählen Sie das Konto aus, das Sie aktualisieren wollen.
3. Outlook ruft jetzt nur Nachrichten dieses Kontos ab.
Tipp 2: Ordner beim Öffnen auswählen
Sie können den Ordner festlegen, den Outlook 2013 beim Starten automatisch öffnen soll. Auf diesen Weg sehen Sie nach dem Start den wichtigsten Posteingang. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie die Registerkarte DATEI.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf Erweitert.
4. Im Abschnitt Starten und Beenden von Outlook klicken Sie bei Outlook in diesem Ordner starten auf Suche .
5. Wählen Sie den entsprechenden Ordner aus. Das kann eine Datendatei, ein Exchange-, POP3-, oder IMAP-Konto sowie jeder beliebiger Ordner sein.
Tipp 3: Mails als Gelesen markieren
Mails können Sie auch als gelesen markieren lassen, wenn Sie diese im Lesebereich lesen, also nicht per Doppelklick in einem neuen Fenster öffnen. Sie stellen diese Funktion auf der Registerkarte DATEI in den Optionen ein.
Die Einstellung finden Sie in der Kategorie E-Mail . Klicken Sie dort im Abschnitt Outlook-Bereiche auf die Schaltfläche Lesebereich und aktivieren Sie im neuen Fenster das Kontrollkästchen Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren . Hier können Sie auch die Zeit einstellen, wann Outlook die Mails als gelesen markiert.
Tipp 4: Mails besser sortieren
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste der Mails auf die Spalten, können Sie auswählen, nach welchen Kriterien Outlook die Mails sortieren soll. Standardmäßig sind Mails nach dem Datum sortiert. Outlook zeigt 2013 in der Vorschau der Mails neben Absender und Betreff auch Datum, Uhrzeit und die erste Zeile der Mail an.
Tipp 5: Mail-Unterhaltungen effizient nutzen
Mails zum gleichen Thema zeigt Outlook als Unterhaltung an, die Sie auf- und zuklappen können. Wollen Sie Mails nicht als Unterhaltungen anzeigen, sondern jede Mails einzeln im Posteingang, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltennamen und deaktivieren die Option Als Unterhaltungen anzeigen .
Anschließend können Sie auswählen ob Sie diesen Vorgang generell für Outlook festlegen wollen, oder nur für diesen Ordner. Anschließend deaktiviert Outlook die Unterhaltungsansicht. Über den gleichen Weg können Sie diese Funktion wieder aktivieren.
Klicken Sie auf den Betreff ganz oben einer Unterhaltung, markiert Outlook 2013 immer alle Mails. Wollen Sie nur einzelne E-Mails löschen, markieren Sie diese einzeln oder deaktivieren Sie die Ansicht der Mails auch aus anderen Ordnern. Wollen Sie eine Unterhaltung nicht mehr weiter verfolgen, können Sie diese nach einem Klick mit der rechten Maustaste durch Auswahl von Ignorieren ausblenden lassen. Neue Mails verschiebt Outlook dann automatisch in die gelöschten Objekte und Sie bekommen von der Unterhaltung nichts mehr mit.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Aufräumen\Unterhaltung aufräumen , löscht Outlook Mails aus der Unterhaltung, die doppelt vorhanden sind. Wie sich Outlook bei Auswahl dieser Option verhalten soll, stellen Sie auf der Registerkarte DATEI in den Optionen ein. Öffnen Sie dazu die Kategorie E-Mail . Im Abschnitt Unterhaltungen aufräumen passen Sie die Einstellungen an und wählen einen Ordner aus, in den Outlook gelöschte Mails von Unterhaltungen ablegen soll.
Tipp 6: Dateianlagen anzeigen
Enthält eine Mail eine Dateianlage, erkennen Sie dies an der Büroklammer im Posteingangsbereich. Außerdem sehen Sie die Dateianlage wenn Sie die E-Mail markieren. Klicken Sie auf eine Dateianlage per Doppelklick, öffnet Outlook das zugehörige Programm. Klicken Sie lediglich die Anlage an, zeigt Outlook im Fenster den Inhalt an.
Tipp 7: Der Personenbereich in Outlook 2013
Outlook 2013 zeigt im unteren Bereich des Lesebereichs den Personenbereich an. Hier finden Sie zusätzliche Informationen zu den Absendern der Mails vor. Dazu kann Outlook auf interne Informationen wie letzte Mails, aktuelle Besprechungen, Fotos in den Kontakten zugreifen, aber auch auf Neuigkeiten aus sozialen Netzwerken. Wurde eine Mail an mehrere Personen gesendet, sehen Sie im oberen Bereich alle Empfänger, auch mit Foto wenn Sie eines in den Kontakten hinterlegt haben. Klicken Sie auf eine solche Person, wechselt der Personenbereich zu den Informationen dieses Empfängers und Sie können dessen Informationen abrufen. Im Fenster können Sie außerdem eine Besprechung mit dem Kontakt planen, Daten zum Kontakt pflegen und Mails an die verschiedenen hinterlegten Mail-Adressen versenden.
Über den Link Personenbereich auf der Registerkarte ANSICHT können Sie Einstellungen für den Personenbereich vornehmen, diesen ausblenden und die Anmeldedaten für die verschiedenen sozialen Netzwerke hinterlegen.
Tipp 8: Mails bei IMAP-Konten löschen
Das Löschen bei IMAP-Konten funktioniert etwas anders als bei POP3-Konten. Legen Sie automatisch ein IMAP-Konto an, speichert Outlook 2013 die Mails nicht in einer Datendatei auf dem Computer, sondern im Papierkorb auf dem Server.
Während der automatischen Einrichtung von Outlook 2013, bindet die Software den Benutzer automatisch per IMAP an und kann auch den Papierkorb für das Konto automatisch feststellen. Aktivieren Sie die Option dass Outlook beim Beenden automatisch den Papierkorb löschen soll, löscht Outlook auch die Mails im Papierkorb von IMAP-Konten auf dem Server, unabhängig davon, wo dieser positioniert ist und wie die Bezeichnung ist. Kann Outlook den Papierkorb löscht es die E-Mail bei der nächsten Verbindung automatisch.
Sie können Einstellungen für gelöschte Elemente in den Eigenschaften von IMAP-Konten manuell festlegen. Für POP3-Konten ist das nicht möglich:
1. Öffnen Sie die Registerkarte DATEI .
2. Klicken Sie auf Informationen .
3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen/Kontoeinstellungen .
4. Klicken Sie auf das IMAP-Konto, das Sie anpassen wollen, und dann auf Ändern.
5. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen .
6. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert
7. Sie können an dieser Stelle Einstellungen für das Löschen anpassen. Den Ordner können Sie nicht mehr ändern, das war nur bis Outlook 2010 möglich.
Tipp 9: Gelöschte Mails innerhalb des Grenzwerts in Outlook wiederherstellen - Der Exchange Server-Papierkorb
Anwender können mit Outlook 2013 gelöschte Elemente selbst wiederherstellen, auch wenn diese aus den gelöschten Elementen entfernt wurde. Dazu muss sich das Postfach entweder auf E-Mail-Servern mit Exchange befinden, oder in Office 365. Dazu markieren Sie in Outlook am besten den Ordner Gelöschte Elemente . In Outlook 2013 finden Sie die Wiederherstellung auf der Registerkarte ORDNER unter Gelöschte Elemente wiederherstellen.
Tipp 10: Mail filtern und Outlook-Suchtools - Die erweiterte Suche
Neben der Schnellsuche können Sie in Outlook 2013 Ordner auch nach bestimmten Begriffen filtern. Sie finden dazu auf der Registerkarte START ganz rechts die Schaltfläche E-Mail filtern . Über das zugehörige Dropdown-Menü stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Der Filter wirkt zunächst aber nur für den aktuell gekennzeichneten Ordner. Sobald Sie einen Filter angewendet haben, erscheint die Registerkarte SUCHTOOLS/SUCHEN . Hier stehen Ihnen über das Menüband weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Über die Registerkarte DATEI finden Sie in den Optionen die Kategorie Suchen . Hier stellen Sie die Indizierungsoptionen ein und legen fest, welche Ordner und Postfächer die Suche durchforsten soll.
(PC-Welt)