Frank Hoffmann ist seit vielen Jahren als freiberuflicher Projektleiter tätig und kennt die Probleme - zum Beispiel, ob er als externer Projektleiter von den internen Mitarbeitern anerkannt wird. Sein Tipp: Der Projekt-Manager sollte erst einmal die Umgebung sondieren, die einzelnen Sichtweisen bündeln und dann nach entsprechenden Lösungen suchen. Hoffmann weiß aus Erfahrung, dass für die Mitarbeiter, die im Tagesgeschäft stecken, ein Projekt zunächst einmal eine Mehrbelastung ist.
Da solche Vorhaben noch dazu immer wieder von der Geschäftsleitung vorgegeben werden, sei es mit der Motivation auch nicht immer zum Besten bestellt. Hoffmann: "Der Projektleiter muss auf die einzelnen Mitarbeiter eingehen und bestimmte Strömungen erkennen. Hier ist neben der Kompetenz vor allem Fingerspitzengefühl gefragt." Die wichtigsten Aufgaben eines externen Projekt-Managers seien Planung, Koordination und Kontrolle. Der IT-Experte: "Wer glaubt, ein Projekt im stillen Kämmerlein planen zu können, der täuscht sich. Der Tag besteht aus Besprechungen, in denen die Projektteilnehmer immer wieder alle offenen Punkte diskutieren."
Die externen IT-Profis sind motivierter als die internen Mitarbeiter
Nach seiner Erfahrung ist das aber nur die eine Seite der Medaille. Gerade die für das Projekt freigestellten Mitarbeiter sähen das als Chance für ihre eigene Weiterbildung. "Diese Kollegen bringen sich in das Projektteam teilweise besser als ins Tagesgeschäft ein."
Bei großen Projekten hat er in den vergangenen Jahren allerdings immer wieder weitere Externe ins Unternehmen holen müssen. "Wenn beispielsweise viel Technik im Spiel ist, fehlt den Mitarbeitern oft das erforderliche Know-how." In einem solchen Fall habe es der Projektleiter mit einer heterogenen Gruppe zur Hälfte aus externen und zur anderen Hälfte aus internen Mitarbeitern zu tun. "Da die neu dazugeholten IT-Profis nahezu immer wesentlich motivierter als die internen Mitarbeiter sind, muss die Aufgabenverteilung mitsamt den zeitlichen Vorgaben klar abgegrenzt werden." Er jedenfalls ist überzeugt, dass ein Projektleiter mit Sozialkompetenz und Fingerspitzengefühl mögliche Widerstände allemal in den Griff bekommen kann.
Warum externe Projektleiter mehr Chancen haben
Die gute Nachricht für alle externen Projektleiter lautet, dass diese Organisationsform laut einer Hays-Studie in den nächsten Jahren zweistellig wachsen soll. Aus CIO-Kreisen ist zu hören, dass sich die Zunahme interner Projektwirtschaft positiv auf das Geschäft auswirkt. Schließlich setze diese Organisationsform Flexibilität und Erfahrung voraus - Qualitäten, die freiberufliche IT-Spezialisten mitbringen.
Dass Unternehmen nach externen Experten suchen, die ein Projekt führen und koordinieren können, kann Jörn Bäumer vom Personaldienstleister Hays nur bestätigen: "Projekt-Manager werden immer wichtiger." Dafür gibt es seiner Meinung nach mehrere Gründe. Zum einen sei es hilfreich, jemanden ins Haus zu holen, der nicht betriebsblind ist. Zum anderen reiche das interne Know-how für das geplante Projekt oft nicht aus. "Hier halten es die Verantwortlichen für besser, externes Wissen einzukaufen, als intern zu qualifizieren", so der Hays-Manager.
Oberste Priorität bei den Anforderungen an einen Projekt-Manager hätten die Soft Skills. "Er soll kommunikativ und teamfähig sein und über Branchen-Know-how verfügen", so Bäumer. All diese Fähigkeiten seien für die schwierige Integrationsaufgabe dringend erforderlich. Der Externe müsse schließlich die unterschiedlichen Sichtweisen in dem Unternehmen bündeln und die Mitarbeiter dazu bringen, an einem Strang zu ziehen. Ebenso wichtig seien indes die Hard Skills. Dazu gehörten bestimmte Zertifizierungen wie Itil, PMP und Prince2. Bäumer: "Nachdem der Kunde alle Anforderungen an den externen Projekt-Manager geäußert hat, kommt ganz zum Schluss die entscheidende Frage nach der Projekterfahrung. Dieser Aspekt ist den Kunden am wichtigsten."
Der Hays-Manager räumt ein, dass die verstärkte Nachfrage für etliche Anwenderunternehmen mittlerweile ein Problem sei: "Erfahrene Projekt-Manager sind nicht an jeder Ecke zu finden." Aus diesem Grund würden die Unternehmen verstärkt Personaldienstleister einsetzen. Hays selbst verfügt in seiner Datenbank über rund 1200 Projekt-Manager, die sich in der IT-Welt bewegen.