Meinung zur Produktivität mittels Informationstechnologie

Der Traum von Produktivitätssteigerung durch IT

21.10.2016 von Wilfried Lyhs
Die Informationstechnik ist alleine nicht in der Lage, die Produktivität zu steigern. Das Management ist gefordert, den Wertbeitrag und die Produktivitätssteigerung zu verbessern.

"Wir sehen das Computerzeitalter überall, nur nicht in der Produktivitätsstatistik", hat Robert Solow schon in den 80er-Jahren gesagt. Das sog. Solow-Paradoxon stellt fest: Wir investieren in ITK und die Produktivität steigt nicht oder zumindest nicht stärker.

Im Vergleich der Produktivität der fünf größten Volkswirtschaften in der EU zeigt sich, dass

Die im Handelsblatt am 10. Juni dieses Jahres hierzu veröffentlichten Fakten sind nicht neu. Dennoch treffen sie den IT-ler mitten ins Mark. War ihm doch immer gewiss, dass zum Beispiel die von ihm gebauten Simulations- und Automationssysteme irgendwie dazu beigetragen, die Effizienz und damit auch die Produktivität zu steigern. Wenig tröstlich ist dabei, dass dies nicht nur Deutschland und die EU betrifft. Die Steigerung der Produktivität ist weltweit auf dem Rückzug.

Produktivitätssteigerung durch den Einsatz von IT ist kein Selbstläufer.
Foto: pathdoc - shutterstock.com


Weltweit ist aber laut dem Wirtschaftswissenschaftler Thomas Piketty auch die Wachstumsrate der Weltproduktion auf dem Rückzug, sodass sich grundsätzlich die ketzerische Frage stellt: Warum sollen wir uns um die Produktivität sorgen?

Dennoch lohnt es sich ja vielleicht doch, der Frage nachzugehen, warum es das Solow-Paradoxon gibt.

Möglichkeit 1: Die Produktivitätszahlen stimmen nicht

Befürworter dieser Ansicht führen an, dass die wirtschaftswissenschaftlichen Berechnungen deswegen nicht stimmen, weil sie die alte, "analoge" Ökonomie abbilden, nicht aber die digitale. Die kostenfreien Dienstleistungen, die zum Beispiel von Facebook, Wikipedia und Google erbracht werden und die laut Handelsblatt mit etwa 300 Milliarden Euro zu veranschlagen sind, würden nicht in die Rechnung mit einfließen. Das Argument ist für einen Nicht-Ökonomen schwer verständlich, da sich zumindest auf der Seite der Nutzer ein Einfluss auf das Verhältnis von Ausbringungsmenge zu Einsatzmenge zeigen müsste - wenn es denn da ist.

Möglichkeit 2: Die Produktivitätszahlen stimmen ...

Elektronische Medien und ihre falsche Anwendung werden als wichtigste Zeitfresser benannt. Grundsätzlich ist die Einführung eines Mailsystems eine Ordnung schaffende Maßnahme. Seine tägliche falsche Ausübung in Form von senden und lesen irrelevanter Mails, Informationsüberflutung, Beschäftigung mit falschen oder unfertigen Informationen oder Ordnen und Löschen der eMail-Flut, verschlingt viel Zeit. Somit wird der positive Effekt einer schnelleren Kommunikation mittlerweile überdeckt.

14 Regeln für den E-Mail-Verkehr
1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.
4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.
12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.


Die Nutzung Sozialer Medien im Büro hilft dabei, Zeit sinnlos zu vertun und die Menge dummer, sinnloser und irrelevanter Nachrichten zu vermehren, die anderen auch die Zeit stiehlt. Offensichtlich ist es in vielen Betrieben zu leicht geworden, sich unproduktiv am PC zu beschäftigen.

Wir verschwenden immer noch unsere Zeit mit langen, ineffizienten Meetings oder Telefonkonferenzen, zu denen jeder jeden einladen kann, an der Verschwendung von Ressourcen teilzunehmen. Wir dulden es, dass Kollegen währenddessen zum Beispiel Mails lesen oder Surfen, anstatt wie zum Beispiel bei SCRUM-Meetings alles kurz und knackig zu halten, das Ganze im Stehen und möglichst ohne Getränke und in einer definierten "Time-Box".

Möglichkeit 3: Wir machen beim Einsatz von IT etwas falsch

Die Statistiken zeigen auf, dass der Zuwachs der internationalen IT-Budgets in der Größe von 2-4 Prozent nicht zu der Zunahme der Produktivität von weniger als 1 Prozent in den letzten Jahren passt. Es reicht offensichtlich nicht aus, Mitarbeitern einen PC an den Arbeitsplatz zu stellen und diesen zu vernetzen aber ansonsten die Arbeitsweise der vergangenen Jahrzehnte beizubehalten. Merkwürdigerweise beschweren sich die Mitarbeiter der o.g. Studie nicht darüber, dass

An den Antworten erkennt man, dass die Befragten ihre Arbeitsweise an sich nicht hinterfragen und kein Problembewusstsein mit ihrem Tun haben. Tatsächlich hat sich in den letzten Jahrzehnten bei der Nutzung von IT am Arbeitsplatz wenig grundlegend geändert.
User wollen per BYOD ihren eigenen Rechner für berufliche Dinge nutzen, mit dem Erfolg, dass der Unterschied zwischen Arbeit und Privatem noch mehr verschwimmt: Beschäftigung anstatt Produktivität, Überflutung mit Belanglosem anstatt Konzentration auf das Wesentliche.

Die 12 Typen des BYOD-Mitarbeiters
Die 12 Typen des BYOD-Mitarbeiters
Viele Mitarbeiter nutzen BYOD schon. Dabei haben sich im Alltag einige Typen herauskristallisiert. Wer BYOD voran getrieben hat und wer BYOD ausnutzt, erfahren Sie hier.
1. Die Millennials
Die Generation Y ist schuld daran, dass BYOD überhaupt gestartet ist. Immer mehr Millennials kommen von der Uni in der Arbeitswelt an. Sie fordern von IT und Management, dass sie ihre eigenen Geräte im Beruf nutzen dürfen - und nicht etwa einen zwei Jahre alten Blackberry. Das wäre nicht mal retro. Die Millennials arbeiten lieber flexibel und zu ungewöhnlichen Zeiten, auch mal am Wochenende. Dafür dürfen sie dann auch während der Arbeitszeit privat surfen. Dass Privates und Berufliches immer mehr miteinander verschmelzen, ist ihnen egal und vielleicht sogar recht.
2. Die Techies
Techies sind begeistert von BYOD. Noch bevor es BYOD gab, hatten sie immer schon eigene Geräte im Unternehmen am Laufen - nur hatte sich niemand dafür interessiert. Der Techie hat, was BYOD angeht, klare Vorlieben: Android vor Apple. Die Marke mit dem Apfel, mitsamt den iPads und iPhones, ist ihnen zu simpel. Android dagegen bietet den Techies viel mehr Möglichkeiten und hat ein paar nette Apps, die Technikfans lieben, etwa Software, die eine Fernsteuerung ermöglichen und andere IT-Funktionen.
3. Die CEOs
Die CEOs sind auch in Sachen BYOD die Chefs. Sie wollen ein bestimmtes Gerät nutzen, das die Firmensoftware eigentlich nicht unterstützt? Da sollte sich die IT besser ranhalten. Der Entscheider bestimmt auch bei diesen Geräten, wo es langgeht. Der Geburtsort von BYOD ist obersten Stockwerk des Unternehmens anzusiedeln.
4. Die Generation X
Nicht jeder Mitarbeiter mag BYOD oder kommt damit zurecht. Trotzdem verdonnern einige Firmen ihre Mitarbeiter dazu. Eine Umfrage von Gartner unter CIOs hat ergeben, dass 2017 die Hälfte aller Arbeitgeber ihre Mitarbeiter dazu zwingen, ihre eigenen Geräte zu nutzen. Sie müssen das teure Smartphone und das kompatible Notebook selbst anschaffen. Wie gut die Generation X damit zurecht kommt, ist vielen Firmen egal.
5. Die Sales-Mitarbeiter
"Darf ich Ihnen die neue Präsentation auf dem neuen iPad mit Retina-Display zeigen?" Ein Satz, den man von Sales-Mitarbeitern garantiert häufiger hört. Zwar wurden in den Anfangsjahren des Tablet-Hypes die Geräte noch von den Firmen gestellt. Inzwischen erwarten die Unternehmen, dass die Mitarbeiter sich selbst um die Geräteanschaffung kümmern. Die tun das auch prompt. Die Präsentation ist einfach zu schön mit einem Tablet. Der Trend: Sales-Mitarbeiter und BYOD ist bald Selbstverständlichkeit.
6. Die Stundenarbeiter
In Deutschland das gängige Modell: Die 36-Stunden-Woche. Wer, anders als Führungskräfte, nicht nur nach Leistung, sondern auch auf Zeitbasis bezahlt wird, bekommt meistens kein Gerät von der Firma. Die Stundenarbeiter, die dem deutschen Durchschnittsarbeiter entsprechen, nutzen BYOD mit Begeisterung. Sie genießen damit deutlich mehr Freiheiten. Andererseits: So bekommen sie auf einmal E-Mails nach Feierabend, wenn sie sich schon längst ausgestempelt haben.
7. Die chronischen Nörgler
"Das ist doch alles Mist, so kann das nicht funktionieren, ich mache da nicht mit." Kennen Sie diesen Satz? Dauernörgler gibt es in jedem Unternehmen. Sie sind mit nichts zufrieden - vor allem nicht mit BYOD. Dabei waren sie eine der treibenden Kräfte hinter dem Ganzen. Unbedingt wollten sie ihre eigenen Geräte nutzen, weil sie nicht ständig zwei Smartphones herum schleppen wollten. Jetzt beschweren sie sich, dass sie Sicherheitsbestimmungen einhalten müssen und auf den Geräten nicht jede Anwendung laufen lassen dürfen, die sie wollen.
8. Die Sozialen Netzwerker
Wer ständig auf Facebook, Twitter und Co. unterwegs ist, liebt BYOD. Der Typus "Sozialer Netzwerker" ist für Firmen ein großes Problem: Sie fürchten, dass die Produktivität der Mitarbeiter sinkt. Einige Unternehmen verbieten daher die Facebook-App.
9. Die schwarzen Schafe
In den falschen Händen kann BYOD katastrophal sein. Eines ist sicher: In jeder Firma gibt es Angestellte, die gern woanders arbeiten möchten. Verlassen sie die Firma, nehmen sie gern vertrauliche Daten mit. BYOD erleichtert es ihnen, Informationen zu stehlen, schließlich verschwimmen persönliche und berufliche Informationen auf den Geräten und die Nachverfolgung wird schwieriger. Diese Gefahr war zwar früher nicht kleiner, heute fällt der Informationsklau im Unternehmen aber leichter.
10. Die Freelancer
Selten stellt den Freelancern die Firma ein Gerät zur Verfügung. Das war vielleicht mal - heute wird erwartet, dass der Freelancer schon alles hat. Die meisten arbeiten lieber mit ihren eigenen Geräten, als sich von anderen etwas aufdrücken zu lassen. Fremdbestimmt arbeiten mag der Freelancer überhaupt nicht.
11. Die Home Office Mitarbeiter
Wer zum Teil oder ganz von zuhause aus arbeitet, für den ist BYOD ohnehin schon Alltag. Anstatt sich vor das kleine Firmen-Laptop zu quetschen, arbeitet man lieber bequem vorm großen Bildschirm aus. Wenn das Firmentelefon immer auf das Smartphone umgeleitet ist, nimmt man doch lieber gleich das Privathandy.
12. Die CIOs
Er hat den Überblick über alle Geräte im Unternehmen: der CIO. Zumindest sollte er ihn haben, denn er ist dafür verantwortlich, dass BYOD funktioniert. Er muss sich zunächst um eine Policy kümmern, die eine Balance zwischen dem Sicherheitsbedürfnis der Firma und der Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter darstellt. Zudem muss der CIO eine schöne neue Welt basteln aus mobiler Device-Management-Software, Sicherheits-Tools, Know-how unterschiedlichster Geräte, Enterprise-App-Stores und sozialen Support-Netzwerken statt der traditionellen Help Desks. Gleichzeitig muss er mit der Personal-, der Rechts- und der Finanzabteilung sowie den Fachbereichen zusammenarbeiten. Viel Glück!

Untersuchungen von Speicherherstellern weisen darauf hin, dass in Unternehmen etwa zwei Drittel der Daten "Dark" sind, das heißt nicht genutzt werden. Vom verbliebenen Drittel sind 19 Prozent ROT (Redundant, Obsolete und Trivial). Bleiben ledigleich 15 Prozent unternehmenskritische Daten. Mit dem Argument, dass Speicher nichts mehr kostet, sind in Unternehmen Datenmessis am Werk, die sich nicht von ihren Daten trennen wollen. Es wird Aufwand betrieben, ohne dass die Daten helfen könnten, die Produktivität zu steigern.

Anwender und Planer geben in Umfragen gerne an, dass sie sich vorrangig um ihre Prozesse kümmern müssen, um Industrie-4.0-fähig zu werden (69 Prozent), und eine bessere Kapazitätsauslastung (57 Prozent) bei verringerten Produktionskosten (44 Prozent) erzielen wollen. Genau das sind die Ansätze zur Produktivitätssteigerung, wie in einer Bitkom-Umfrage genannt, die offensichtlich bislang vernachlässigt worden sind.

Fazit

Wir werden es nicht schaffen, die Produktivität mit Hilfe von IT zu verbessern

CDOs sollten ihre Prozesse unter die Lupe nehmen und die Flaschenhälse, Blocker, Medienbrüche und Zeitverschwender finden. IT-Governance sollte auf ihrer To-do-Liste stehen.
Für CIOs heißt es, das kollaborative Arbeiten auf gemeinsamen Daten mit den dazugehörigen Workflows zu fördern. Nicht wiederverwendbare und nicht qualitätssicherbare Excel-Sheets und Powerpoints sollten der Vergangenheit angehören. CIOs sollten sich um Unternehmensdatenmodelle kümmern und unstrukturierte Daten in strukturierte verwandeln.
Die Aufgabe der CEOs ist es, sich um das Wissen im Unternehmen zu kümmern und es zu managen. Außerdem fällt die Motivation der Mitarbeiter, wieder produktiv zu arbeiten und sich nicht mit der selbsterzeugter Flut von Scheininformationen zu beschäftigen, in ihr Aufgabengebiet.

Dennoch bleibt festzuhalten, dass wir, die Industriegesellschaften, offensichtlich ein klassisches Inkompatibilitätsproblem haben. Das Manager-Magazin titelte schon im Oktober vergangenen Jahres mit "Industrie 4.0, Mitarbeiter 2.0, Management 1.0". Um in diesem Fall bessere Interoperabilität herzustellen, müssen zwei Upgrades durchgeführt werden. Downgrades zur Industrie 3.0 gar auf das Niveau des Managements 1.0 sind nicht zulässig.