Die angestrebte Lösung soll die Rechnungslesung und den dazugehörigen Workflow in der SAP-Umgebung abdecken. Dabei sind Experimente nicht gefragt. Vielmehr war eine praxiserprobte Standardlösung gewünscht, die sich mit den bestehenden SAP-Systemen integrieren lässt und langfristig mit neuen Releases der Unternehmenssoftware wachsen kann. Nach einem eingehenden Auswahlprozess und anschließender sechswöchiger Teststellung entschieden sich die Friedrichshafener für das auf solche Anwendungsszenarien spezialisierte Beratungshaus Portal Systems und die von ihm empfohlenen Produkte "Docutec Xtract for Documents" und "Maxflow" des Anbieters Docutec aus Aachen.
Im künftigen Projekt ist nun eine ganze Reihe von Anforderungen umzusetzen. Leitziel ist es dabei, Rechnungen nicht mehr manuell erfassen zu müssen und einen Gesamtprozess zu schaffen, der die Aufgaben der Rechnungsverarbeitung schneller und nachvollziehbar erledigen hilft. Die verwendeten oder archivierten Daten müssen für den Benutzer verständlich sein. Im Einzelnen soll die Lösung, Eingangsrechnungsbelege automatisch erfassen und erkennen, Vorgänge in SAP zuordnen können, korrekter Belege automatisch buchen (Hintergrundbuchung) sowie eine Workflow-gestützte Belegverarbeitung unterstützen, die beispielsweise dem Sachbearbeiter nur Ausnahmen bei der Buchung nochmals zuschickt. Zudem sollen sich alle Vorgänge und anhängige Fälle über das System überwachen lassen (siehe auch "Am Rechnungseingang lässt sich sparen").
MTU erhofft sich durch die Lösung geringer Bearbeitungsgesamtkosten für die Eingangsrechnungen, eine höhere Kundenzufriedenheit durch schnelle und umfassende Informationsfindung im Prozess, eine bessere Ausnutzung von Skonti sowie weniger interne Post durch eine frühe elektronische Archivierung (siehe auch den Beitrag "Das Ende der Papierstapel"). (as)